Lettre n°10

Editorial du Cri du PIAF n°10

Didier Grange, Président du comité directeur du PIAF

Genève, le 10 décembre 2014.

Un quart de siècle au service des archivistes francophones : l'AIAF fête ses 25 ans !

Le PIAF a été conçu et réalisé par l’Association Internationale des Archives Francophones (AIAF). Or, cette association, dont dépend toujours le Portail pour son fonctionnement et son développement, célèbre cette année son premier quart de siècle d’existence.

La naissance de l’AIAF

Dans les années 1970, l’idée d’un rapprochement entre archivistes francophones est dans l’air. En 1976, à Washington, en marge du Congrès du Conseil International des Archives (ICA), une poignée de représentants d’associations professionnelles et d’archivistes de la Francophonie se réunit sur l’invitation du Président de l’Association des Archivistes du Québec (AAQ) d’alors, Monsieur Gilles Héon. Les échanges sont chaleureux, mais aucune suite n’est vraiment donnée à cette rencontre. La crainte de voir le monde archivistique divisé en deux au niveau international, entre anglophones et francophones, paralyse certainement les acteurs de l’époque. On en reste donc là.

Mais, quelques années plus tard, en 1989, les choses finissent par bouger. Le contexte - ou la perception de ce contexte - a changé. Lors de la Conférence Internationale de la Table Ronde (CITRA), mise sur pied par le Conseil International des Archives (ICA), à Madrid, l’AIAF voit le jour. L’association réunit les archivistes francophones autour d’éléments communs, comme la langue bien sûr, mais aussi l’histoire (en partie) et la tradition archivistique (sujet qui mériterait d’être étudié et débattu à l’occasion). Notons que les archivistes anglophones avaient fait de même en 1984 en créant ACARM ou l’Association of Commonwealth Archivists and Records Managers.

Les objectifs de l’AIAF

Les objectifs de l’association sont définis dans ses Statuts (http://www.aiaf.org/p/statuts.html). Globalement, l’AIAF vise à favoriser et développer la coopération entre ses membres. Elle s'intéresse plus particulièrement :

• à la formation et aux échanges professionnels;
• à la diffusion de la littérature spécialisée;
• à l'organisation et la modernisation des services d'archives;
• à la diffusion du contenu des archives;
• au soutien des associations professionnelles.

De plus, l’AIAF constitue un réseau entre les archivistes et institutions de la Francophonie, en premier lieu, mais aussi entre archivistes et institutions situés au-delà du cercle francophone.

L’AIAF et le PIAF

C’est en 1998, en marge de la CITRA de Stockholm organisée par l’ICA et du constat du peu de ressources disponibles en langue française sur internet, que naît l’idée de la création du PIAF. Entre 1999 et 2005, une série de réunions permet à des professionnels engagés, , à des enseignants de programmes de formation en archivistique, à des représentants d’Archives nationales et à des institutions francophones de mettre petit à petit les choses en place. Une fois la réalisation technique et la rédaction du module consacré à la formation achevées, le PIAF est lancé officiellement en novembre 2005, lors du Sommet mondial de la société de l’Information, qui se tient à Tunis.

Depuis son lancement, le Portail a évolué. En plus des retouches et adaptations parfois nécessaires, il a subi une première mue importante en 2009. Comme annoncé, dans une chronique précédente, il est actuellement l’objet de l’attention du Comité de pilotage, qui souhaite lui offrir une nouvelle jeunesse. Aussi, la nouvelle version du Portail devrait voir le jour l’année prochaine ou en 2016 au plus tard.

Pour revenir à l’AIAF, son Comité directeur comme les principales Archives nationales des pays francophones apportent au PIAF un soutien stratégique, technique, organisationnel et financier dans cette phase de transition. Cette mobilisation générale est vitale pour l’avenir du Portail. Profitons donc de cet anniversaire pour féliciter l’AIAF et la remercier pour son constant appui au PIAF.

Pour plus d’information sur l’AIAF, rendez vous sur le site de l'association !

Dîner à l'issue de l'assemblée générale de l'AIAF, Girona, 13 octobre 2014.

Dernières nouvelles du PIAF…

Les nouveaux membres du comité de pilotage du PIAF

Nous avons la joie de compter cette année cinq nouveaux membres dans le comité de pilotage du PIAF ! Bienvenue !

Madame Aïda Chebbi est titulaire d’un doctorat en sciences de l’information de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (Université de Montréal, Canada). Ses intérêts de recherche portent sur le cycle de vie des archives numériques, la préservation numérique, la gestion des risques informationnels et l’archivage du Web.

Elle a offert quelques charges de cours à l’Université de Montréal et occupe présentement le poste d’enseignant-chercheur à l’Institut supérieur de documentation de Tunis (Université de la Manouba, Tunisie).

Aïda Chebbi a également collaboré à quelques projets de recherche sur la gouvernance informationnelle, le métier d’archiviste et les pratiques pédagogiques en sciences de l’information. Elle est impliquée, depuis 2006, dans les activités du Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique.

Madame Sabine Mas est professeure à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal depuis 2008. Elle détient une formation de premier cycle en histoire de l'Université de Provence, une maîtrise en archivistique de l'Université de Haute-Alsace, un certificat en informatique appliquée et un doctorat en sciences de l'information de l'Université de Montréal. Elle enseigne à l’EBSI depuis l’automne 2001 des cours relatifs aux sciences de l’information, à la théorie archivistique, à la gestion électronique des documents, à la diplomatique contemporaine, et à la classification archivistique. Elle a participé à plusieurs projets de recherche sur les concepts de « dossier », de « genre » et sur la classification à facettes appliquée aux documents numériques. Elle est membre du comité de rédaction de la revue québécoise Documentation et bibliothèques et de la revue Archival Science. Elle est responsable depuis 2009 du Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique (GIRA)

Madame Françoise Lemaire-Thabouillot est diplômée de l’Ecole des Chartes (1985) et Conservateur en chef du patrimoine. Elle a commencé sa carrière comme conservateur aux archives départementales de l’Isère (1986). Elle a été responsable des Archives audiovisuelles des Armées (1987-1997), chargée de la coordination interministérielle au bureau des missions des Archives nationales (1998-2000), directrice des archives départementales de Guyane (2001-2005), responsable de la mission des archives au ministère de l’Ecologie, du Développement durable et de l’Energie (2006-2012). Elle est depuis 2013 chargée de mission relations internationales aux Archives nationales de France.
Elle a également assuré de nombreuses missions dans le domaine de la formation et de l’enseignement de l’archivistique. Elle est entrée au comité de pilotage du PIAF en 2014.

Madame Yamina Mahmoud (Ministère des affaires sociales, Tunis) est titulaire d’un diplôme de bibliothéconomie de l’université d’Alger (1989). Elle a commencé sa carrière comme responsable des archives courantes au Ministère des Affaires sociales (1990-1997). A partir de l’année 2000, elle est chargée, en plus de ses activités de conservateur, de missions d’inspection pluri annuelles auprès des directions régionales et des établissements sous tutelle du Ministère. Elle obtient en 2007 le titre de « conseillère en gestion des documents administratifs et archives publiques ». Elle a animé tout au long de sa carrière des formations au tri et à la conservation des documents.

Elle rentre au comité de pilotage du PIAF en 2014.

Monsieur David Rajotte est détenteur d’une maîtrise en histoire et d’une maîtrise en sciences de l’information. Il travaille à Bibliothèque et Archives Canada depuis 2009 où il est actuellement archiviste supérieur de projet. Il a autrement occupé plusieurs postes pour divers organismes dans le gouvernement du Québec. Il a notamment été archiviste à Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Il est le compilateur des Nouvelles du patrimoine documentaire : http://documentary-heritage-news.blogspot.ca/ .

David Rajotte a rejoint le comité de pilotage du PIAF en 2014.

Le Stage Technique International d'Archives et le PIAF en 2014

Conformément aux accords passés entre l’AIAF (Association Internationale des Archivistes Francophones), le DFST (Département de la formation scientifique et technique) et le SIAF (Service Interministériel des Archives de France), le Stage Technique International d’Archives (STIA), qui s’est déroulé du 19 mai au 20 juin 2014, a été organisé par Monsieur Jean-Pierre Defrance, secondé par Madame Karine Robert, en partenariat avec les équipes du PIAF.

Il était ressorti du bilan de notre première expérience en 2013 que l’utilisation de notre plateforme de travail collaboratif (E Pro) représentait un apport essentiel au bon déroulement du stage.

E Pro permet d’une part de diffuser des informations pratiques, d’établir des liens facilement entre les différents protagonistes du stage et d’élaborer des travaux de groupe. Cette plateforme permet d’autre part d’échanger avec les futurs stagiaires bien avant leur arrivée à Paris, de mieux préparer les contenus du stage en amont et de mieux répondre aux attentes de nos collègues étrangers.

L’accent a donc été mis cette année sur le travail préparatoire via E Pro (avant le stage donc).

Les formateurs avaient en effet dressé une liste, par module, des termes clés à maîtriser pour être à même de tirer parti des interventions durant le stage. Ils avaient également construit un questionnaire précis sur les expériences et les pratiques de chacun dans leurs pays respectifs. La qualité du travail rendu et l’engagement remarquable des collègues stagiaires a permis aux formateurs de modifier le contenu des présentations et d’orienter le choix des visites pédagogiques. L’objectif étant de venir combler les lacunes apparues dans les expériences et de répondre plus précisément aux attentes de nos collègues. Ces travaux préparatoires nous ont aussi permis de prendre connaissance des spécialités professionnelles de chacun, de faire intervenir bon nombre de stagiaires sur des sujets qu’ils maîtrisaient et d’initier des discussions comparatives.

Enfin, nous avons pu, grâce à ces exercices, brosser le profil professionnel de chaque participant, ce qui nous a aidé à constituer des groupes de travail mêlant les différentes provenances géographiques, degrés d’expérience dans tel ou tel domaine et attentes. Ce dernier point a grandement favorisé la cohésion du groupe et a facilité le dialogue.

Il nous faudra encore simplifier l’utilisation d’E Pro pour l’édition 2015 qui se déroulera à Paris du 30 mars au 30 avril 2015.

La promotion 2014 s’est avérée extrêmement engagée professionnellement, motivée et investie dans le travail du stage. Merci à eux !

Quelques témoignages de participants…

Module Collecte et Gestion de l’archivage, dirigé par Monsieur André Gareau.

« C'était une semaine riche en information et aussi en pratique, d'échanges d'idées et de pratique surtout concernant votre université vous avez tellement d'expériences à nous donner et merci beaucoup à vous et à toute votre équipe. Un grand Merci ». (témoignage d’un collègue stagiaire)

« J'ai trouvé ces 3 journées de formation très enrichissantes. Votre intervention, ainsi que celles des différents intervenants, étaient de très grande qualité, et je vous en remercie chaleureusement ». (témoignage d’un collègue stagiaire).

Module Traitement des archives dirigé par Monsieur Danis Habib

« Chers amis archivistes,

Notre Module "Traitement des archives" s’est achevé ce midi et croyez-moi, j’ai été très heureux de vous avoir connu toutes et tous, collectivement mais aussi individuellement pour certains et permettez-moi encore de vous remercier sincèrement de votre implication dans toutes les activités de ce module.

Merci également à tous les formateurs : Agnès, Alice, Claire, Florence, Magali, Jean-François, Pascal, Vincent, sans oublier les archivistes de la Seine-Seine-Denis.

Sachez que nous ne sommes jamais loin les uns des autres et ce sera toujours avec un grand plaisir que nous pourrons à l’avenir, échanger nos témoignages, nos expériences sur l’archivistique mais aussi sur autres sujets, soit par le biais de e-Pro soit par courriel.

Encore merci de votre présence et surtout nous restons en contact.

Bonne fin de stage ! » (témoignage de Monsieur Danis Habib à l’issue de la semaine de formation qu’il a dirigée)

« La semaine du module "Traitement des archives" était une semaine très riche non seulement en théories mais surtout en pratiques ». (témoignage d’un collègue stagiaire).

Comme en 2013, le Journal de bord du STIA 2014, rédigé jour après jour par les collègues stagiaires, a été publié sur la page d’accueil du Portail. Cette trame chronologique a pour objectif d’aider nos collègues à rédiger un rapport de stage à l’intention de leur institution et de leurs bailleurs de fonds. Il est lu quotidiennement par les anciens participants du stage ou par nos collègues qui n’ont pas eu la possibilité de venir au STIA.

Les contenus pédagogiques du PIAF ont servi de support aux différents intervenants et ont été enrichis. Certains contenus ont été simplifiés afin d’alléger le travail de lecture demandé par les formateurs aux stagiaires avant le début du stage. Le module 6 du PIAF (Traitement des archives définitives) a été résumé par exemple.

Evolution des contenus pédagogiques

Pour répondre à la demande de certains piafnautes et de certains formateurs du STIA 2013, nous avons ajouté un supplément au module 6 qui, parce qu’il est très exhaustif, est long et difficile d’accès pour les néophytes. Nous avons donc fait un résumé de ce module en 16 pages (plus de 200 écrans dans sa version originale). Nous n’en avons retenu que les points saillants, en particulier pour tout ce qui concerne les normes.

Il sera intégré dans le parcours d'initiation au PIAF qui, comme annoncé en début d’année, est pratiquement terminé. Ce parcours sera mis en ligne dans le volet « se former » et devrait permettre aux débutants de mieux s’approprier le contenu du PIAF.

Enfin, le module 9 (Reproduction par microfilmage et numérisation) a été entièrement réécrit par son auteur, Patrick Perrot. La partie consacrée à la numérisation a été très largement enrichie. Ce nouveau module sera en ligne sur le PIAF prochainement.

Regard vers une institution membre de l’AIAF…

Les Archives nationales, Paris-Fontainebleau-Pierrefitte/Seine (France)

En janvier 2013, le nouveau bâtiment des Archives nationales de Pierrefitte-sur-Seine, le plus grand d’Europe, ouvre ses portes. Cet événement marque le point de départ et l’aboutissement d’une restructuration très profonde de l’institution. Presque deux années plus tard sonne l’heure d’un premier bilan de cette entreprise d’une envergure sans égale : comment les missions des Archives nationales ont-elles été régénérées non seulement par le nouveau projet architectural mais aussi par la modernisation en profondeur de l’institution qui en a découlé ?

Avant de répondre à cette question, faisons un rapide rappel de la genèse du projet pour ceux d’entre vous qui n’auraient pas pu profiter de l’intense couverture médiatique dont il fut l’objet en janvier 2013.

Le bâtiment de Pierrefitte-sur-Seine

A l’issue d’un concours international d’architectes, le projet de Monsieur Massimiliano Fuksas est approuvé en 2005. Le nouveau bâtiment des Archives nationales sera implanté au cœur de la plaine Saint-Denis, en proche banlieue parisienne.

La première pierre est posée le 11 septembre 2009. Le bâtiment est livré le 15 juin 2012 et mis en service le 21 janvier 2013. Il fait 38 mètres de haut, compte 66 000 m2 de surface utile (dont 44 000 m2 de magasins : 220 magasins sur 11 niveaux), un espace dédié à la collecte, un atelier de restauration, 5 400 m2 d’espaces publics. La capacité de stockage du bâtiment atteint 360 kilomètres linéaires.

Magasins de Pierrefitte

Ce qu’il faut surtout retenir, parce que cela constitue à la fois l’originalité et la réussite du projet, ce sont les trois objectifs qui ont présidés à sa conception et à sa réalisation :

• Assurer des meilleures conditions de collecte et de conservation pour les documents.
• Elever un bâtiment pensé par des archivistes pour des archivistes.
• Faciliter l’accès et l’ouverture à tous les publics.

Outre ces trois objectifs, « une attention particulière a été portée aux logiques de développement durable. L’accent a été mis sur la conception d’un bâtiment doté d’une forte inertie thermique, afin de minimiser le recours aux systèmes de traitement d’air pour assurer la stabilisation des ambiances, avec un recours faible aux puissances de froid chaud installées. Le bâtiment des magasins de conservation, en béton avec isolant thermique extérieur, répond à ces attentes ». Les performances du bâtiment de conservation en font un des bâtiments de conservation récents les moins énergivores » (extrait d’un livret publié en format pdf par les Archives nationales sur le bâtiment de Pierrefitte, page 10-11).

Enfin la nécessité et la volonté de mettre en service le bâtiment juste après son achèvement ont été longuement pensées et ont donné lieu à des choix techniques de matériaux et de ventilation dédiés. Afin de limiter la quantité d’humidité résiduelle et les temps de séchage, le béton utilisé possède une teneur en eau plus faible que la moyenne. Des baies et ouvertures provisoires de séchage ont été maintenues en façade durant toute la construction afin de maximiser les effets de la ventilation naturelle. Enfin tous les magasins d’archives ont été ventilés trois mois avant l’arrivée des documents. Résultat : moins de 2% d’humidité dans les magasins à l’ouverture !

Pierrefitte-sur-Seine

Plan du rez de chaussée du bâtiment de Pierrefitte-sur-Seine.

Les Archives nationales aujourd’hui 

L’institution est aujourd’hui dirigée par Madame Françoise Banat-Berger, nouvellement nommée à la tête des Archives nationales. Madame Banat-Berger succède à Madame Agnès Magnien.

Il n’est point nécessaire de les commenter, les chiffres publiés dans le rapport annuel de l’année 2013, parlent d’eux mêmes et donnent une idée de la taille de cette nouvelle institution :

• Métrage total de documents conservés : 308 kml
• Volume des entrées de documents : 14 km linéaires d’archives papier ; 4,4 To d’archives nativement numériques
• Nombre de documents communiqués : 112 822
• Nombre de visiteurs : 188 266
• Nombre de visiteurs différents sur le site internet : 218 400
• Budget investissement et fonctionnement : 16 462 082 euros
• Effectifs : 500 ETP au 31 décembre 2013.

Les fonds sont donc répartis sur les trois sites :

Sur le site de Rohan/Soubise, dans le Marais, à Paris :

• les fonds de l’Ancien Régime
• les archives notariales

Pour une visite virtuelle du site historique de Paris, cliquez ici !

Sur le site de Fontainebleau

• les archives électroniques
• les archives audiovisuelles qui nécessitent des chaînes de traitement spécifiques
• les archives publiques sérielles et toujours consultées
• les archives privées d’architectes

Le site de Fontainebleau est actuellement fermé pour des raisons de sécurité. Pour plus d'informations, cliquez ici.

Sur le site de Pierrefitte-sur-Seine : les archives des administrations centrales de l’Etat, postérieures à 1790.

• archives du pouvoir exécutif et législatif
• archives des administrations de l’Intérieur et de la Justice
• archives des administrations chargées de l’Education, de la Culture, des Affaires sociales
• archives des hommes et territoires (Equipement, Aménagement, Agriculture, Ecologie, Commerce, Tourisme, Economie et Finances).
• Fonds des cabinets ministériels et des services du Premier Ministre.

Pierrefitte-sur-Seine

Les fonds placés dans le nouveau bâtiment de Pierrefitte proviennent du site du Marais à Paris et du site de Fontainebleau. Cette opération sans précédent de redistribution des collections figure au nombre des grandes réussites de ce projet. Ce succès s’explique avant tout par le soin qui a été apporté à la planification du déménagement.

Bilan du déménagement

« Plus de 200 kml d’archives déménagées, du jamais vu ! » (Agnès Magnien, directrice des Archives nationales, éditorial du 15ème numéro de la gazette des archives « Mémoire d’avenir », janvier-mars 2014).

Le déménagement physique des documents commence en mai 2012 et va durer dix huit mois ; il prend fin en novembre 2013.

Mais la préparation de ces mouvements commence en 2007. Une équipe spécifique a été chargée de la planification et de la menée à bien de ce projet titanesque.

Cette réalisation s’est déroulée en plusieurs phases :

• une mise à niveau de toutes les collections en vue du déménagement et de leur intégration dans le nouveau bâtiment de Pierrefitte. L’opération de récolement complet des collections a duré plus de cinq ans. Tous les articles ont été identifiés par code-barrage (1,6 millions de code barres posés) ; 30 kml de documents ont été nettoyés et reconditionnés.
• La rédaction d’un cahier des charges extrêmement précis pour le déménageur.
• La mise en place d’un outil informatique spécifique pour la préparation et le suivi des documents avant, pendant et après leur déménagement.
• La mise en place d’une chaîne de transport limitant au maximum l’immobilisation des documents pour les chercheurs.
• La réorganisation des espaces libérés par le transports des documents à Pierrefitte.

Fort de ce travail au long court et d’une bonne anticipation des problèmes de conservation que peuvent poser le conditionnement des documents dans un espace flambant neuf, l’installation des collections à Pierrefitte s’est faite en un temps record !

Avec la fin du déménagement s’achève le premier acte de la pièce. Le second acte, celui de la mise en application des idées et innovations si longuement et murement réfléchies, celui de la mise à l’épreuve dans la pratique de la théorie, peut s’ouvrir.

Une transformation profonde du fonctionnement interne de l’institution

Gérer une seule et même institution, installée sur trois sites géographiques distants, relève de la haute voltige. La nécessité de fédérer ces trois sites, leurs agents et leur gestion, tout en respectant les principes de l’archivistique française, a fait l’objet d’un travail de dix ans.

Un soin particulier est apporté quotidiennement à l’entretien d’un lien profond entre les équipes des trois sites autour des différents projets établis dans le Programme Scientifique, Culturel et Educatif (PSCE). Le PSCE s’étale sur 4 ans.

« A partir d’un recensement des chantiers en cours, les AN ont rédigé le PSCE qui donne à voir, dans une formulation qui se rapproche de celle des programmes scientifiques académiques, la dynamique du travail archivistique. Il met en perspective les opérations de classement avec des problématiques générales de recherche et des actions de valorisation en temps réel animées en partenariat (journées d’étude, séminaires, publications...). Il montre aussi comment l’actualité de nos chantiers techniques répond aux principes fondateurs de notre institution et aux valeurs qu’elle incarne : la mise en ligne des instruments de recherche pour rendre les archives toujours plus accessibles et l’archivage numérique pour accompagner les mutations sociétales. Cette démarche, volontaire en ce qui nous concerne, parce qu’elle s’inspire de la méthodologie commune aux grands établissements amenés à contractualiser avec leur tutelle (diagnostic préalable, formulation d’axes stratégiques, périmètre d’application délimité, train de mesures, partenariats, pilotage, gouvernance...), rend lisible notre activité et crédibilise notre capacité à nous engager dans des projets communs. »

Ainsi les réunions ont lieu à tour de rôle dans les 3 bâtiments ; tout est fait pour faciliter et favoriser la circulation des informations, des personnes et des documents. Les documents à restaurer, par exemple, passent d’un des trois ateliers de restauration à l’autre grâce à la navette « conservation » mise en place pour leur transport.

Cette réorganisation s’est accomplie en étroite collaboration avec le personnel et a été discutée avec les partenaires sociaux afin de s’assurer que les Archives nationales soient bien gérées par une seule équipe, répartie sur trois sites.

Pour faciliter le travail de cette équipe, des outils informatiques très performants et innovants ont été développés et en particulier le SIA (système d’information archivistique). Le SIA est un outil unique qui gère toute la logistique de l’archivage.

Il permet :

• de préparer au sein des administrations productrices les documents à verser à l’aide de formulaires structurés sous le contrôle des archivistes missionnés.
• de suivre l’entrée et le versement des documents
• de localiser les documents
• de gérer l’espace des magasins
• de générer des instruments de recherche conformes à la norme ISAD(G)
• de gérer les demandes de communication

Le SIA est ouvert à tous les agents des Archives nationales et consultable à tout moment. C’est un outil fédérateur et révolutionnaire. Il a permis la numérisation et l’encodage de tous les instruments de recherche préexistants. C’est donc ce système qui génère et alimente la deuxième innovation majeure de l’institution en terme informatique : la salle des inventaires virtuelle (SIV). 

La salle des inventaires virtuelle est en effet une autre nouveauté mise en place à l’occasion de ce redéploiement des fonds d’archives, aujourd’hui conservés en trois lieux distincts.

En cette fin d’année 2014, 20 000 inventaires (sur 21 000) sont accessibles en ligne à partir du Portail des Archives nationales ou sur place.

La SIV offre au lecteur/chercheur trois possibilités de recherche dans les inventaires :

• la possibilité de faire une recherche de type Google
• la possibilité de naviguer dans les inventaires
• la possibilité de faire une recherche par fonds

La SIV donne également accès à 10 000 notices, décrivant les administrations centrales de l’Etat (depuis 1970) c’est à dire les producteurs d’archives.

Bien sûr, ces deux outils sont perfectibles et de nombreuses améliorations et enrichissements verront le jour dans les années à venir.

Une équipe aux Archives nationales est en charge des réflexions sur ce thème ; des études comparatives –quand cela s’y prête- sont menées.

En ce qui concerne la salle des inventaires virtuelle par exemple, les changements à opérer portent, dans un premier temps, sur deux points : la simplification des modes de recherche dans les inventaires et l’optimisation de l’interopérabilité entre la SIV et les autres portails (Portail des Archives de France, Portail européen des Archives, Portail de la BNF).

Un troisième outil va venir d’ici la fin de cette décennie compléter les deux premiers.

En effet, des études sont menées (programme VITAM –Valeurs Immatérielles Transférées aux Archives pour Mémoire-). Objectif : trouver une solution interministérielle pour la gestion de l’archivage électronique. Le choix du logiciel a été validé fin 2013 et une phase de tests de fonctionnement a été lancée avec les trois ministères qui collaborent à ce projet (le Ministère de la Culture et de la Communication ; le Ministère des Affaires étrangères ; le Ministère de la Défense). La mise en œuvre de ce projet nécessitera, là encore, de développer l’interopérabilité entre VITAM et le SIA.

Cette refonte en profondeur de l’institution a été opérée pour assurer de meilleures conditions de conservation aux documents, de meilleures conditions de travail au personnel des Archives nationales mais aussi de meilleures conditions d’accueil et de recherche pour les publics.

Les Archives nationales et ses publics 

La diversification du profil des publics fréquentant les archives, la profonde mutation de leurs comportements et de leurs attentes n’est pas un problème spécifique à la France ni à sa capitale. Ce phénomène est présent partout dans le monde et a donné lieu à de nombreuses études.

Le construction du bâtiment de Pierrefitte, et plus largement, les réflexions et transformations menées sur elle même par l’institution parisienne, ont donc été pensées pour accompagner ces évolutions de pratiques et faciliter l’accès aux archives pour les publics.

Toutes catégories confondues, les visiteurs sont au nombre de 406 666 pour l’année 2013 avec un nombre de visiteurs virtuels supérieur au nombre de visiteurs qui se déplacent physiquement. L’attention portée aux publics est si grande que le rapport d’activité de 2013 prend des allures de livre Guinness des records quand il s’agit d’élire les plus assidus ! On y apprend par exemple qu’un seul et même lecteur a consulté 1106 documents dans l’année…

Les actions pour faciliter l’accueil des publics et encourager leur assiduité se sont multipliées :

• Les salles de lecture et d’accueil du public ont été soigneusement pensées sur le plan architectural et en terme de confort.

Salle de lecture, Pierrefitte.

• La gratuité de la carte de lecteur a été instaurée.
• Les microfilms sont maintenant en libre accès à Paris et à Pierrefitte.
• La salle des inventaires virtuelles facilite l’accès aux instruments de recherche.
• Les Archives nationales ont lancé le Portail des Archives nationales qui permet d’accéder à la salle des inventaires virtuelle, de commander des documents à la consultation, de recevoir les actualités et de s’abonner en ligne au journal « Mémoire d’avenir ». Le Portail offre également aux internautes une rubrique d’aide et de conseil pour les professionnels ou les particuliers.

Page d'accueil du Portail des Archives nationales

• un ensemble d’activités regroupées sous le slogan « aux archives citoyens ! » ont été développées (visites des bâtiments, rendez vous hebdomadaires, conférences etc.).

• Le programme des expositions proposées sur les trois sites a été intensifié.
• Les liens avec les communautés scientifiques et académiques ont été renforcés.
• L’action pédagogique (visites ; ateliers en français, anglais, espagnole et italien ; présentations) a été démultipliée.

La publication du journal des Archives nationales intitulé « Mémoire d’avenir » apporte chaque trimestre des précisions sur tous les chantiers en cours de l’institution, les expositions, les publications etc. Il est téléchargeable en ligne.

Il est encore assez difficile de mesurer comment toutes ces améliorations ont été perçues par les visiteurs. Aucune enquête de satisfaction n’a été menée à ce jour. L’année 2014 est la première année de fonctionnement complète de l’institution. La signalétique du bâtiment est tout juste terminée, de nombreux outils innovants ont été mis à la disposition des publics, il faut leur laisser le temps de se les approprier.

Conclusion

Cet effort de modernisation de l’institution, dans ses lieux d’exercice comme dans ses fonctionnements, est une réussite. Le plébiscite de la communauté internationale ne s’est pas fait attendre. Le bâtiment de Pierrefitte, modèle technique du genre en matière de conservation, a dores et déjà reçu la visite de représentants d’institutions étrangères engagées dans des projets comparables (80 personnes de 11 pays différents). Les délégations japonaises ont marqué un intérêt tout particulier pour la nouvelle organisation de l’institution. Deux stagiaires palestiniens sont venus se former dans les ateliers de conservation dans le cadre d’un programme de l’UNESCO. Plusieurs chantiers du Programme Scientifique, Culturel et Educatif  s’intègrent dans des programmes de recherche internationaux.

« Un peuple, c’est une histoire et une mémoire commune. (…)

Car la mémoire, c’est la continuité de la Nation dans le temps. C’est un fonds commun qui se transmet de génération en génération, et qui permet à un pays la conscience de lui-même, de découvrir à travers son histoire, en réalité son projet. Voilà pourquoi la transmission est un devoir. Les archives contribuent à cette transmission (…).

Conserver le patrimoine, le préserver dans son originalité, l’enrichir, le rendre accessible à tous : cette tâche, la vôtre personnelle des archives, n’est pas simplement une mission éminente de service public, c’est également un enjeu de civilisation » (extraits du discours prononcé par M.François Hollande, Président de la République, lors de l’inauguration officielle du bâtiment d’archives de Pierrefitte-sur-Seine le 11 février 2013).

Nous remercions Madame Françoise Lemaire, chargée de mission relations internationales aux Archives nationales de France, de sa collaboration.

Statistiques (1er janvier-7 novembre 2014)

Le nombre de visites sur le PIAF continue à augmenter de manière significative cette année ; 130 160 visiteurs différents se sont connectés entre le 1er janvier et le 7 novembre 2014. A titre d'exemple, nous avons eu 1400 visiteurs uniques de plus que l'an passé pour le premier mois de l'année avec 14 359 visiteurs.

 

La durée des visites reste stable, les utilisateurs se connectent en moyenne 3 minutes 40 en 2014 ; 13 % des visiteurs passent en moyenne entre 15 mn et 1h sur le site et 4 % y passent plus d'une heure.

1 247 563 pages ont été consultées dans la période.

Pour ce qui est du classement des pays qui se connectent le plus, les données restent sensiblement les mêmes cette année. En tête la France et le Canada suivis de la Côte d’Ivoire, du Maroc, de l’Algérie, du Cameroun, de la Belgique, de la Tunisie, , du Sénégal,  et de la Suisse.

La communauté des piafnautes continue à prospérer. La plateforme de travail collaboratif et de réseau social, E Pro, compte aujourd'hui 905 membres et une soixantaine de groupes de travail.

Enfin, le nombre d’internautes utilisant un Smartphone ou une tablette pour consulter le PIAF a encore doublé, passant de 2% en 2012 à 4,15% en 2013 et à 8,65% en 2014.

Merci à tous ceux qui font, qui utilisent et qui financent le PIAF !

Caroline Becker, webmestre du PIAF

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• par vos contributions aux différents modules. Si vous souhaitez apporter des contributions au Portail ou faire part d’informations qui vous paraissent importantes, vous pouvez remplir les formulaires dédiés à cet effet sur la page d’accueil du portail. N’hésitez pas !   
• par votre aide financière (adhésion à l’ AIAF). Votre adhésion à l’Association Internationale des Archivistes Francophones permettra d’assurer la pérennité du Portail ! Pour cotiser, cliquez ici. 
• en vous inscrivant à un groupe de travail sur un thème donné dans l’espace « E-Professionnel ». Vous pouvez contacter le webmestre Caroline Becker pour prendre connaissance des travaux en cours et vous inscrire.

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Comité de pilotage : Didier Grange; Marcel Caya; Ibrahima Lo; Anne-Marie Bruleaux; Elisabeth Gautier Desvaux; Basma Shabou Makhlouf ; Hélène Cadieux ; Mathieu Stoll ; Aida Chebi ; Yamina Mahmoud ; Sabine Mas ; David Rajotte, Françoise Lemaire. Publication : Caroline Becker. Maquette : Eric Ferrante