Lettre n°11

Editorial du Cri du PIAF n°11

Didier Grange, Président du comité directeur du PIAF

Genève, le 20 mai 2015.

Le PIAF a dix ans !

Après l’AIAF, c’est au tour du Portail international archivistique francophone, le PIAF, de célébrer un anniversaire important. Même si le projet de Portail puise ses racines dans la fin de la décennie 1990 et que le prototype a été présenté lors du Congrès de Vienne de 2004 du Conseil International des Archives (ICA), c’est en novembre 2005, lors du Sommet mondial de la Société de l’information, qui se tenait à Tunis, que le PIAF a été lancé officiellement. Le 17 novembre, dans le lieu même où se tenait le Sommet, quelques membres du Comité de pilotage et du Comité directeur de l’AIAF d’alors ont présenté au public le PIAF, cet outil tout à fait novateur. Que de chemin parcouru depuis, grâce à l’engagement et à l’obstination d’institutions et de professionnels de la Francophonie. Le PIAF demeure encore et toujours un exemple réussi de ce qui peut être réalisé à travers la coopération francophone et par des personnes de bonne volonté.

Séminaire de Tunis : Gérard Ermisse, Eric Ferrante, Marie-Edith Brejon de Lavergnée, Marcel Caya, Moncef Fakhfakh, Eric Castex

Dix ans, c’est beaucoup pour un projet de coopération international de cette ampleur. Combien de projets comparables, après un effort initial important, ont fini par mordre la poussière ? Ils sont nombreux. Pour durer, une réalisation comme le PIAF a besoin de la mobilisation d’un très grand nombre d’acteurs – pas toujours visibles : des bénévoles, des institutions, des organisations prêtes à financer une étape ou une autre du développement du Portail, par exemple. A l’occasion de cet anniversaire, il convient de saluer l’engagement des institutions partenaires, des membres du Comité de pilotage du PIAF (anciens et présents), des techniciens, de notre webmestre, des auteurs des très nombreux textes qui donnent du corps au PIAF et aux personnes qui participent à l’espace e-pro, rendant vivant cet espace d’échange et de travail collaboratif.

Il ne faut pas oublier d’ajouter à ces remerciements le public du Portail. Curieux, étudiant-e-s, professionnel-e-s, aguerri-e-s ou pas (encore), vous répondez présent-e-s depuis le lancement du premier module, en 2005. Les chiffres de fréquentation du PIAF en pleine progression depuis quelques années le démontrent. Près de 150'000 personnes différentes, provenant des cinq continents, ont visité le Portail l’année dernière. Un beau succès.

Certes le PIAF est utile aux Francophones. Mais son auditoire est bien plus large. Combien de collègues d’autres traditions linguistiques –et archivistiques- recourent aux informations du PIAF ? Assurément un grand nombre. Aussi, ai-je entendu évoquer le PIAF ces dernières années dans des sphères archivistiques très différentes : hispanophones, lusophones, anglophones, germanophones ou arabophones par exemple. Le PIAF est consulté et utilisé bien en-dehors des frontières de la Francophonie. Il est apprécié et parfois… envié. Les archivistes francophones peuvent en effet se montrer fiers de cette réalisation, qui demeure unique sur la scène archivistique internationale.

Mais au-delà de l’aspect festif souligné dans cette chronique, la vie continue pour le PIAF. Comme de coutume, le Comité de pilotage s’est réuni à Paris au mois de janvier, pour sa séance annuelle de travail. La priorité a été donnée bien sûr à la question de l’évolution du Portail. Comme je l’ai déjà mentionné ces derniers mois, nous sommes dans une phase de simplification des technologies utilisées, de modernisation du contenu et de la ligne graphique, de redistribution partielle des données et de réécriture d’une partie du contenu du site. Sans oublier le développement d’un certain nombre de projets qui auront des conséquences sur le contenu et le fonctionnement du Portail. Je pense aux efforts portés actuellement sur la nouvelle version et la mise à jour de la bibliographie francophone par exemple. En bref, le chantier est vaste et il est complexe. Toutefois, nous avons bien avancé et nous serons en mesure de présenter une première maquette au Comité directeur de l’AIAF avant l’été 2015.

Bien sûr, la question légitime qui brûle les lèvres est : mais quand la nouvelle version sera-t-elle disponible ? Il est encore trop tôt pour que nous puissions nous engager sur une date précise. Une batterie de facteurs peut avoir une influence sur la bonne marche de ce projet : la nouvelle maquette sera-t-elle avalisée ou pas par le Comité directeur de l’AIAF, quelles seront les conséquences des choix technologiques faits, serons-nous en mesure, individuellement et collectivement, de tenir des délais que nous avons fixés pour rendre les travaux que nous avons entrepris, devrons-nous chercher –et trouver- des financements supplémentaires. Mais, malgré ces incertitudes, j’ai bon espoir que nous serons en mesure de mettre à disposition ce PIAF revisité et modernisé au début de 2016. Aussi, nous vous donnerons au courant de l’année de plus amples informations tant sur la planification que sur les changements prévus et les nouveautés à venir.

A suivre donc.

Bonne fête au PIAF et longue vie à lui !!!

Pour tout savoir sur l’origine, le développement et la réalisation du projet, je vous recommande la lecture de l’article de Gérard ERMISSE, « Historique et genèse du « Portail International Archivistique Francophone » ou PIAF, Revista Arhivelor, 3-4, 2007, pp.81-96.

Dernières nouvelles du PIAF : les temps forts des dix dernières années…

Les Semaines Internationales d'Archives Francophones (SIAF)

Objectifs des SIAF :

• Renforcer les liens entre les archivistes d’une même région
• Promouvoir la formation initiale et continue qui est offerte sur le PIAF
• Enrichir le PIAF des expériences de nos collègues.
• Mesurer les attentes et les besoins des internautes du PIAF
• Promouvoir les archives francophones
• Rencontrer et fédérer la communauté francophone.

1 - Dakar, Sénégal (19-24 octobre 2009)

La première semaine internationale des archives francophones s’est déroulée à Dakar (Sénégal) du 19 au 24 octobre 2009. Elle a regroupé 130 participants venus de 26 pays d’Afrique ainsi que de l’Europe et de l’Amérique du Nord.

Organisée par le comité directeur du AIAF, l'ICA, les autorités du Sénégal, les Archives nationales du Sénégal et l’EBAD (Ecole de Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes), cette semaine semble avoir atteint les objectifs qui avaient été établis : former des apprenants à l’utilisation du formidable outil que représente le PIAF, le logiciel AToM et la Boîte à outil de l'ICA ; renforcer les liens entre les archivistes (ou futurs archivistes) francophones ; promouvoir les archives francophones.

 L'équipe du PIAF à Dakar, Sénégal.

La couverture médiatique dont l’événement a été l’objet et la présence du Premier ministre du Sénégal en sont les preuves.

« Cette semaine a été une occasion unique de diffuser, encore plus que ce n’est le cas, le Portail International Archivistique Francophone auprès des archivistes et de tous ceux que les Archives intéressent dans la région de l’Afrique de l’Ouest et de tenir un séminaire de formation de formateurs. Elle a pu permettre de réunir tous leurs correspondants et relais dans les pays francophones, ainsi que les étudiants en archivistique de l’EBAD. Nous tenons aussi à souligner que cette rencontre de Dakar a été  une occasion de donner un coup de projecteur sur les Archives dans les sociétés africaines et au Sénégal en particulier. » (Jean Bosco Ntungiramana, Vice-Président de l’Association des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes du Burundi).

2 - Hanoï (21-25 novembre 2011)

La SIAF 2 s’est ouverte par une journée de séminaire dont le thème était : « la formation des archivistes ». Après une introduction magistrale sous la forme d’un spectacle de danses et de chants folkloriques, monté et animé par les employés des centres d’archives vietnamiens, les intervenants se sont succédés, offrant un panorama inédit de la formation au métier d’archiviste au Viêt-Nam, au Laos, au Cambodge, au Sénégal, en France, au Québec et au Canada, en Belgique, en Suisse et en Haïti.

L'équipe du PIAF à Hanoï, Vietnam. 

Deux journées de formation ont été consacrées à l'utilisation du PIAF. Le groupe des apprenants comptait une cinquantaine d’archivistes professionnels venus du Viêt-Nam, du Laos et du Cambodge, dont les directeurs des archives nationales du Laos et du Cambodge. Etaient également présents quelques collègues africains. 

Ces deux journées de formation à l’utilisation du PIAF se sont organisées autour de la présentation des quatre volets du Portail (Présentation, Se former, Se documenter, E-Pro), de la rubrique Actualités et des modes de collaboration au portail. Cette formule avait fait ses preuves à Dakar lors de la SIAF 1, nous l’avons donc reconduite. Mais nous avons multiplié les séances d’exercices pratiques et fortement sollicité les apprenants en les faisant travailler et dialoguer en équipe. Ils ont ainsi, en testant le moteur de recherche du Portail, contribué à souligner les lacunes sur certains points dans les cours. Ils ont également participé à une étude de cas en équipe (5 personnes) menées par Ibrahima Lo.

 L’implication totale du personnel des archives nationales de la République du Viêt-Nam, la parfaite organisation des journées et le grand souci accordé aux infrastructures technologiques ont fourni un cadre idéal à la tenue de cette formation.

L’hétérogénéité du groupe des apprenants et leur bonne maitrise du français, qui n'est ni leur langue maternelle ni leur langue d'usage courant, était assez difficile à anticiper avant notre arrivée sur place. Mais l’équipe de formateurs a su faire preuve de grandes capacités d’adaptation. Forts de notre expérience à Dakar, nous n’avons pas hésité à modifier nos programmes pour répondre précisément aux attentes des apprenants. C’est pour nous la preuve que la formule de la SIAF est exportable partout.

Nous avons ainsi passé plus de temps qu’à Dakar sur le volet « E-pro ». Les populations du Sud Est de l’Asie sont très jeunes et donc très attirées par les réseaux sociaux et le travail collaboratif sur internet, deux fonctionnalités que propose le volet « E-pro ».

3 - Haïti (décembre 2013)

La 3ème édition de la Semaine Internationale des Archives Francophones s’est déroulée en décembre 2013 en Haïti. Elle a été mise en place par Monsieur Jean Wilfrid Bertrand, directeur des Archives nationales d'Haïti. Il a été soutenu dans ce projet par les plus hautes instances de son Etat et par l’Association Internationale des Archivistes Francophones (AIAF).

Le thème retenu pour cette SIAF 3 par Monsieur Jean Wilfrid Bertrand était : « le rôle des archives comme piliers dans la constitution d’un Etat dans un pays en voie de développement ». Cet événement coïncidait de plus avec le départ à la retraite du Directeur des Archives nationales d’Haïti après trois décennies de bons et loyaux services.

Le PIAf à Haïti

Une journée a été consacrée à la présentation du PIAF, de ses ressources pédagogiques et documentaires. La formation des personnels d’archives est en effet un défi en Haïti. Il n’existe pas de filière ni de statut pour les archivistes, pas plus qu’il n’existe de cycle de formation fiable.
Les conférences, menées par Monsieur Ibrahima Lo et Madame Anne Marie Bruleaux, face à un public d’une cinquantaine d’archivistes, visaient à montrer comment le PIAF peut apporter des réponses aux préoccupations haïtiennes. D’un commun accord, intervenants et auditeurs ont choisi de se pencher sur la question des instruments de recherche qui ne sont pas très développés dans les archives de ce pays et dont l’absence s’est fait cruellement ressentir juste après le tremblement de terre de 2010. Cette rencontre a abouti à la mise en place à Port-au-Prince des « vendredis du PIAF », orchestrés par Monsieur Jean Kern Belizaire, adjoint de Monsieur Jean Wilfrid Bertrand.
Les responsables d’archives dans les ministères sont invités à se rencontrer une fois par mois aux Archives nationales pour échanger sur leurs pratiques et étudier les solutions offertes par les modules de formation du PIAF. Lors de la première séance, le vendredi 31 janvier 2014, Jean-Wilfried Bertrand a fait un discours de présentation sur l’intérêt des formations à distance et de celle du PIAF en particulier.

Ce que nous avons retiré des SIAF

• Nous avons beaucoup à apprendre les uns des autres en matière de formation au métier d’archiviste.
• Il est apparu également que la e-formation peut s’imposer dans bien des pays comme une solution aux déficits de moyens financiers et matériels dans le domaine de l’archivistique. L’existence d’un réseau d’associations professionnelles et de publications archivistiques varie beaucoup d’un pays à l’autre ; Le PIAF répond en ce sens à une attente et peut palier à certains déficits tant pour les professionnels que pour les étudiants. 
• Ces semaines de rencontres sont pour nous l’occasion de renforcer nos liens avec les institutions de formation locales que ce soit l’EBAD ou l’université d’Hanoï.
• Ces semaines sont aussi l’occasion de fédérer l’équipe de pilotage du PIAF -dont il faut rappeler que les membres sont bénévoles- et de fédérer la communauté francophone autour du PIAF.

Le passage au Web 2.0 en 2009-2010

Le PIAF n’a pas cessé de se transformer ces dix dernières années pour tirer parti des derniers progrès technologiques et pour répondre au mieux aux besoins de ses internautes. 

Un des moments les plus marquants de cette évolution fut le passage, en 2009, au web 2.0 qui nous a conduits à remanier non seulement l’ergonomie du portail mais aussi sa philosophie. Le PIAF est désormais tourné vers ses utilisateurs et favorise leur collaboration.

Jusqu’en 2009, le PIAF était un site relativement statique qui offrait aux internautes un enseignement archivistique de grande qualité ; les procédures de contribution restaient trop lourdes et complexes.

 

 
La page d'accueil du PIAF en 2008

Or l’interaction des utilisateurs nous est apparue comme essentielle à l’enrichissement de notre site et à l’animation de notre communauté archivistique francophone. Le PIAF 2.0, tel qu’il existe depuis 2009, offre des capacités de stockage, de diffusion, de communication et de création bien supérieurs.

En ce sens le projet PIAF tel s’apparente à un projet de « sciences citoyennes ». Très en vogue depuis les années 2000 dans le monde anglo-saxon, ce concept reste relativement peu développé dans le monde francophone. Les avancées informatiques et l’apparition d’outils de travail collaboratif très performants ont encouragé la création de groupes de travail composés de spécialistes et de néophytes autour d’un thème de réflexion. Les premiers projets de sciences citoyennes se sont développés dans le domaine de l’écologie ; cette pratique s’étend depuis à des domaines extrêmement divers. Pourquoi pas à l’archivistique francophone ?

 
La page d'accueil du PIAF aujourd'hui

Nous nous apprêtons à mettre en ligne d’ici l’année 2016 une troisième version du PIAF.

Le développement d'un partenariat avec le département de la formation (Direction générale des Patrimoines, France) pour animer le Stage Technique International d'Archives (STIA)

A la suite de l’accord passé entre le Département de la formation(de la Direction générale des Patrimoines du Ministère de la Culture et de la Communication) et l’AIAF (Association Internationale des Archivistes Francophones), le PIAF collabore au STIA depuis 2013.

 
9 janvier 2013 - Monsieur Hervé Lemoine, Monsieur Jean-Pierre Defrance, Monsieur Hédi Jellab et Monsieur Normand Charbonneau.

Notre apport :

• les données pédagogiques du Portail sont mises à la disposition des collègues stagiaires pour enrichir leurs connaissances et le contenu de leur formation.
• l’espace de travail collaboratif E pro. Plusieurs groupes de travail, constitués des tous les formateurs et apprenants, sont créés chaque année. Cela favorise beaucoup la communication avant, pendant et après le stage entre les participants. Grâce à E Pro, les conférenciers peuvent élaborer des exercices avec les collègues stagiaires, publier en accès libre toutes leurs présentations et échanger avec les collègues stagiaires sur des points d’approfondissement ou des points peu abordés au cours de la formation. E Pro a donc grandement favorisé le travail, la concentration, la communication et la cohésion du groupe.
• un membre de l’équipe PIAF accompagne les collègues stagiaires durant les cinq semaines du stage. Entrer en contact avec des utilisateurs du Portail est toujours pour nous d’un très grand intérêt. Cela nous permet de constater la diversité des usages qui sont faits du PIAF et de mesurer les attentes de nos utilisateurs, quels que soient leur parcours, leur niveau et leur degré d’implication dans la communauté archivistique francophone. Les collègues stagiaires nous apportent leurs critiques, idées et collaboration ce qui est précieux pour nous.

    
STIA 2013                                                         STIA 2014

 
STIA 2015

Une augmentation constante des statistiques de fréquentation, une évolution permanente des contenus !

Les statistiques de consultation du PIAF sont en progression quasi constante depuis le lancement du portail.

• 2006  :   67 705
• 2007  : 100 767
• 2008  :   92 388
• 2009  :   86 925
• 2010  :   interruption des outils statistiques
• 2011  :  85 073
• 2012  :   86 420
• 2013  :  131 618
• 2014  :  149 857  

Après la mise en ligne en 2005-2006 de 14 modules de formation, trois nouveaux modules complets sont venus enrichir la formation pédagogique au cours des dix dernières années : 

• Module 7 sur « La gestion et le traitement de l’archivage des documents numériques » de Madame Françoise Banat-Berger et Monsieur Claude Huc.
• Module 5  sur « La gestion des archives courantes et intermédiaires » de Madame Cynthia Couture.
• Module 9 sur « La reproduction par microfilms et numérisation » de Monsieur Patrick Perrot (ce module existait déjà mais a été réactualisé en profondeur par son auteur). 

Lors du passage au PIAF 2.0 en 2009-2010, l’intégralité des cours du PIAF a été publiée sous format PDF, ce qui facilite grandement la formation des internautes qui n’ont pas accès en permanence à un réseau.

Grande avancée enfin sur le plan pédagogique : la mise en ligne (en septembre 2015) d’une bibliographie d’archivistique francophone. Cela fait dix ans que Marcel Caya y travaille. Confié à Madame Sabine Mas et son équipe depuis 3 ans, le projet est sur le point d’aboutir. Le choix d’un logiciel dédié a été murement réfléchi et fait, la conversion des données déjà en ligne ainsi que la saisie de milliers de données supplémentaires sont quasiment terminées. Cet outil de travail n’a pas d’équivalent dans une autre langue.

Regard vers une institution membre de l’AIAF…

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), Canada

Présentation de BAnQ et interview de Madame Hélène Cadieux, conservatrice et directrice générale par intérim de la Direction générale des Archives nationales (DGAN) de BAnQ.

« Avant d'entrer dans le vif du sujet, je me permettrai quelques mots sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) qui vous aideront à mieux comprendre qui nous sommes, quelle est notre action et dans quelle direction nous nous engageons. Fondée en 2006, BAnQ est le résultat de l'intégration des ressources de trois institutions : Archives nationales du Québec (créées en 1920), Bibliothèque nationale du Québec (créée en 1967) et une « Grande Bibliothèque » publique (créée en 1997), les deux dernières étant concentrées à Montréal. Cette institution est originale si on la compare à d'autres qui ont fusionné leurs archives et leur bibliothèque nationales, car elle intègre aussi la plus grande bibliothèque publique du Québec qui se trouve être de surcroît la plus fréquentée en Amérique du Nord avec près de trois millions d'usagers par année. » Normand Charbonneau (conservateur et directeur général des Archives de BAnQ jusqu’en février 2015), Sommet sur les archives au Canada, 17 janvier 2014.

 BAnQ Vieux-Montréal

Fondées en 1920, les archives de la province de Québec deviennent Archives nationales du Québec en 1970. A partir de 1971, un vaste projet de régionalisation est lancé avec l’ouverture de douze centres régionaux (dont dix conservant des archives) : celui de Montréal (1971) ; Trois-Rivières et Centre-du-Québec (1975) ; Gatineau (1977) ; Saguenay (1978) ; Rouyn-Noranda, Sherbrooke, Gaspé et Rimouski (1979) ; Sept-îles (1981). Le nouveau siège social des ANQ, situé dans le pavillon Louis-Jacques-Casault du campus de l'Université Laval, est inauguré en 1980. L’objectif est d’encourager la conservation des archives dans leur milieu d’origine.

 
Carte des édifices de BAnQ

La législation régissant les archives du Québec sera remaniée plusieurs fois au cours du siècle. Les dernières versions des lois et réglementations québécoises sont disponibles ici.

Les années 1980 sont marquées par l’apparition de l’informatique dans la description et la gestion des archives québécoises ainsi que par la mise en place de calendriers de conservation et de politiques de gestion qui s’appliquent à tous les documents publics. Ces dispositions restent aujourd’hui une priorité de BAnQ comme l’affirme son ancien conservateur et directeur général Normand Charbonneau :

« A notre avis, des processus intégrant la gestion du cycle de vie en un programme de gestion intégrée sont la solution d'avenir associant nos objectifs aux moyens qui appuient la gouvernance de nos organisations. BAnQ cherche d'ailleurs à montrer l'exemple en se dotant d'un système intégré de gestion des documents et en modifiant son approche de la gestion de ses documents administratifs en ayant pour objectif de simplifier, de responsabiliser les créateurs et de privilégier les dossiers partagés entre collaborateurs. BAnQ développe aussi un système de gestion des calendriers de conservation qui, à terme, permettra l'interaction directe entre gestionnaires de documents des organismes publics et archivistes de BAnQ puis, nous l'espérons, les versements directs dans notre logiciel de gestion et de diffusion des archives. » Sommet sur les archives au Canada. 17 janvier 2014

En 1994, les ANQ mettent en place un nouveau système informatique, Pistard (Programme Informatisé Servant au Traitement des Archives et à la Recherche Documentaire), donnant aux chercheurs un accès direct aux banques d'information sur les archives conservées dans les différents centres.

En mai 2004, le gouvernement du Québec annonce la fusion de la BNQ et des ANQ, dans le cadre du Plan de modernisation de l'État présenté par le Conseil du trésor.

Le 31 janvier 2006, le projet de loi n^o 69 modifiant la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec, la Loi sur les archives et d'autres dispositions législatives entre en vigueur. C'est la naissance officielle de la nouvelle institution, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

 

 
BAnQ Québec

Organisation

BAnQ est gérée par un conseil d’administration composé de 17 membres et présidé par la présidente-directrice générale de l’institution, aujourd’hui Madame Christiane Barbe, en poste depuis août 2014.

Ce conseil d’administration se réunit quatre fois par an pour adopter la politique de l’institution, les orientations à venir et le budget. Son action est appuyée par quatre comités qui formulent des conseils et des recommandations (comité d’audit, comité sur les collections et les services de BAnQ, comité sur les services adaptés, comité sur les technologies de l’information).

Les fonds conservés

Quelques chiffres :

64 kilomètres linéaires de documents textuels,

85 870 documents audiovisuels,

18 435 000 documents graphiques

1 200 000 documents cartographiques dans des fonds d'archives gouvernementales, judiciaires, civiles et privées.

2 406 546 visiteurs ont fréquenté en 2013-2014 l'un ou l'autre des bâtiments de BAnQ, notamment la Grande Bibliothèque (une baisse de 7% par rapport à l'année précédente). Pour leur part, les centres conservant des archives ont accueilli 32 470 visiteurs en 2013-2014 (une baisse de 4% par rapport à l'année précédente).

6 568 016 visites virtuelles sur le portail de BAnQ (augmentation de 19% par rapport à l'année précédente).

22% d’usagers non francophones ou anglophones.

Répartition des ressources documentaires conservées : deux grandes composantes, soit les collections patrimoniales et les fonds d’archives

• livres, journaux, revues, enregistrements sonores, partitions, publications électroniques et microformes,
• les collections spéciales, particulières par leur rareté, par leur support matériel ou par leur format (les livres anciens, les estampes, les livres d’artistes et ouvrages de bibliophilie, les reliures d’art, les affiches, les programmes de spectacles, les cartes postales, les cartes géographiques, l’iconographie documentaire et les reproductions d’oeuvres d’art).
• des documents cinématographiques et télévisuels.
• les archives des ministères et des organismes gouvernementaux depuis le Régime français,
• les archives judiciaires (1644-1985) et civiles (registres d’état civil, actes notariaux, greffes d’arpenteurs)
• des archives privées (individus, familles, entreprises, industries, commerces, etc.).
• des photographies, dessins et caricatures, gravures, cartes et plans, photographies aériennes, documents architecturaux, films et vidéos, bandes magnétiques et disques appartenant aux mêmes catégories.

 
La salle de lecture de BAnQ Vieux-Montréal

Les missions de BAnQ

BAnQ a pour mission de collecter, conserver et diffuser tout document ayant trait au patrimoine québécois.

Dans le domaine des archives en particulier, la mission classique de l’archiviste (collecte, tri, conservation, communication) s’accompagne d’une action de conseils et de soutien aux organismes producteurs. Les archivistes de BAnQ portent, de plus, une attention très particulière aux publics qui sont au cœur de leurs préoccupations aujourd’hui.

« BAnQ se développe et offre ses services conformément à ses trois mandats : archives et bibliothèque nationales et grande bibliothèque publique. Sa Direction générale des archives, héritière des Archives nationales du Québec, étend son action selon six axes :

1. Les archives du secteur public centralisé, soit celles des quelque 150 organismes du gouvernement central dont nous approuvons les calendriers de conservation et dont nous recevons les versements.
2. Les archives du secteur public décentralisé, soit les quelque 2570 organismes des secteurs de la santé, des services sociaux, de l'éducation, des municipalités et des transports publics qui, en vertu de la Loi sur les archives, doivent eux-mêmes assumer la conservation de leurs archives définitives. BAnQ intervient dans la gestion de leurs documents, mais est plus directement concernée par le sort final qui leur est réservé.
3. Les archives privées que BAnQ acquiert.
4. La présence territoriale, car la Direction générale des archives nationales  de BAnQ a 10 implantations réparties dans les principales régions du Québec. S'appuyant sur un principe qui veut que les archives créées dans une région servent mieux les citoyens si elles y restent, les Archives nationales du Québec sont sorties de la ville de Québec pour s'étendre vers Montréal, Trois-Rivières et les autres régions du Québec.
5. Le partenariat, car BAnQ et l'ensemble du milieu archivistique québécois pratiquent vigoureusement les vertus du partenariat. En effet, d'autres acteurs jouent des rôles déterminants dans la constitution, la conservation et la mise en valeur du patrimoine archivistique. Pensons aux secteurs publics centralisé et décentralisé qui créent et gèrent les documents témoignant des relations de l'État avec ses citoyens. Pensons aux 37 services d'archives privées agréés par BAnQ qui assurent, dans toutes les régions du Québec, la garde et la mise en valeur d'archives. Pensons aussi aux sociétés d'histoire et aux musées qui conservent des archives. Pensons à nos associations, l'Association des archivistes du Québec et le Réseau des archives du Québec pour ne nommer que ceux-là.
6. Et un sixième et dernier axe, l'accès du public, qui donne vie aux archives et ajoute de la pertinence à leur conservation.

Voilà qui nous sommes. Ces six axes conditionnent l'ensemble de nos actions. » Normand Charbonneau, Sommet sur les archives au Canada. 17 janvier 2014.

Politique des publics : réinventer et améliorer les relations avec la clientèle de BAnQ est une priorité

« Alors qu'il devient de plus en plus facile de rejoindre une multitude d'usagers, les questions « qui sont-ils? », « que cherchent-ils? » et « comment cherchent-ils? » deviennent centrales dans notre action. Pendant trop longtemps l'archivistique s'est développée pour elle-même et pour des initiés à nos pratiques quasi ésotériques (…). Malheureusement, malgré quelques belles tentatives ponctuelles, nous avons souvent échoué à intégrer l'étude de nos clientèles à nos processus de travail. Sortir de notre cloche de verre, c'est aussi nous assurer de répondre aux besoins de nos usagers et des citoyens…» Conférence dans le cadre de la 14^ème Journée des archives de l'Université catholique de Louvain par Normand Charbonneau, 25 avril 2014

La clientèle de l’institution dispose de deux outils de recherche très performants :

• le portail de l’institution, dont un volet entier est consacré aux archives.
• le système informatique PISTARD

 
Programme Informatisé Servant au Traitement des Archives et à la Recherche Documentaire

La « Déclaration de services aux citoyens » figure sur le portail de l’institution. Sa mission et ses engagements auprès des publics y sont mentionnés.

De nombreux ateliers de formation, colloques, visites, expositions sont mis à la disposition des usagers de BAnQ.

Enfin, BAnQ a mis en place ces dernières années un véritable politique d’intégration des nouveaux arrivants. En mai 2013, une section « Nouveaux arrivants » a été rajoutée au portail ; elle permet à ces derniers de se familiariser avec les outils du portail et les sources mises à disposition.

Budgets

Le budget total (les dépenses) de la Direction générale des Archives nationales a été pour l’année 2014-2015 de 15 622 800$ (incluant salaires, loyers et fonctionnement). Comme les dépenses doivent s’inscrire dans l’enveloppe budgétaire allouée à la DGAN, les dépenses et les revenus doivent donc s’équilibrer.

Depuis 2009, le budget de fonctionnement du BAnQ a été réduit de 12%. Pour maintenir un budget à l’équilibre, une politique d’optimisation et de réduction des dépenses a été mise en place. Elle s’est accompagnée de la recherche de nouvelles sources de financements qui a abouti à l’élaboration de deux partenariats :

• un partenariat avec La Capitale Assurance, qui a permis de maintenir la politique menée pour les usagers de BAnQ.
• La création de la Fondation de BAnQ. Cette dernière a lancé une campagne de levée de fonds en 2013 avec pour objectif l’obtention de 3 à 4 millions de dollars.

Pour voir BAnQ en images, cliquez ici

Entretien avec Madame Hélène Cadieux, conservatrice et directrice générale par intérim de la Direction générale des Archives nationales (DGAN) de BAnQ

Caroline Becker : BAnQ est née en 2006 soit 2 ans après la création de BAC (Bibliothèque et Archives Canada). S’agit-il d’une fusion imposée par l’Etat ? Ou est-ce le modèle particulièrement attrayant de BAC qui a poussé à la réalisation de cette fusion ?

Hélène Cadieux : Avant la fusion réalisée en 2006, il y avait eu des discussions à plusieurs reprises concernant la pertinence de fusionner la Bibliothèque nationale et les Archives nationales, afin de leur permettre de faire face à leurs problèmes de conservation et de diffusion. D’abord en 1995, dans un rapport qui a mené à la rédaction d’une politique culturelle pour le Québec, et en 2002-2003, par un groupe de travail interne aux Archives nationales.

C.B. :  Quelles sont les raisons qui ont conduit à ces fusions ?

Hélène Cadieux : Les raisons budgétaires ne sont pas les seuls éléments qui ont été pris en compte. Le fait, pour les Archives nationales, de passer de Direction générale au sein d’un ministère dédié à tous les champs culturels, à celui de direction générale au sein d’une société d’Etat dont la seule mission est la constitution, la conservation et la diffusion du patrimoine documentaire est un réel avantage pour les archives.

C.B. : Le regroupement en une seule institution des bibliothèques et des archives n’est pas courant. Il n’existe que très peu d’autres exemples dans le monde. Qu’est ce qui fait la particularité de BAnQ ?

Hélène Cadieux : Deux je dirais. D’une part, en plus de réunir la Bibliothèque nationale et les Archives nationales, BAnQ inclut également la Grande Bibliothèque qui est une bibliothèque publique qui accueille plus de 2 millions d’usagers par année.

D’autre part, avec ses 12 édifices, BAnQ est présente sur tout le territoire québécois, ce qui augmente considérablement l’accessibilité  à ses ressources.

C.B. : Est ce que cette nouvelle organisation est un modèle exportable à votre avis ?

Hélène Cadieux : Je pense que oui, s’il est possible de le faire en respectant les particularités des pratiques bibliothéconomiques et archivistiques, s’il y a volonté de toutes les parties, de collaborer et que les projets spécifiques à chacune des vocations puissent continuer à être mis en oeuvre.

C.B. : BAnQ est une institution imposante. Comment gère-t-on un organisme de cette taille ? Expérimentez vous certaines lourdeurs ?

Hélène Cadieux : Je ne pense pas que la lourdeur dont vous parlez soit reliée à la taille de l’institution.  Les organismes gouvernementaux et les sociétés d’Etat sont régis par un ensemble de règles qui doivent être respectées.

Dans le cas de BAnQ, nous souhaitons harmoniser les pratiques dans plusieurs secteurs (les communications, la mise en valeur sur le portail, l’utilisation de certains logiciels informatiques, etc.). Il faut donc prendre le temps d’évaluer les besoins de chacun et de développer les bons outils. Cela peut parfois ralentir les activités, le temps de tout mettre en place.

C.B. : Y’a t-il des déséquilibres entre les grands centres de BAnQ et les plus petits centres de BAnQ ?

Hélène Cadieux : Il est évident que la très forte présence de Montréal (Grande Bibliothèque, Bibliothèque nationale et Centre d’archives) peut faire en sorte que les autres centres se sentent parfois un peu à l'extérieur de l'institution.

Il faut souligner toutefois que des efforts sont faits depuis la fusion pour que BAnQ soit une institution présente pour tous les citoyens du Québec, autant grâce à son portail que par la réalisation de projets institutionnels. Les centres à l’extérieur de Montréal, qui ont les espaces requis, reçoivent des expositions itinérantes conçues par la Direction de la programmation. Ils profitent des services de préservation et de la notoriété de BAnQ pour la promotion des activités qu’ils organisent. La collaboration de l’équipe de communication en cette matière est exemplaire. De plus, BAnQ a collaboré depuis quelques années à plusieurs émissions à saveur historique et généalogique qui ont permis de mettre en valeur les fonds et collections des centres en région. Les équipes de ces régions y ont participé activement. Les activités de numérisation sont une priorité de BAnQ et les documents d’archives provenant des régions sont très largement identifiés dans la programmation annuelle de numérisation.

C.B. : Le bilan du regroupement des archivistes et des bibliothécaires semble avoir été bénéfique. Auriez vous en tête des exemples concrets de ce que les archivistes des ANQ ont gagné à côtoyer quotidiennement les bibliothécaires ?

Hélène Cadieux : En voici quelques-uns :

• notoriété de l’institution pour les acquisitions d’archives privées et pour la promotion des activités organisées ;
• la numérisation : plus de 60% des fichiers mis en ligne proviennent de documents d’archives, notamment les registres d’état civil et les actes notariés qui sont les documents les plus consultés par les généalogistes qui composent la plus grande clientèle des centres d’archives.
• l’expertise des bibliothécaires en indexation dont peuvent bénéficier les archivistes. Nous travaillons actuellement avec les collègues bibliothécaires afin de pouvoir mettre en place un système d’indexation automatisée pour les archives, ce qui accélérera considérablement le travail pour nos équipes et l'accès aux documents par les usagers.
• une équipe spécialisée en préservation offre des services aux centres d’archives, autant en restauration qu’en reliure.

On peut ajouter à ce qui a été souligné tout ce qui touche l’animation et la mise en valeur (visites scolaires, ateliers-conférences, utilisation de médias sociaux) secteurs où les bibliothèques ont souvent une longueur d’avance sur les archives.

C.B. : Y a t-il interactions entre les employés des différentes directions ? Comment se retrouvent-ils ?

Hélène Cadieux : Je reviens toujours aux mêmes dossiers, vous m’en excuserez

• Tout ce qui touche l’indexation amène les équipes à collaborer régulièrement. C’est plus facile quand tout le monde est à Montréal.
• Actuellement, il y a plusieurs directions générales d’impliquées dans un dossier de dépôt numérique fiable, qui vise à doter BAnQ d’un espace de stockage sécurisé pour l’ensemble des actifs numériques de l’institution, qu’ils soient bibliothéconomiques ou archivistiques.
• Concrètement, à cause du fait que les équipes ne sont pas centralisées au même endroit, ce n'est pas toujours facile d'y parvenir. Les conférences téléphoniques et les visioconférences sont devenues des modes de communication au sein de l'institution.
• Les collaborations sont également très fréquentes avec les équipes de Communication et de la Direction de la Bibliothèque nationale, mais également avec la Direction de la Grande Bibliothèque pour répondre à des offres de partenariat et de collaboration pour la mise en valeur des archives. Les professionnels, archivistes et bibliothécaires, de ces directions se connaissent, ont souvent développé des affinités et ont maintenant le réflexe de se consulter quand un projet est en cours de réalisation. À titre d’exemple, nous travaillons actuellement à un projet de mise en valeur qui sera lancé lors du Festival international de jazz de Montréal. Dans un tel projet, la participation des collègues de l'informatique est essentielle. Comme vous le constatez, les échanges sont nombreux. La DGAN a également collaboré aux recherches pour trois saisons de l'émission "Qui êtes-vous?", version québécoise de "Who do you think you are ?". Dans un tel projet, la promotion faite par la Direction des Communications lors de la mise en ondes des émissions est une excellente publicité pour les centres d'archives de BAnQ.

C.B. : Y a t-il un sentiment d’appartenance fort du personnel à l’institution ?

Hélène Cadieux : Développer un sentiment d’appartenance dans une institution dont l’équipe de quelque 700 personnes est présente dans 12 édifices situés partout sur le grand territoire du Québec n’est effectivement pas simple. La haute direction en est consciente, les directeurs de chacune des équipes y pensent dans chacune de leurs interventions. Des actions  sont mises en place pour démontrer aux employés des centres de l’extérieur de Montréal qu’ils font à part entière partie de BAnQ : visites de la PDG en région, visioconférences de tout le personnel lors de célébrations spéciales, inclusion des équipes en région lors de tirages et concours, présence de la PDG et des directeurs lors de réunions des professionnels de la DGAN (Direction générale des Archives nationales) et quand c'est possible, participation des archivistes de l'extérieur de Montréal à des dossiers institutionnels.

C.B : Une petite conclusion sur le bilan de cette fusion ?

Hélène Cadieux : je crois que le bilan de la fusion est positif pour les archives. D'une part, les missions et objectifs des organismes fusionnés sont complémentaires, et d'autre part, les besoins des usagers sont souvent similaires  (je pense surtout aux directions dites "patrimoniales"). Autre point positif de cette fusion, la Direction générale des Archives nationales profite de la notoriété de BAnQ pour se faire connaître auprès du public. Il reste du travail d’harmonisation à faire et il est important d’informer régulièrement les équipes qui sont dispersées partout sur le territoire de l’avancement des projets pour favoriser le sentiment d’appartenance, mais dans l’ensemble, la fusion est un succès, qui profite aux Archives.

C.B. : Vous subissez depuis 2009 maintenant des restrictions budgétaires sévères.

Hélène Cadieux : BAnQ fait face, comme l’ensemble des organismes publics du Québec, à des restrictions budgétaires depuis quelques années.

C.B. : Quelles ont été vos plans de réductions des dépenses ? Quels postes budgétaires avez-vous choisi de « sacrifier » ?

Hélène Cadieux :

• Les premières réductions qui ont été faites l’ont été dans les budgets de fonctionnement (achat de matériel de conservation, de papeterie, etc.). Compte tenu de la situation de la DGAN, nous avons retardé autant que possible les réductions aux coûts de déplacement, afin de permettre aux archivistes de pouvoir répondre aux demandes des partenaires, pour l’aide conseil ou pour les acquisitions, par exemple. Il est important pour nous de pouvoir assurer au moins une fois par année une réunion qui réunit l’ensemble des professionnels afin qu’ils puissent discuter de leurs dossiers et préoccupations, partager leur expérience et expertise, et faire avancer des dossiers prioritaires de la DGAN.
• Quand nous avons dû nous résoudre à ne pas combler des postes laissés vacants par des retraites ou à couper quelques postes, nous avons jusqu’à présent voulu sauvegarder dans l’ordre :
  • les postes dédiés au service au public (en salle de consultation) ;
  • les postes dédiés aux liens avec les ministères et organismes assujettis à la Loi sur les archives (aide-conseil, approbation des calendriers de conservation, versements d’archives publiques) ;
  • acquisition d’archives privées et traitement

C.B. : Comment est réparti le budget entre les différents centres ?

Hélène Cadieux : La plus grande partie du budget de BAnQ est consacrée aux loyers et aux salaires. Par la suite, plusieurs des postes budgétaires (tout ce qui concerne l'équipement informatique, les communications, les activités liées à la programmation culturelle, la numérisation) proviennent de postes budgétaires provenant d’autres directions générales.

Les dépenses qui sont sous la responsabilité de la DGAN sont essentiellement liées à l’achat de matériel (achat de groupes) et aux déplacements, qui sont fixés annuellement selon les priorités.

C.B. : De quel budget disposez vous pour l’année 2015 ?

Hélène Cadieux : Je peux difficilement répondre à cette question pour l’instant. Nous sommes actuellement dans une période d’étude des crédits qui nous seront accordés pour l’année qui a commencé le 1^er avril et les budgets définitifs ne sont pas encore connus.

C.B. : BAnQ accorde une attention toute particulière à ses publics, à sa clientèle. Pouvez-vous me donner un ou deux exemples de mesures concrètes et originales que vous avez adoptées ?

• En matière d’aide-conseil et d’application de la Loi sur les archives, nous accordons une grande importance à la rédaction d’outils et de guides, et ce, en collaboration avec des organismes du secteur concernés. Nous avons la même approche en ce qui concerne les archives privées, autant auprès des donateurs que des producteurs d’archives (architectes, entreprises, archives de la danse, archives personnelles et familiales).
•  Nous travaillons actuellement à un projet d’indexation automatisée des descriptions d’archives qu’on retrouve dans notre base de données Pistard. Cette nouvelle façon de faire permettra d’utiliser le même répertoire que nos collègues bibliothécaires et simplifiera beaucoup la charge de travail des équipes de la DGAN. Une fois mis en place, ce répertoire pourra servir d’exemples pour d’autres services d’archives du Québec et de l’extérieur.

C.B. : Avez vous remis en question l’approche archivistique pour vous tourner vers les publics ?

• Non. Nous pouvons répondre aux normes archivistiques qui favorisent l’interopérabilité avec les autres organismes, tout en pouvant répondre aux besoins des usagers. Il peut arriver que le vocabulaire utilisé soit adapté à la clientèle externe, mais la démarche et la structure des bases de données respectent les normes archivistiques.
• Les besoins des usagers sont évidemment pris en compte lors de l'élaboration des plans de traitement et des plans annuels de numérisation, mais la réalisation des activités ainsi identifiées se fait dans le respect des normes archivistiques.

Merci à Hélène Cadieux du temps qu’elle a eu l’extrême obligeance de nous consacrer. Nous remercions également Monsieur François David pour les précieux et nombreux renseignements qu’il nous a fournis pour la rédaction de cet article.

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Caroline Becker, webmestre du PIAF.

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