Lettre n°12 | PIAF - Portail International Archivistique Francophone

Editorial du Cri du PIAF n°12

Didier Grange, Président du comité directeur du PIAF

Genève, le 15 décembre 2015.

Le PIAF en pleine effervescence !

Les prochains mois seront cruciaux pour le PIAF. En coulisse, depuis un certains temps déjà, nous travaillons sur la préparation de la prochaine version du Portail. Les travaux avancent bien et le futur PIAF prend forme. Récemment, nous avons soumis une maquette au Comité directeur de l’Association Internationale des Archives Francophones (AIAF) dont dépend le Portail. Nous attendons avec impatience l’avis et les conseils de ses membres. Ensuite de quoi, nous pourrons corriger et compléter ce qui doit l’être. Finalement, après quelques tests, nous lancerons la nouvelle version du PIAF. Certainement, serons-nous alors au printemps 2016.

Même s’il vous faudra encore patienter un peu, levons déjà le voile sur quelques éléments importants que vous trouverez dans la nouvelle version :

les nouvelles archivistiques francophones
une nouvelle bibliographie
remaniement d’E Pro en profondeur

Vous en saurez plus en lisant la rubrique « Nouvelles du PIAF » de ce même numéro du Cri du PIAF.

Selon l’état d’avancement ce ces projets, il n’est pas impossible que l’un ou l’autre de ces trois éléments soit mis en ligne avant même l’inauguration du nouveau Portail.

Ces quelques points forts mis en avant ici ne doivent pas faire perdre de vue, pour autant, que la version actuelle du Portail suit son petit bonhomme de chemin. Nous continuons de l’alimenter, à résoudre des problèmes techniques qui surviennent de temps en temps, et à réviser régulièrement le contenu du volet « Se Former ». En somme, depuis quelques mois, nous devons dédoubler nos efforts en travaillant à la fois sur la version en ligne et sur la version qui la remplacera.

Le Comité de pilotage doit également regarder devant et faire des choix pour l’avenir. Aussi, relevons qu’il a largement été fait mention du Portail dans le Plan stratégique de l’AIAF pour les années 2016-2020, adopté au mois de septembre dernier à Reykjavik, lors de l’Assemblée générale de cette association.
Pour cette période, un certain nombre d’objectifs concerne directement l’avenir du Portail. Sans entrer dans les détails, ils ont trait à :

la certification
la préparation d’un projet de MOOC
la mise à jour de la bibliographie francophone – évoquée plus haut
la rédaction de modules dédiés à de nouveaux thèmes en vue d’enrichir l’offre dans le volet « Se Former »
la consolidation du fonctionnement du Portail grâce à l’engagement éventuel d’une personne à temps partiel
la réflexion sur le remplacement de la version du Portail que nous lancerons l’année prochaine par une nouvelle version (horizon 2020, je vous rassure…).

Finalement, il est bon de rappeler que le 17 novembre dernier, le PIAF a célébré ses dix ans d'existence. C'est à Tunis, lors du Sommet mondial sur la société de l'information, organisé par les Nations-Unies, que le Portail a été officiellement lancé. Dix ans après, il est toujours là, il a évolué et réunit aujourd'hui une communauté active, mobilise beaucoup d'énergie et de bonnes volontés, au bénéfice des archivistes et de l'archivistique dans la Francophonie et au-delà.

Didier Grange
Président

Nouvelles du PIAF

Les "nouvelles archivistiques francophones".

Parmi les innovations, signalons tout d'abord les « Nouvelles archivistiques francophones » préparées et mises en ligne par David Rajotte, membre du Comité de pilotage du PIAF, qui travaille à Bibliothèque et Archives Canada. David collecte à travers la Francophonie des liens sur le web en relation avec les archives, l’archivistique et les archivistes, et les classe en différentes catégories ou zones géographiques.

David n’en est pas à son coup d’essai. Depuis quelques années déjà, il compile des informations et des nouvelles du monde entier qu’il relaie dans un bulletin intitulée « Nouvelles du patrimoine documentaire », qui circule par le biais de la liste de diffusion canadienne ARCAN-l et sous forme de blogue. Ce Bulletin est une perle que chaque archiviste devrait connaître.
Nous espérons que la nouvelle contribution de David, tournée sur la Francophonie archivistique, rencontrera un grand succès.

La bibliographie d'archivistique francophone.

Une seconde nouveauté fera son apparition sur le PIAF en 2016. La Bibliographie francophone des archives, disponible en ligne sur le PIAF, est en profonde mutation tant du point de vue de la technologie qui la supporte que de son contenu. Nous rencontrons encore quelques soucis techniques, qui devraient être résolus d’ici peu. Le système d’indexation des références bibliographiques a été revu. Restera un gros morceau, à savoir la mise à jour de la bibliographie elle-même, qui accuse un retard de quelques années. Gageons qu’avec les efforts de nos équipes et partenaires, nous serons en mesure de lancer cette nouvelle version de la Bibliographie assez rapidement. Nous avons toujours considéré que cet outil était essentiel pour notre communauté professionnelle. Cette Bibliographie est du reste unique en son genre au niveau international.

Un espace professionnel (E Pro) en mutation.

Quant à l’espace collaboratif, baptisé « e-pro » actuellement fréquenté par près d’un millier d’internautes (les « piafnautes », comme nous avons coutume de les appeler entre nous), il est aussi en cours de refonte. La plateforme de travail collaborative est gérée par un logiciel dédié, Mahara, dont la nouvelle version propose de grandes améliorations. C’est l’occasion pour nous de repenser l’utilisation et le fonctionnement de cet outil. Nous travaillons en particulier à faciliter les échanges entre les membres de la communauté. La nouvelle version qui sera mise à disposition fait actuellement l’objet de tests. La nouvelle mouture ressemblera plus à un réseau social. Bien sûr, tous les participants actuels seront prévenus à l’avance du basculement d’une version à l’autre. Cette opération devrait se faire au plus tôt en février 2016.

Le partenariat entre le PIAF et le STIA en 2015.

Le département des formations du Ministère de la Culture, dirigé par Monsieur Jean-Pierre Defrance, a cette année accueilli, dans le cadre du Stage Technique International d'Archives, 31 stagiaires provenant de 22 pays différents. La moitié d’entre eux venaient du continent africain.

L’équipe du PIAF a étroitement participé, pour la troisième année consécutive, à cette formation. Deux jours complets ont été consacrés à la présentation du Portail et de son Espace Professionnel (E Pro).

Le travail préparatoire, fournit par les stagiaires avant leur venue à Paris et mis en ligne sur E Pro, a été d’une grande qualité. Il a permis aux formateurs de mieux connaître leur future audience et d’adapter, si nécessaire, leurs présentations. Cette année, l’utilisation d’E Pro pendant le stage a rencontré moins de succès que les années précédentes.
Toutefois, les collègues stagiaires se sont appuyés plus que les autres années sur les ressources pédagogiques et documentaires du PIAF. Ils ont adopté cet outil –que peu connaissaient avant le STIA- pour parfaire leurs connaissances avant, pendant et après le stage.

Le temps passant, nous avons pu constater que des liens solides se sont tissés entre les stagiaires, le PIAF, le département des formations du Ministère de la Culture français et le Service Interministériel des Archives de France :

certains stagiaires se sont invités à des colloques et nous en ont fait part.
les anciens participants du STIA sont de plus en plus nombreux à nous envoyer des nouvelles et actualités pour alimenter la rubrique dédiée du Portail ou la page Facebook du PIAF
beaucoup d’entre eux suivent les posts sur Facebook

Nous avons procédé en juin 2015 à un sondage auprès des collègues stagiaires des promotions 2013 et 2014 du STIA. L’objectif de cette étude, réalisée à l’instigation du Ministère de la Culture français, visait à mesurer les acquis du stage et leur pertinence dans la vie professionnelle quotidienne de chaque ancien participant. Nous avons reçu de nombreuses réponses, très positives. Promotions 2013 et 2014, soyez en remerciées ! Votre participation, vos commentaires, nous ont été d’une précieuse utilité !
Une partie de notre travail consiste à fédérer la communauté des archivistes francophones autour du PIAF.

STIA 2015

Regard vers une institution d'archives francophone…

Le Service des Archives de la Ville de Bruxelles (institution bilingue francophone et néerlandophone).

Nous avons choisi pour ce numéro 12 du Cri du PIAF de vous présenter le Service des Archives de la Ville de Bruxelles. C’est un service communal extrêmement dynamique dont il nous a paru intéressant de souligner la gestion, les missions et l’efficacité.

Façade du Service des Archives de la Ville de Bruxelles

La conservation des archives de la ville remonte à l’époque médiévale, avant même que n’existe l’Hôtel de Ville. Les documents sont alors placés dans l’église Saint-Michel et la tour Saint-Nicolas. A la fin du XVIème siècle, ils sont rassemblés dans l’Hôtel de Ville ; le bombardement de Bruxelles par les troupes de Louis XIV en 1695 occasionne de nombreuses et irrémédiables pertes. En 1979, les archives de la Ville de Bruxelles, disséminées en divers endroits de la ville, sont rassemblées dans un bâtiment acquis en 1976 par la Ville : les entrepôts Waucquez situés 65 rue des Tanneurs. Les rouleaux de tissus laissent la place aux archives, bel exemple de reconversion d’un bâtiment industriel à des fins patrimoniales.

Missions des archives
La mission du Service des Archives de la Ville de Bruxelles consiste à conserver les documents administratifs et historiques de la commune dans le but de les transmettre aux générations futures. Pour atteindre cet objectif, cette institution respecte scrupuleusement les 4 étapes de la chaîne archivistique : collecte, classement, conservation, communication/valorisation.

Le Service effectue également des missions de conseil et de sensibilisation au classement et à la conservation des archives auprès des services communaux.

Insertion dans le réseau national et Cadre légal régissant le Service.
La Région de Bruxelles-Capitale est divisée en 19 communes dont la plupart disposent d’un service d’archives communal indépendant. Le service des Archives de la Ville de Bruxelles collecte et conserve les archives de la plus ancienne et de la plus étendue de ces communes, celle de la « Ville de Bruxelles ». De par son ancienneté, cette institution conserve donc la mémoire de la ville et constitue l’un des principaux centres historiques du pays.
Les services d’archives communales bruxellois sont soumis aux directives des Archives générales du Royaume.
"En tant qu’administration publique, la Ville de Bruxelles est tenue de se conformer à la loi sur les archives du 24 juin 1955 modifiée le 6 mai 2009. Celle-ci place les dépôts d’archives communales sous la surveillance de l’Archiviste général du Royaume, impose l’accessibilité des archives et implique notamment que les documents produits et versés par l’administration doivent être conservés dans des conditions appropriées. Enfin, cette loi interdit la destruction de documents produits par l’administration sans l’autorisation préalable de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués.
Par ailleurs, l’article 132 de la Nouvelle Loi communale prévoit que « le collège des bourgmestre et échevins veille à la garde des archives ». Il délègue son pouvoir à l’Archiviste de la Ville.
La récente révision (2009) de la loi sur les archives de 1955 a ramené le délai d’accès à la plupart des archives publiques de 100 à 30 ans. Des fonds qui pouvaient « dormir » 100 ans peuvent donc maintenant être ouverts à la consultation dans le respect de la législation en matière de protection de la vie privée" (note émanant du Service des Archives, novembre 2012).

L’organisation interne du Service ainsi que son insertion dans le réseau national sont consignés dans le Règlement des archives de la Ville de Bruxelles.

Budget de fonctionnement

226 408,60 EUR en 2012
220 000 EUR en 2014
Dépenses d’investissement : 489 000,00 EUR en 2012

Le Service des Archives de la Ville de Bruxelles emploie 25 personnes :

1 archiviste en chef
4 collaborateurs scientifiques (ayant une formation d’historiens)
11 personnes dans les domaines administratifs et techniques (secrétariat, encodage, conditionnement des archives, étiquetage, accueil du public, bibliothèque, …)
4 personnes pour le nettoyage
5 personnes pour les manutentions

Fonds conservés : vingt-cinq kilomètres d’archives du XIIIème au XXIème siècle.
Toute la production documentaire émanant des départements et services de la commune est conservée par le Service des Archives de la Ville. Les fonds sont donc essentiellement constitués d’archives administratives auxquelles s’ajoutent des collections d’archives privées, de plans, de journaux et périodiques, une collection iconographique…

Les collections se composent :

de versements périodiques par les différents services communaux : par exemple, archives de la police (plus de 100 000 dossiers, fonds sommairement inventorié), de l’instruction publique (plus de 6 000 dossiers, inventoriés), des travaux publics (plus de 100 000 dossiers inventoriés), des finances (non inventorié), du secrétariat (plus de 7 000 dossiers non inventoriés), de l’état civil, de la population, bienfaisance, du personnel, etc.
la collection des archives historiques (archives antérieures à 1795)
de diverses collections relatives à Bruxelles : troisième collection en Belgique des journaux et périodiques, cartes et plans, collection iconographique (21 000 photos, 4 000 cartes postales, 6 700 gravures, 1 400 dessins), affiches (plus de 15 000), fonds musical (non inventorié), archives privées, etc.
de la bibliothèque scientifique (25 000 volumes).

Chaque année, ces fonds croissent grâce à une politique de collecte rigoureuse.

La politique de collecte

Le volume d’archives versées chaque année est important et en constante augmentation :

3 204 mètres linéaires de 2001 à 2011
232 mètres linéaires en 2011
285 mètres linéaires en 2012
334 mètres parmi lesquels on compte 3 377 dossiers en 2014.

Ces versements s’effectuent après réalisation d’un bordereau de versement qui permet d’avoir une vision succincte des documents versés.

Voici à titre d’illustration, le tableau de la collecte en 2014 :

Département	Service	Nombre de dossiers	Quantité linéaire
Urbanisme	Sécurité publique et santé	366	12 m
Urbanisme	Plans et autorisations	1.029	119 m
Organisation	Assemblées	/	47 m
Organisation	Affaires juridiques	1.982	42 m
Finances	Contrôle des dépenses – marchés publics	/	72 m
Voirie	Etudes et Permis	/	21 m
Démographie	Bureau des Etrangers	/	15 m
Démographie	Etat civil	/	1 m
Démographie	Cultes et inhumations	/	5 m

Les 5 mètres linéaires d’archives émanant des cultes et inhumations (documents papiers, plans, photos, costumes…) ont été sauvés in extremis grâce à la vigilance de la cellule « Energie » de l’Urbanisme. Ces archives étaient abandonnées dans le dépôt mortuaire de l’Avenue du Cimetière de Bruxelles, 114-116 à Evere.

La collecte n’est pas la seule source d’enrichissement des collections. Les accroissements de fonds proviennent également :

d’achats auprès de particuliers ou en vente publique
de dons
de dépôts de fonds d’origine privée (nécessité de convention)

En 2014, le Service a acheté :

Un manuscrit, sous forme de feuillets libres, rassemblés en vue de la publication d’un dictionnaire de police à Bruxelles. Le choix des termes reflète la vie quotidienne à Bruxelles.
Une gravure, un dessin, une affiche, des cartes postales relatives à Bruxelles.
125 photographies sur le thème « Un été bruxellois », réalisées par Bernard Boccara.

En 2014, le Service des Archives a enregistré de nombreux dons, nous n’en citerons que trois :

don de Arlette Dutordoir-Botson : documents se rapportant aux avocats Henri Léopold et Henri Botson, bâtonniers de l’ordre des avocats du barreau de Bruxelles entre les années 1930 et 1950, ainsi qu’à Jean Botson, avocat à Bruxelles. Egalement plusieurs documents se rapportant à Omer Lepreux (1856-1927), vice-gouverneur de la Banque nationale de Belgique, ainsi qu’à Robert Ulens, président de la Commission d’Assistance publique de Bruxelles dans les années 1950 (Collection des archives privées 1116-1135).
don de Jeanne Defenfe : archives relatives au Bruxellois Romain Joeghmans, fusillé en septembre1942 par les Allemands pour aide à l’ennemi, parmi lesquelles une série de lettres adressées à son épouse pendant son incarcération aux prisons d’Anvers et de Saint-Gilles (Collection des archives privées 1103-1115).
don de Gwendoline et Raphaël De Robiano : une collection de 10 000 photographies originales prises par la photographe professionnelle Karin van Lidth de Jeude (1953-2010), sur diverses thématiques en rapport avec Bruxelles telles que des reportages sur les fontaines et sculptures de Bruxelles, sur des événements culturels, etc. (avec cession des droits photographiques).

Dans le cadre de l’appel à la collecte de témoignages sur la vie quotidienne à Bruxelles lancé le 30 juin 2014 à l’initiative de l’Echevine Karine Lalieux, les Archives ont récolté divers témoignages.

Classement, inventaires et encodage.

Cadre et plan de classement

Le tri et le classement constituent la seconde étape incontournable de la chaîne archivistique.

Le cadre de classement est fixé par l’Archiviste général du Royaume.

Le Service des Archives a finalisé son plan de classement (implémenté sur le serveur des Archives) à la fin de l’année 2014 :

il est basé sur les fonctions du Service
il intègre aussi bien les documents papier, que les fichiers et messages électroniques
il permet à l’ensemble du personnel de l’utiliser et de mettre en commun les fichiers selon une arborescence unique
il facilite le classement et la recherche
il permet d’éviter la conservation de doublons
il permet également d’alléger l’envoi de messages électroniques accompagnés de pièces jointes, préférant la mention de la localisation du document dans le plan de classement.

En 2014, le Service des Archives de la Ville de Bruxelles a poursuivi son travail de tri et de classement dans un nombre de fonds émanant de producteurs variés et touchant à des thèmes très différents (archives privées, Ancien Régime, voirie, police, travaux publics XIXème siècle etc.).

Ces opérations de tri, de classement et d’encodage s’accompagnent d’une activité de reconditionnement des documents si nécessaire. La masse de travail accomplie chaque année est impressionnante.

Les inventaires

Depuis 2004, le Service des Archives utilise le logiciel PALLAS pour la description des collections d’archives, des ouvrages de la bibliothèque (y compris les journaux et périodiques) et de l’iconographie, conservés au sein de l’institution.
Ce logiciel est aussi utilisé par de nombreuses institutions.

Pour l’instant, ce sont principalement les nouveaux inventaires d’archives qui sont encodés mais à terme l’ensemble des inventaires d’archives sur papier seront saisis également.

L’informatisation de l’inventoriage facilite le travail des archivistes, la mise à jour des données, et permet une meilleure visibilité et valorisation des collections dont les inventaires sont accessibles sur Internet.

L’utilisation du logiciel Pallas permet, dans certains cas, de relier à la description du document, le document numérisé.

A ce jour, sont ainsi disponibles via ce système :

les estampes commerciales (cartes porcelaines)
les affiches des grands magasins « A l’Innovation »
des affiches sportives et des affiches politiques
plus de 250 cartes et plans de Bruxelles (XVIe-XXIe siècle)
près de 770 registres des archives historiques (Ancien Régime).

Au 31 décembre 2014, le logiciel Pallas contenait :

67 251 descriptions de documents d’archives
12 538 descriptions de références de la bibliothèque
49 791 descriptions de documents issus de la collection iconographique et des collections d’affiches.

Les missions de Conservation

La conservation est l'une des missions fondamentales du Service qui doit pouvoir préserver les archives grâce à des techniques de conditionnement et de restauration répondant à des normes scientifiques en vue de transmettre le patrimoine de la Ville aux générations futures.

Il est en effet essentiel d’assurer la conservation des fonds et collections dans des locaux adaptés (climat, lumière, lutte contre les agents biologiques, polluants, modalités de stockage), par un conditionnement qui évite leur dégradation (boîtes et fardes non acides), le cas échéant en les restaurant et, si besoin est, en réalisant des copies de substitution ou de consultation courante sur supports argentiques (microfilms) ou numériques (fichiers électroniques).

La poursuite du nettoyage, du cachetage et du reconditionnement des documents s’avère une nécessité pour la préservation de ceux-ci.

Quelques exemples de travaux réalisés en 2014 :

Le nouveau tableau topographique a été finalisé. Il permet de localiser chaque fonds et série d’archives entreposés dans l’ensemble du bâtiment à partir d’un tableau « Excel ».
Réorganisation de l’armoire 33, XXL, située dans le « nouveau » bâtiment et qui contient les documents de très grand format.
Les variations de température constatées notamment au 5e étage du bâtiment des archives nécessitent une réflexion et une action concrète (relocalisation) d’une partie des documents qui y sont entreposés sous peine de perte irrémédiable.

La politique de restauration

Les conditions de conservation antérieures, et actuelles, des archives nécessitent le recours à la restauration.
Les priorités sont actuellement mises sur :

la restauration des registres des archives historiques (antérieures à 1795)
les registres paroissiaux dégradés (25 000,00 EUR)
la restauration des albums iconographiques (25 000,00 EUR).
Un budget de 25 000 euros par an est également prévu pour la restauration du « tout-venant » : archives à restaurer avant leur utilisation dans le cadre d’une exposition.

En 2012 et en 2013, une partie du budget alloué à la restauration a été consacrée au nettoyage d’archives moisies qui risquaient de contaminer le dépôt.

Réalisations dans le domaine de la restauration en 2014 :

Restauration de 84 plans portefeuilles
Restauration des registres des recensements de la population de Bruxelles de 1812 et 1816
Préparation d’un nouveau dossier pour la restauration de 162 plans portefeuilles
Préparation de nouveaux dossiers de digitalisation pour la Centrale d’achats (avec évaluation des échantillons par notre Service) : numérisation des registres de l’Etat-Civil de Bruxelles de 1891 à 1914 et de Laeken de 1796 à 1940.

La politique de numérisation : objectifs et réalisations.

Budget prévu annuellement : 75 000,00 EUR (en 2013 et en 2014).

Projets d’archivage des documents électroniques
Projets d’archivage des messages électroniques
Projet pilote de records management
Mise en place d’un bordereau de versement électronique des archives

L’année 2014 a été marquée par :

la poursuite des campagnes de numérisation patrimoniale visant à la préservation des documents originaux
le suivi des dossiers en cours

Quelques exemples de réalisations en 2014 :

Numérisation des registres des recensements de la population de Bruxelles de 1829, 1835, 1842, 1910
Numérisation et indexation de plans portefeuilles (numéros 586 à 2164)
Numérisation d’une série complémentaire de Bulletins communaux (1970-1990)
Numérisation de documents de très grands formats (affiches, plans) et documents divers (photos, dias, cartes postales, registres anciens, ouvrages de la bibliothèque, …)
Travaux de numérisation selon la demande.

La Bibliothèque scientifique et administrative du Service des Archives de la Ville de Bruxelles.

Le Service des Archives de la Ville de Bruxelles gère des fonds d’archives mais aussi une bibliothèque scientifique et administrative.
Le bibliothèque scientifique contient quelque 25 000 volumes (dont 350 ouvrages précieux) ayant trait à la ville ou à l’histoire de Bruxelles. Il y est également mis à disposition des lecteurs des revues scientifiques, historiques et professionnelles.
Un fichier, digitalisé et consultable en ligne, organisé par auteurs et par sujet, permet l’accès aux ouvrages. La description des ouvrages acquis après 2004 est encodée dans le logiciel Pallas.

La bibliothèque administrative contient l’essentiel :

du Moniteur belge
du Recueil des lois
du Mémorial administratif
de la collection du Bulletin communal de Bruxelles de 1844 à nos jours

En 2014, le travail de bibliothéconomie s’est poursuivi :

Alimentation du module de gestion bibliothéconomique Pallas (monographies, revues scientifiques)
Réponses aux questions des chercheurs
Recollement des ouvrages de la Bibliothèque scientifique
Réception et traitement des différents dons (de revues, monographies, brochures, etc.)
Alimentation de la base de données connexe pour l’enregistrement des doubles et leur localisation
Participation aux événements de promotion livresque (Foire du livre), visite régulière des fournisseurs potentiellement intéressants (librairies, AGR, Archives d’Architecture Moderne, etc.).

Les missions de Valorisation et Communication.

Le Service des Archives de la Ville de Bruxelles fait preuve chaque année d’un grand dynamisme dans le domaine de la communication et de la valorisation de ses fonds. Il concentre son action autour de 5 pôles :

l’accueil des publics
les expositions et prêts pour des expositions
la maintenance des sites et réseaux sociaux
les missions de conseil et de sensibilisation
l’organisation ou la participation à des conférences

Accueil des publics

Quelques chiffres :

en 2011, le Service a accueilli 4 085 lecteurs, qui ont consulté 11 182 documents (hormis les documents accessibles en salle de lecture).
en 2013, le Service a accueilli 5 232 lecteurs
en 2014, le Service a accueilli 5 022 lecteurs dont 1 344 nouveaux lecteurs, soit une moyenne de 23 lecteurs par jour dont 6 nouveaux lecteurs quotidiens et de 75 documents par jour (hormis les documents accessibles en salle de lecture).

Concernant les chiffres de consultation des fonds, on constate que la numérisation progressive des archives entraîne la diminution du nombre de documents originaux consultés (registres de la Population, Archives historiques, registres de l’Etat civil). Exception est faite pour la Collection iconographique. En effet, suite à la perte des fichiers conservés sur le serveur P (Colossus) en novembre 2013, la version électronique des documents iconographiques restant inaccessible, il a malheureusement fallu donner les documents originaux en consultation.
De même, le rétro catalogage et l’encodage immédiat des inventaires sur l’outil Pallas entrepris depuis quelques années expliquent l’explosion continue du nombre de documents consultés pour certaines collections telles que la collection des journaux et périodiques et la collection des Archives de la Guerre 1914-1918.
La consultation des archives de la Première Guerre mondiale connaît aussi une hausse remarquable en 2014, en raison de la commémoration du centenaire de la guerre et de la mise en ligne du site web « Bruxelles occupée 1914-1918 » par les Archives de la Ville de Bruxelles. Enfin, le nombre de dossiers de permis d’urbanisme donnés en consultation ne cesse de croître depuis 2010.

La salle de lecture sera prochainement déplacée au 1er étage du Waucquez pour libérer de l’espace de stockage au rez-de-chaussée. Le personnel scientifique a été sollicité pour participer à quelques réunions avec les architectes de la Ville de Bruxelles en vue de réfléchir aux besoins pratiques et à l’aménagement de cette nouvelle salle de lecture. De nouveaux compactus seront installés à la place de l’ancienne salle de lecture.

Tout est mis en œuvre pour faciliter l’accès aux documents.

Certains documents numérisés sont consultables en salle de lecture comme les fichiers des étrangers arrivés à Bruxelles avant 1930, les fiches index des dossiers de travaux publics ou les fiches des ouvrages de la bibliothèque acquis avant 2004.

Une partie des documents numérisés est désormais consultable en ligne sur le site web de la Ville comme les Almanachs de commerce (1833-1963), la revue les Cahiers Bruxellois (1956-2005), les Livres d’Or des réceptions à l’Hôtel de Ville (1843-2010), les Bulletins communaux (1848-1978).

La mise en ligne, via Pallas, de l’ensemble des images numérisées de la collection iconographique accompagnée de leur description archivistique est en cours. Il en est de même pour les partitions musicales du Théâtre royal de la Monnaie mises en ligne via le site d’Internet Archive.

Plusieurs systèmes informatiques ont également été développés pour permettre la visualisation et la recherche dans certains documents spécifiques :

le programme de consultation des registres des recensements de population de 1856 à 1900
le programme de consultation du journal « Le Soir » par recherche de mots clés et par année pour la période de 1887 à 1970 (projet réalisé en collaboration avec la Bibliothèque Royale de Belgique)
le programme de consultation de la revue de presse de la Ville, par recherches de mots clés et par année (1980-2010)
l’ensemble des registres paroissiaux conservés par le Service des Archives et consultables en salle de lecture via le système intranet des Archives générales du Royaume (projet réalisé en collaboration avec les AGR).

Enfin la politique d’accueil des publics du Service se manifeste à travers :

l’organisation de visites guidées des collections et des bâtiments à la demande de différents groupes, notamment d’étudiants
l’accueil de stagiaires dans le cadre de leur formation
la participation du Service au projet « Bruxelles bienvenue »
la réponse aux sollicitations écrites du public, des journalistes et des services de la Ville.

Salle d'accueil

Les expositions

Aucune exposition n’a été organisée aux Archives de la Ville de Bruxelles dans le courant de l’année 2014.
Toutefois, les Archives ont participé à la coordination de l’exposition « 1914-1918. Bruxelles à l’heure allemande » qui s’est déroulée du 21 août 2014 au 3 mai 2015 au Musée de la Ville de Bruxelles (appel public aux prêts/dons : gestion des appels et propositions, suivi, numérisation de divers documents pour l’exposition).

Pour pallier les expositions temporaires, les Archives ont choisi de valoriser de manière plus pérenne leur patrimoine documentaire sur Internet, à travers le site historique et éducatif 14-18 Bruxelles occupée.

Le Service a également prêté des documents pour l’organisation d’expositions comme par exemple pour l’exposition Ciné stories, à la Maison des Traditions et du Folklore, Bruxelles, du 4 septembre au 4 octobre 2014 (17 affiches ainsi que de nombreux documents manuscrits et iconographiques).

Trois dossiers de demandes de prêts pour des expositions qui se dérouleront en 2015 ont été introduits en 2014.

Sites internet et réseaux sociaux

Dans le domaine de l’internet, le Service des Archives de la Ville de Bruxelles fait également preuve d’un grand dynamisme.

Sites des archives de la ville

Le site internet du Service des Archives de la Ville de Bruxelles est abrité sur le site de la commune. Il permet aux publics de se familiariser avec le fonctionnement du service et de faire des recherches en ligne. Il est mis à jour régulièrement.

Site dédié à la Première Guerre Mondiale : un projet réussi

Dans le cadre des commémorations du centenaire de la Première Guerre mondiale, le Service des archives a développé un site internet « Bruxelles occupée 14-18 ».
Lancé le 27 janvier 2014 et disponible en trois langues (français, néerlandais et anglais), le site relate la vie quotidienne des Bruxellois pendant l'Occupation allemande.
Il se veut avant tout pédagogique et en évolution constante. De nouveaux articles illustrés sont donc ajoutés régulièrement.
Résultats :

23 000 visites en un an, dont 5 000 hors de la Belgique
87 000 pages lues
plus de 1 000 «suiveurs» sont abonnés aux comptes Twitter et Facebook (206 « j'aime »).
Le site a suscité l’intérêt de nombreux médias, belges et internationaux, et a débouché sur des demandes de recherches d’illustrations pour des émissions de la RTBF et des interviews pour Télé-Bruxelles, TV-Brussel, RTL-TVi, Vivacité, …

Publication mensuelle sur le site de la Ville
Depuis plusieurs années, les Archives publient mensuellement une chronique sur le site de la Ville (un document d’archive par mois remis dans son contexte historique et suivant l’actualité). Il s’agit de documents rares, étonnants, que le Service met en ligne accompagnés d’un texte explicatif à destination du public. Plusieurs de ces documents ont retenu l’attention des médias.

Page Facebook
La page Facebook des archives comptait 292 mentions « J’aime » au 31 décembre 2014. La page a été alimentée en fonction de l’actualité.

Conférences et missions d’expertises

L’équipe des Archives de la ville de Bruxelles participe tout au long de l’année à des colloques de formation et d’information.

Quelques exemples de conférences au Service des Archives de la Ville en 2014 :

Conférence de clôture du colloque « Habemus Gender », ULB (16 mai 2014)
Journée d’étude organisée aux Archives de la Ville de Bruxelles, en collaboration avec les Archives générales du Royaume : « Les sources de l’histoire ancienne de Bruxelles : recherches en cours et perspectives nouvelles » (26 septembre 2014)
Journée de formation « Communes et CPAS, comment gérer nos archives au quotidien ? », organisée par le groupe de travail et d’information des Archives communales et CPAS bruxellois (GTI-Archives) aux Archives de la Ville de Bruxelles (9 octobre 2014)
Débat sur la question de la destruction ou de la conservation des dossiers individuels des étrangers (1952-1961) organisé aux Archives générales du royaume (10 décembre 2014).

D’autre part, les équipes du Service ont participé à plusieurs réunions de l’Association des Archivistes Francophones de Belgique (groupe de travail, assemblée générale, conseil d’administration) ainsi qu’au Comité des Éditions des Archives et Musées, le 2 avril 2014 et le 22 octobre 2014.

Quelques exemples de missions de conseil et de sensibilisation réalisées en 2014 :

De mai à octobre 2014 : marché public relatif à la dématérialisation du courrier entrant/sortant et des factures (département Finances) de la Ville de Bruxelles. Participation du service des Archives aux présentations des cinq soumissionnaires retenus, analyse des offres et cotation de celles-ci.
Enquêtes archivistiques au service des Espaces Verts et à la cellule Travaux et Etudes (département de la Voirie), en vue de la poursuite de la rédaction du tableau de tri des archives de ce département.
Des instructions relatives au classement et aux délais de conservation des archives ont été fournies à plusieurs services qui en faisaient la demande : une demande concernant la construction de boîtes, trois demandes concernant la procédure de versement des archives, 11 demandes sur le classement et la destruction des archives.
Le Service des Archives a accueilli plusieurs étudiants pour répondre à leurs questions spécifiques relatives à l’archivistique.

Les services d’archives des communes de la Région de Bruxelles-Capitale travaillent en étroite collaboration afin de partager leurs expériences et de recueillir des conseils auprès de leurs homologues, notamment en matière de numérisation, de tableaux de tri...

Publications

C. Vreugde et J. Houssiau, « Les écoliers à Bruxelles pendant la Première guerre mondiale », dans Cahiers Bruxellois, 2014, t. 46, pp. 41-54.

J. Houssiau, « Un cadre de vie, de travail et d’expression du pouvoir », dans « Le Palais du Coudenberg à Bruxelles » (éd. V. Heymans), Bruxelles, 2014, pp. 130-150.

J. Houssiau, « 1835, Un voyage avec la Flèche » ; « 1864, Un géant à Bruxelles » ; « 1910, Une visite impériale » ; « 1927, Un oiseau américain à Bruxelles » ; « 1985-1995, Un pape à Bruxelles », dans Bruxelles Patrimoine, 11-12, 2014, pp. 24-25, 42-43, 58-59, 74-75, 102-103.

Reproduction de documents

La valorisation des collections passe également par la reproduction de documents en vue de leur publication, tâche qui entraîne chaque fois la réalisation d’un dossier administratif.

En 2014, 138 dossiers ont été traités, 275 reproductions fournies et divers documents ont été numérisés dans le Service (Archives anciennes, Plans Portefeuilles, Nouveaux Plans Portefeuilles, Plans Travaux Publics, Affiches, Photos Fonds Architecture, Archives de la Guerre, Ouvrages de la Bibliothèque, Archives privées, etc.).

Le Service a suivi des demandes de recherches et de renseignements par courrier ou messages électroniques, et fait des recherches pour des demandes de reproductions émanant de l’étranger.
Enfin, le Service des Archives a géré et scanné 48 dossiers de Travaux Publics pour les lecteurs.

Défis et projets du Service des Archives

Restauration et amélioration du serveur contenant les archives numérisées du Service.

L’année 2014 a été marquée par les suites de l’incident technique majeur survenu fin novembre 2013 au serveur conservant la totalité des archives numérisées par le Service des archives depuis plus de 10 ans, occasionnant la perte de fichiers. La tentative de restauration des données s’est avérée être un échec dans la mesure où les données récupérées ne l’ont pas été à la date du jour précédent l’incident. Cet incident a donc mis en évidence l’absence d’un Plan de Reprise d’Activité (Disaster Recovery Plan – DRP) au sein de l’organisation informatique.
Les données placées sur ce serveur n’ont plus été accessibles au public pendant plusieurs mois, et il a été impossible pour le Service d’y charger les données résultant de la numérisation.
En décembre 2015, le travail de vérification des données et le rechargement sur le serveur des données perdues ne sont toujours pas achevés. Une solution transitoire de préservation sur un second serveur a été proposée par le service informatique, en attendant la mise en place d'un système véritablement efficace.

Projet de déménagement de la salle de lecture des Archives de la Ville

Des travaux d’entretien courants ont été opérés dans le bâtiment et sur les façades. Toutefois, la taille du vieux bâtiment industriel et son architecture, ne sont plus adaptés.
Depuis plusieurs années, le Service des Archives a attiré l’attention du Collège des Bourgmestre et Echevins de la Ville sur le manque de place au sein du dépôt actuel pour exercer les missions premières, et légales, du Service qui sont de collecter et conserver les documents produits par l’administration.
D’autre part, la structure des entrepôts Waucquez, dont l’originalité architecturale a été conservée, ne permet plus de respecter les nouvelles normes de conservation.
"De cette époque (1901) subsistent un étonnant ascenseur « Jaspar », de solides étagères en bois, des tables de coupe, des chariots en bois destinés au transport interne des marchandises et des meubles de rangement toujours utilisés dans le dépôt. L’agencement des magasins répond aux critères de l’époque qui préconisent un éclairage abondant. Pour cette raison, chaque niveau dispose de vastes verrières. Un escalier droit à montées divergentes relie les étages entre eux. Le complexe connaîtra de nombreuses extensions dont la dernière en 1921. L’importance de cette firme textile était telle qu’elle disposait de son propre bureau de poste dont les guichets ont été conservés".
(source)

Le déplacement de la salle de lecture au 1er étage du bâtiment Waucquez et l’installation de compactus au rez-de-chaussée, dans l’ancienne salle de lecture, permettront de résoudre, provisoirement le problème de place, sans nécessairement améliorer les conditions de conservation.

Projets d’extension à l’étude

Des projets d’extension ont déjà été étudiés, et un projet a été remis en 2014 lors du lancement du nouvel appel du Fonds européen de développement régional (FEDER) en région bruxelloise pour soumettre la proposition de construction d’un pôle culturel et patrimonial sur le site des Archives, permettant ainsi d’agrandir le dépôt. Le projet n’a malheureusement pas été retenu. Le Service des Archives poursuit donc sa croisade pour pouvoir un jour, peut-être, disposer d’un dépôt plus spacieux et répondant aux normes de conservation actuelles.

Nous remercions vivement Madame Virginie Coumans, archiviste-historienne au Service des Archives de la Ville de Bruxelles, ainsi que Monsieur Frédéric Boquet, archiviste en chef du Service des Archives de la Ville Bruxelles, de leur précieuse collaboration.

Statistiques.

Du 1er janvier 2015 au 27 nov. 2015 : 154 536 visiteurs ont fréquenté le PIAF.

En 2014, il y a eu 149 857 visiteurs uniques.

Vous êtes 63,5 % de nouveaux visiteurs. Vous venez de tous les horizons de la Francophonie : France, Canada, Côte d'Ivoire, Maroc, Algérie, Cameroun, Belgique, Tunisie, Sénégal, Suisse. La fréquentation quotidienne est de 467 visiteurs différents soit un peu plus de 14 000 visiteurs différents chaque mois à présent. La fréquentation est en augmentation.

Le temps passé par chaque internaute sur le portail reste conséquent. Si le temps moyen de connexion sur le site est de 3,41 minutes, 13 % des visiteurs passent entre 15 mn et 1h sur le site et 4 % y passent plus d'une heure.

Merci à tous ceux qui font, qui utilisent et qui financent le PIAF !

Caroline Becker, webmestre du PIAF.

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