Rapport d'activité du PIAF en 2010 (Oslo, 2010)

Lors de la CITRA d'Oslo s'est déroulée l'assemblée générale de l'AIAF (Association internationale des archivistes francophones). Le rapport d'activité du PIAF, ci-dessous, y a été présenté.

PIAF
PORTAIL INTERNATIONAL ARCHIVISTIQUE FRANCOPHONE
RAPPORT ANNUEL 2010

Introduction

Des travaux importants ont été menés durant les douze derniers mois en vue de faire passer le PIAF dans une nouvelle ère, celle du web 2.0. Ces travaux ont eu trait tant au contenu qu’aux outils technologiques utilisés. Le PIAF est maintenant dans une phase de « consolidation ». Cette phase consiste à terminer tout ce qui a été entrepris, à tester la technologie retenue et à diversifier l’offre en matière de contenu et d’outils mis à disposition. Pendant cette phase, il nous a paru important de ne pas nous lancer dans d’autres projets conséquents. Il nous importe à ce stade de donner accès à un site qui soit aussi abouti, complet et fonctionnel que possible.

1- Suivi et fonctionnement du PIAF

    * Composition du Comité directeur

La composition du Comité directeur a quelque peu évolué. Gérard Ermisse, son Président depuis de nombreuses années, s’est retiré. Il en va de même pour Marie-Edith Brejon de Lavergnée, Coordinatrice du Volet « Se former ». Que tous deux trouvent ici l’expression de notre reconnaissance pour leur engagement et le travail qu’ils ont fourni au cours du temps. Mme Françoise Banat-Berger a succédé à Gérard Ermisse comme représentante du Service Interministrériel des Archives de France. Quant au sous-signé, il a repris la Présidence du Comité directeur.

    * Réunions du Comité directeur

Le Comité directeur s’est réuni en janvier 2010 aux Archives Générales et du Royaume de Belgique, à Bruxelles. Nous remercions beaucoup cette institution pour son hospitalité et son soutien.
Il a été décidé de profiter des possibilités offertes par les nouvelles technologies pour organiser des « réunions virtuelles » par le biais d’un outil mis à disposition par l’Université de Toulouse-Le Mirail. Ces réunions complètent les échanges d’information qui circulent par le biais de la messagerie et permettent d’assurer un suivi régulier des projets et de l’avancement des travaux. Deux réunions de ce type se sont déroulées pendant le printemps 2010.

    * Webmestre

Mme Caroline Becker a poursuivi sa collaboration en qualité de webmestre. Elle assure la rédaction de certains textes, alimente régulièrement le site en information, effectue les mises à jour.
Une lettre d’information a été envoyée fin mai 2010 à tous les abonnés (2100 internautes) afin de les tenir au courant des modifications du Portail, du déroulement et des retombées de la SIAF1 (Semaine Internationale des Archives Francophones) ainsi que des chantiers en cours sur le PIAF.
Un article sur le PIAF sera très prochainement publié dans Wikipedia.
Les formulaires de contribution au Portail ont été rédigés avec plus de précision et les procédures permettant aux internautes de collaborer ont été simplifiées afin d’encourager le travail collaboratif.

    * Développement et support technique

Nos deux prestataires MM. Eric Castex et Eric Ferrante ont poursuivi leur collaboration afin de développer différents aspects techniques liés à la révision du Portail et d’offrir leur support technique.

2- Evolution du contenu

Les quatre Volets qui constituent le cœur du PIAF ont été complétés sur la base des décisions prises en 2009.

    * Présentation

Quelques textes ont été modifiés, mis à jour ou complétés. Mais l’essentiel de la structure n’a pas changé en revanche.
Dans la mesure du possible, nous tentons de mettre en ligne régulièrement des nouvelles provenant des partenaires de s projets et des institutions francophones. Pour alimenter régulièrement cette base, nous dépendons de la bonne volonté non seulement des membres du Comité directeur, mais aussi de nos collègues.

    * Se former

Suite au départ de Marie-Edith Brejon de Lavergnée, Marcel Caya et Ibrahima Lo s’occupent du Volet « Se former » ensemble.
Un travail considérable a été consacré à la révision de certains modules, à la rédaction de nouveaux modules ou de parties de modules. Avant son départ, Marie-Edith Brejon de Lavergée a consacré toutes ses énergies à la mise en ligne du module 7 sur la gestion et l’archivage des documents numériques.
Nous poursuivons notre collaboration avec tous les auteurs pour la relecture des modules qu’ils ont rédigés ; des propositions de collaboration ont été faites à de nouveaux auteurs pour les modules 3, 5 et 13.
Les anciennes versions des modules qui ont été retirés ont été archivées. Elles sont toujours accessibles en ligne, mais elles ont été clairement identifiées pour éviter tout risque de confusion.

    * Se documenter

Signalons que la Galerie multimédia a été enrichie par de nouveaux documents. Quant à l’Annuaire, il a été mis à jour. Différents travaux ont également été réalisés sur la Bibliographie.

    * Espace professionnel

Bien que nous ayons fourni des efforts importants par rapport aux modules e-pédagogie et e-archivistique, leur utilisation a encore de la peine à démarrer. Il conviendra de reprendre ce dossier au cours de l’année 2011 afin que ces deux modules trouvent leur public et leur utilisation.

3- Infrastructure et outils techniques

Sans entrer dans les détails, notons que l’infrastructure et les outils techniques utilisés ont été revus et enrichis. Certains aspects de la gestion du site se révèlent d’une certaine complexité. Toutefois, du point de vue technologique, nous avons fait un bond en avant.

4- Promotion

Un courrier a été adressé à l’ensemble des correspondants du PIAF afin de renouer le contact avec ses membres et de les informer des dernières évolutions du projet et de l’outil.
Au cours de l’année écoulée, certains membres du Comité directeur ont eu l’occasion de présenter un aspect ou l’autre du PIAF, ou le projet PIAF dans son ensemble.
Nous devrons poursuivre nos efforts ces prochaines années pour faire mieux connaître le PIAF et diffuser des informations relatives aux améliorations apportées au site.

5- Réponse du public

    * Statistiques

Les changements technologiques adoptés ont créé quelques difficultés par rapport aux statistiques relatives à la fréquentation du site. Des adaptations ont été nécessaires pour rendre à nouveau opérationnel l’outil statistique. Comme les relevés ont repris en cours d’année, nous n’avons pas encore le recul nécessaire pour porter un jugement sur les données rassemblées. Un travail d’analyse devrait être effectué à ce sujet en 2011.

6- Suivi de projet

    * Suivi de la SIAF1

Chacun a encore en mémoire la magnifique série de manifestations organisées à Dakar en octobre 2009 dans le cadre de la première Semaine Internationale des Archives Francophones (SIAF1). Nous avons assuré un suivi par rapport aux retombées de cet événement.

7- Nouveaux Projets

    * Une SIAF 2 ?

Il avait été question d’organiser une seconde SIAF à Haïti. Notre collègue et ami Jean-Wilfrid Bertrand, Directeur des Archives nationales, était prêt à nous recevoir en août 2010. Malheureusement, le tremblement de terre qui a touché Haïti au mois de janvier nous a obligé à remettre cet événement à une date ultérieure. Comme toute la communauté internationale archivistique nous avons été bouleversé par les conséquences de cette catastrophe naturelle qui a dévasté Haïti et a touché cruellement sa population. Dans la mesure de nos moyens, nous nous sommes mobilisés, les uns et les autres, pour tenter de venir en aide à nos collègues et amis.

Malgré les circonstances défavorables, l’idée d’organiser une seconde SIAF –ou une SIAF 2, est encore d’actualité. Nous devons encore réfléchir tant à la forme, au contenu qu’aux pays et institutions qui pourraient être nos partenaires dans ce projet. Des appuis ont été évoqués au niveau de la Francophonie. Nous reviendrons avec des propositions concrètes certainement l’année prochaine.

    * Certification / Validation des acquis

Ce que l’on peut d’ores et déjà dire, c’est que nous allons nous concentrer sur les questions de certification et de reconnaissance des acquis. De nombreux collègues nous ont sollicités par rapport à ces deux thèmes. Le PIAF pourrait-il devenir une formation à distance certifiante par exemple ? Si oui, comment ? Cette question devrait nous occuper ces prochains mois. Il s’agit certainement d’une piste intéressante et importante pour le devenir du PIAF.

8- Conclusion : un outil au service de la communauté archivistique francophone

Il conviendrait d’assurer à terme une base financière solide au PIAF. Cette base devrait permettre à cet outil non seulement de tourner en couvrant les frais inhérents à son fonctionnement, mais aussi d’effectuer des améliorations et de mener certains projets complémentaires.

Nous sommes conscients que le contexte économique n’est pas très favorable actuellement. Nous saluons les efforts consentis tant par les institutions, les organismes et les individus qui permettent au PIAF de vivre et de poursuivre son bonhomme de chemin. Que toutes et tous soient remerciés ici. Toutefois, nous devrons chercher à améliorer notre assise financière dans l’avenir si nous voulons pérenniser le PIAF et permettre à cet instrument de se développer. Tant le contenu du site que les technologies utilisées pour le faire fonctionner ne sont pas figés ; ils évoluent et continueront à évoluer.

Finalement, j’aimerais remercier sincèrement les membres du Comité Directeur, les institutions auxquelles ils appartiennent, les institutions qui soutiennent le PIAF tant financièrement que par d’autres moyens, les auteurs des modules et des textes, Caroline Becker, Eric Castex et Eric Ferrante pour leur collaboration fort appréciée et leur engagement pour le PIAF.

Didier Grange
Président du Comité directeur du PIAF
Genève, le 26 août 2010/ 20 septembre 2010