Lettre n°9

Editorial du Cri du PIAF n°9

Didier Grange, Président du comité directeur du PIAF

(R)évolution ! Ou une nouvelle étape dans la vie du PIAF

Le Comité de pilotage du Portail s’est réuni à Paris au mois de janvier pour faire le point.

1) Repenser le futur PIAF

Lors de ce traditionnel rendez-vous annuel, trois demi-journées ont été consacrées à la révision du site. Le but du travail, évoqué dans un précédent Mot du Président, n’est pas de faire table rase du passé : le PIAF, tel qu’il est aujourd’hui, fonctionne et donne en général satisfaction. Mais la version actuelle du Portail a cinq ans. Le temps est donc venu de remettre les choses à plat et de discuter collectivement les objectifs, le contenu, le fonctionnement, les fonctionnalités, la ligne graphique, l’accessibilité et l’entretien du site. Sans oublier qu’il y a aussi un certain nombre de choses à corriger dans la version actuelle du Portail. En résumé, il s’agit plus de faire évoluer le PIAF que de le révolutionner…

Même si nous pouvons rêver, il convient toutefois de trouver une solution qui soit supportable tant du point de vue financier qu’organisationnel et technologique. Il va sans dire que les débats autour de l’avenir du PIAF ont été animés. Les premiers contours du futur Portail ont été dessinés au gré de l’évolution des échanges. Sans entrer dans les détails, un accord semble se dessiner sur un certain nombre de points :

• les utilisateurs doivent être au centre de la réflexion ;
• la structure actuelle, répartissant les volets en silos trop imperméables, doit être cassée et remplacée par une nouvelle approche plus transversale ;
• le module « Se Former » doit demeurer prioritaire ;
• le nouveau PIAF doit tenir compte du très fort emploi des mobiles et des tablettes ;
• la notion de communauté doit prendre une place plus importante et plus visible ;
• finalement, le graphisme doit être revu et la page d’accueil complètement recomposée afin de donner un coup de jeune au Portail.

A la fin de l’exercice, nous sommes repartis dans nos institutions respectives avec des interrogations mais aussi avec quelques acquis. Deux des participants vont nous adresser d’ici peu un premier document qui nous servira de base pour la suite de ce projet.

Cette (r)évolution du PIAF s’annonce donc aussi passionnante qu’ardue. Elle risque fort de nous occuper non seulement en 2014 mais aussi l’année prochaine.

2) Des projets et réalisations du PIAF

Le Comité de pilotage n’a toutefois pas limité ses travaux à ce seul et unique point. Le PIAF continue son petit bonhomme de chemin et il nécessite une attention régulière jusqu’à son remplacement par une nouvelle version. Aussi, le Comité de pilotage a abordé différents thèmes. Passons-les en revue brièvement :

a) En ce qui concerne le volet « Se Former », nous avons pris connaissance de l’avancement des différents modules. A noter que nous avons enfin trouvé des collègues prêts à rédiger de nouveaux textes pour le module 10 consacré aux Bâtiments et locaux d’archives. Nous avons convenu de créer un module par rapport aux archives audio-visuelles. Des auteurs ont manifesté leur volonté de réviser leur contribution passée. Nous avons décidé de revoir ou, dans certains cas, de compléter les très nombreux exercices disséminés dans les modules du volet. Mises bouts à bouts, toutes ces nouvelles sont positives et laissent bien augurer de l’évolution de ce volet fondamental pour le Portail.

b) Le travail entrepris sur la Bibliographie archivistique se poursuit. Un premier rapport a été pris en considération. Il est probable que cette bibliographie migre prochainement sur un nouvel outil. Des tests devraient être réalisés pendant le printemps de manière à voir si la solution retenue est satisfaisante. Un gros travail d’élagage a aussi été fait par rapport aux titres mentionnés dans la bibliographie. Leur nombre a donc diminué. Soulignons qu’à terme, il serait judicieux de lier directement les notices de la bibliographie aux textes qui se trouvent en ligne ou, quand cela est possible, aux versions numérisées des textes.

c) Vous vous souvenez que l’année passée, pour la première fois, le PIAF avait été au centre du Stage Technique International des Archives, le très réputé STIA. Ce partenariat sera maintenu en 2014. Le stage se déroulera cette année entre les mois de mai et de juin à Paris. Le PIAF sera à nouveau l’une des ressources principales - si ce n’est pas ressource principale du Stage. Les réunions préparatoires sont en cours. Nous espérons que cette nouvelle édition montrera l’ampleur des ressources disponibles sur le PIAF et permettra de faire connaître le Portail et d’améliorer son contenu grâce à l’apport des participants. Point positif à relever, nous avons constaté que de nombreux stagiaires de 2013 poursuivent leurs échanges sur le PIAF encore aujourd’hui.

d) Grâce à Anne-Marie Bruleaux, Caroline Becker et Ibrahima Lo, tous membres du Comité de pilotage du PIAF, le Portail a été présenté à Port-au-Prince, Haïti, lors de la Troisième Semaine internationale des archives francophones (SIAF3), qui s’est tenue au mois de décembre 2013. A la suite des exposés et des débats autour du Portail, les collègues haïtiens ont fait part de leur volonté d’organiser régulièrement des « vendredi du PIAF » afin de mieux faire connaître le PIAF et ses possibilités, et de renforcer la communication et la coopération entre les archivistes du pays. Aux dernières nouvelles, le premier vendredi du PIAF s’est déroulé récemment. Saluons cette initiative à la fois originale et pleine de promesses.

e) La question de la certification ou de l’accréditation a été reprise une fois encore par le Comité de pilotage. Sans plus de succès que lors des précédentes rencontres. Force est de constater que le rôle du PIAF n’est pas d’émettre des certifications (même si la demande existe et qu’elle est légitime). Le sujet est plutôt du ressort des universités et des gouvernements, voire des associations professionnelles. A ce stade, nous avons préféré concentrer notre attention sur une autre possibilité, celle d’obtenir un label auprès de l’AUF (Agence Universitaire de la Francophonie). Le PIAF va donc explorer cette piste ces prochains mois et voir dans quelle mesure nous pourrions présenter le Portail aux instances de l’AUF en vue de l’obtention de ce signe de reconnaissance recherché.

3) Des forces vives et nouvelles pour le PIAF

On le voit, une fois encore, ce sont de très nombreux sujets qui ont été abordés au cours de la réunion annuelle du Comité de pilotage. Pour entreprendre ou poursuivre tous les projets déjà démarrés ou prévus, nous devons compter sur l’apport et l’engagement de différentes personnes qui apportent leurs compétences, leur expérience et leur enthousiasme. Aussi, nous sommes heureux de pouvoir élargir et étoffer notre Comité en accueillant Mesdames Aïda Chebbi (Institut supérieur de documentation, Tunis), Yamina Mahmoud (Ministère des affaires sociales, Tunis) et Sabine Mas (Ecole de Bibliothéconomie et des Sciences de l’information, Montréal). Toutes trois vont jouer un rôle prépondérant dans l’avenir du Portail.

4) Le PIAF a le vent en poupe

Pour terminer ce tour d’horizon, il convient de relever que le PIAF est visité et utilisé par un nombre croissant d’internautes. Ce sont plus de 140'000 personnes différentes qui ont recouru à ses ressources en 2013 (contre près de 90’000 en 2012). Ce fait est aussi remarquable qu’encourageant. Il nous motive beaucoup pour la suite de nos différents projets.

Dernières nouvelles du PIAF…

Réunion annuelle du comité de pilotage du PIAF les 22, 23 et

24 janvier 2014

Le comité de pilotage s’est réuni trois jours en janvier aux Archives nationales  (Pierrefitte-sur-Seine puis Paris) afin d’établir le traditionnel bilan de l’année passée et définir les objectifs de l’année en cours.
Un travail de relecture de tous les modules va être effectué cette année par Marcel Caya et par les auteurs afin de repérer les points à améliorer ou à actualiser. Le travail de maintenance du site suit son cours. Quelques transformations de notre plateforme collaborative, E Pro, vont avoir lieu (changement de version de logiciel, simplification de l’utilisation). Et comme en 2013, l’équipe du PIAF travaillera à la réalisation du STIA 2014 en étroite collaboration avec le département de la formation de la direction des patrimoines.
La grande entreprise de l’année qui se profile est la refonte du site PIAF que nous voudrions plus adapté aux nouvelles demandes des internautes et plus simple d’utilisation. Pour ce qui est de la forme, l’objectif est de simplifier la navigation, de permettre à l’internaute d’obtenir plus rapidement ce qu’il cherche, de développer une application mobile/Smartphones et d’alléger la structure visuelle. Pour ce qui est du contenu, cette refonte doit s’accompagner d’une mise en valeur de la notion de communauté, d’un enrichissement de la documentation proposée, d’un espace intitulé « foire aux questions » et de nouveaux exercices.  Nous profiterons de ces changements pour créer sur le Portail un parcours pour les débutants à qui nous indiquerons précisément comment utiliser le PIAF, quel thèmes aborder en priorité et sous quel angle, quels chapitres n’aborder qu’à la toute fin de leur formation.

La SIAF 3 et le PIAF en Haïti

La 3ème édition de la Semaine Internationale des Archives Francophones s’est déroulée en décembre 2013 en Haïti. Elle a été mise en place par Monsieur Jean Wilfrid Bertrand, directeur des Archives nationales d'Haïti. Il a été soutenu dans ce projet par les plus hautes instances de son Etat et par l’Association Internationale des Archivistes Francophones (AIAF). Les deux premières éditions de ces SIAF avaient eu lieu à Dakar au Sénégal (2009) et à Hanoï au Vietnam (2011).

 
Monsieur Jean Wilfrid Bertrand, directeur des Archives nationales d'Haïti

Ces rencontres ont pour objectif de rassembler la communauté des archivistes francophones de la région pendant une semaine autour d’un thème de réflexion. Les participants assistent à des conférences, ateliers et tables rondes. Le thème retenu pour cette SIAF 3 par Monsieur Jean Wilfrid Bertrand était : « le rôle des archives comme piliers dans la constitution d’un Etat dans un pays en voie de développement ». Cet événement coïncidait de plus avec le départ à la retraite du Directeur des Archives nationales d’Haïti après trois décennies de bons et loyaux services.

 
M.Hervé Lemoine, directeur du Service Interministériel des Archives de France à la SIAF 3

Au cours de cette semaine, une journée a été consacrée à la présentation du PIAF, de ses ressources pédagogiques et documentaires. Un des problèmes en Haïti est en effet la formation des personnels d’archives. Il n’existe pas de filière ni de statut pour les archivistes, pas plus que de cycle de formation fiable.
Les conférences, menées par Monsieur Ibrahima Lo et Madame Anne Marie Bruleaux, face à un public d’une cinquantaine d’archivistes, visaient à montrer comment le PIAF peut apporter des réponses aux préoccupations haïtiennes. D’un commun accord, intervenants et auditeurs ont choisi de se pencher sur la question des instruments de recherche qui ne sont pas très développés dans les archives de ce pays et dont l’absence s’est fait cruellement ressentir juste après le tremblement de terre de 2010. Cette rencontre a abouti à la mise en place à Port-au-Prince des vendredis du PIAF, orchestrés par Monsieur Jean Kern Belizaire, adjoint de Monsieur Jean Wilfrid Bertrand.
Les responsables d’archives dans les ministères sont invités à se rencontrer une fois par mois aux Archives nationales pour échanger sur leurs pratiques et étudier les solutions offertes par les modules de formation du PIAF. Lors de la première séance le vendredi 31 janvier 2014, Jean-Wilfried Bertrand a fait un discours de présentation et de motivation sur l’intérêt de ces formations à distance. Jean-Kern Belizaire, directeur technique des archives nationales, a ensuite présenté le site et son utilisation aux 35 personnes présentes. Monsieur Belizaire a reçu une formation à la présentation du PIAF en décembre lors de la SIAF 3.

 Mise en ligne du nouveau module 5 du PIAF

Après quelques mois de travail acharné de la part de son auteur, Cynthia Couture, et du responsable PIAF des contenus pédagogiques, Marcel Caya, le nouveau module 5 consacré à « la gestion et le traitement des archives courantes et intermédiaires » est en ligne !

Réalisé en tout premier lieu pour les débutants, ce module permet de rentrer en douceur dans cette problématique centrale du métier de l’archiviste. Il est extrêmement complet et brille par sa clarté ! Y sont consignés tout ce qui a trait à la gestion des documents, d’une institution, les outils, les procédures, les méthodes requises.
Vous y trouverez de nombreux liens vers d’autres modules de cours pour approfondir certains points et en particulier vers le module 14 qui propose des suggestions très concrètes concernant la gestion des archives courantes et intermédiaires.
Pour mener à bien la rédaction de ce module, Cynthia Couture a fait appel à la collaboration de Judith Boissonneault, Justine Boivin,
François Burgy, Marcel Caya, Normand Charbonneau, Nadine Chrétien, Carol Couture, Henri
Duvillard, André Gareau, Josée Lacouture, Sabine Mas et Vivianne Maréchal.
Une version préliminaire de ce module a été déposée pour étude dans le cadre du Stage Technique
International d'Archives (STIA) 2012. Les commentaires recueillis ont permis de valider et d'apporter
des modifications au contenu. Vos suggestions demeurent les bienvenues. Comme l’ensemble des contenus publiés sur le PIAF, ce module est le fruit d’un travail collaboratif !
Cynthia Couture a complété une maîtrise en science de l'information option archivistique en 1998 à l'Université de Montréal (EBSI). Ses expériences de travail (notamment dans le domaine municipal) lui ont permis de participer à divers projets : gestion de documents numériques et numérisation de documents. Depuis juin 2011, elle est directrice adjointe du Service des archives et de gestion des documents de l'Université du Québec à Montréal (UQAM). Elle est particulièrement intéressée par le développement du rôle de l'archiviste auprès de la clientèle institutionnelle, l'approche client et la gestion intégrée des documents.        

Les MOOC (Massive Open Online Course)

Le PIAF se tourne vers les MOOC avec la mise en ligne, à titre expérimental, de petits films réalisés par Anne Marie Bruleaux. Pour l'instant ces tutoriels ne sont accessibles qu'à certains membres de la communauté E Pro.

Si vous avez une bonne expérience en matière de MOOC et que vous souhaitez partager avec nous vos productions archivistiques ou même vos conseils, nous sommes ouverts à toute forme de collaboration !

Regard vers une institution membre de l’AIAF…

Les Archives nationales d'Haïti

Bâtiment des Archives nationales d'Haïti.

Créées en 1860, les Archives nationales d’Haïti constituent la plus ancienne institution du pays. Elles sont dirigées depuis 1983 par Jean Wilfrid Bertrand assisté de Monsieur Jean-Kern Belizaire.
Les Archives nationales en Haïti sont sous la tutelle du Ministère de la Culture et de la communication. Elles ont pour mission de collecter, trier, classer, conserver et communiquer les documents produits par les différentes instances de l’Etat. Les documents les plus anciens remontent à la période de l’indépendance  proclamée le 1er janvier 1804. Le plus vieux document conservé est un registre d’Etat Civil qui date de l’année 1793. Les différents fonds gérés par les Archives nationales sont répartis sur différents sites (ex : site de Delmas 75 pour l’Etat Civil).

Depuis 30 ans, Jean Wilfrid Bertrand est très présent sur la scène nationale afin de sensibiliser les gouvernements successifs d’Haïti à l’importance primordiale des archives dans la constitution d’un Etat et de son histoire. En janvier 2010, alors que Monsieur Bertrand assiste une réunion d’archivistes francophones en Belgique, survient une des plus grandes catastrophes sismiques de l’île: 60 ans d’histoire du pays, des milliers de documents d’archives (concernant en particulier l’état civil) sont menacés. Les professionnels locaux soutenus par des experts internationaux –dont certains se déplacent in situ-, mettent en place un « programme de gestion des documents administratifs ». Mis à part le bâtiment principal d’archives, construit en 1934, les dégâts matériels dans les autres dépôts sont énormes.

Depuis quatre ans, l’aide internationale ne faiblit pas et vient efficacement soutenir l’engagement et le travail acharné de Monsieur Bertrand et de ses équipes.

Les missions d'Archivistes sans Frontières (ASF)

En 2011, l’association Archivistes sans Frontières dépêche une équipe de spécialistes, un an après le séisme, pour réaliser un état des lieux et mesurer l’ampleur de la tâche qu’il faut encore accomplir.
La mission de l’équipe d’archivistes sans frontière consiste à réaliser un plan de classement pour le ministère des affaires étrangères. Ce plan s’inspire du plan de classement des archives du MAE français mais tient compte des spécificités haïtiennes. Ce travail s’accompagne de séances de formation des archivistes locaux (explication du plan de classement, prise en main des outils informatiques mis en place) afin qu’ils puissent prendre le relai après le départ d’ASF.

 
Les Archives nationales d'Haïti en 2011*

Du 24 janvier au 9 février 2014, une nouvelle mission d’ASF se dessine : identifier et traiter les archives restées en l’état dans le bâtiment désaffecté du ministère de l’Agriculture. Cette mission, menée comme celle de 2011, par Christophe Vigneron et Véronique Parmentier, leur a permis de mesurer les progrès accomplis en 3 ans.

 
Les Archives nationales d'Haiti en 2014*

Qu'est ce que l'association ASF ?

La section française d’Archivistes sans frontières – ASF-France – est une association type loi de 1901, créée en 2005. Elle aide à la conservation des archives en danger de disparition ou de dommages irréversibles par l’envoi sur le terrain d’archivistes chevronnés pour aider à la mise en place d’un vrai programme d’archivage, après un état des lieux et un récolement du patrimoine documentaire à préserver.
ASF-section France veut faire prendre conscience à la société de l’intérêt de la conservation et de l’utilisation des archives pour garantir le respect de ses droits. Pour la réalisation de ces objectifs, ASF–France suit les axes de travail définis par ASF-International.
ASF-section France regroupe une soixantaine d’archivistes français qui acceptent tous de partir partout dans le monde , là où des archives en français sont en péril.

Le comité français du Bouclier Bleu (cfbb) s’est également mobilisé sous l’égide du Comité international du Bouclier bleu. Pour venir en aide aux collègues haïtiens et les aider à remettre en condition leurs collections, le cfbb a crée un Centre de traitement et de formation aux documents endommagés appelé ARCHE. Cette unité mobile en bois a rejoint Port-au-Prince en mars 2013 pour 18 mois. Des équipes de bénévoles ont été constituées afin de gérer l’ARCHE sur place et de former les archivistes haïtiens.

Conclusion

Le bilan en ce début d’année 2014 est mitigé. 80% des documents menacés ont été sauvés mais le séisme a occasionné des pertes irremplaçables et les documents retrouvés sont encore, pour la plupart, stockés dans des containers inappropriés et donc inaccessibles. Les archivistes locaux manquent de moyens financiers, de personnel supplémentaire et de locaux dédiés. Pour répondre à ces besoins pressants, il a été établi dans les différents services d’archives des ministères des formations pour les agents en charge des archives. Un système de climatisation naturelle, permettant la circulation de l’air, est actuellement à l’essai dans le bâtiment principal. Si les tests sont concluants, il sera mis en place dans les autres dépôts d’archives. Ce système permet de ventiler et de maintenir une hygrométrie constante à moindre coût.
Un vaste et ambitieux projet de numérisation des registres d’Etat Civil est en cours. En effet, la gestion de ces documents est une mission des archives nationales aussi chronophage qu’elle est essentielle. Elle mobilise un personnel important, et ce au détriment du traitement des autres fonds d’archives notamment les fonds anciens. Les registres d’état civil des dix départements haïtiens sont conservés aux archives nationales où affluent toutes les demandes ayant trait à leur contenu. De retour de leur mission en 2014, l’équipe d’ASF détaille dans son rapport l’organisation mise en place pour répondre au mieux à ces demandes.

« Afin de pouvoir répondre à la demande dans un délai acceptable pour l’usager et pour éviter à terme de mobiliser trop de personnel sur ces tâches sans en diminuer la qualité, les archives nationales se sont engagées dans un vaste et ambitieux projet de numérisation et de gestion électronique des documents d’Etat civil.
Le projet de numérisation concerne l’ensemble des registres conservés sur le site. Un circuit complet a été mis en place de l’enregistrement par code-barres du registre en passant par la prise de vue jusqu’à la saisie des métadonnées avec un contrôle de qualité des images. Chaque prise de vue d’une page de registre est découpée en autant d’actes qu’elle comporte et chacun est indexé selon les habituelles clés géographiques, chronologiques, typologie d'acte etc... Les images sont enregistrées sur serveur, qui est lui-même sauvegardé en plusieurs exemplaires sur disque dur externe en d’autres localisations physiques.
Ce projet doit à terme permettre de ne plus manipuler les registres papiers lors des demandes d’extraits. Actuellement le personnel des archives fait les recherches dans les registres papiers, puis retranscrit intégralement (et à l’identique) sur un modèle de saisie préétabli en format texte, alimentant en même temps une gigantesque base de données. A long terme, cette base données s’agrandissant et la numérisation se poursuivant, il devrait donc être possible qu’une demande d’extrait soit traitée en quelques minutes, alors qu’il faut aujourd’hui parfois plusieurs semaines, notamment lorsque ces demandes viennent de province ou pour les haïtiens de l’étranger notamment.
Ces demandes génèrent cependant des revenus substantiels aux archives nationales, qui peuvent ainsi développer d’autres projets » (extrait du site d’ASF).

*Ces photographies ont été réalisées par les chargés de missions d'ASF.

Statistiques (1er janvier-1er juillet 2014)

Le nombre de visites sur le PIAF continue à augmenter de manière significative cette année ; après un bond des fréquentations de 12% en 2013, nous avons constaté une hausse de 3% en cette première moitié d'année 2014. 88 914 visiteurs différents se sont connectés entre le 1er janvier et le 1er juillet 2014.

La durée des visites reste stable, les utilisateurs se connectent en moyenne 3 minutes 40 en 2014. Ce résultat, croisé avec d'autres données, nous permet d'établir le profil et les habitudes des utilisateurs du PIAF. Le Portail est maintenant consulté par des internautes qui reviennent régulièrement et connaissent de mieux en mieux le site ; ils viennent chercher des informations ponctuelles.  Un deuxième type d'utilisateurs vient sur le PIAF pour se former ; la mise en service des contenus pédagogiques au format PDF permet de télécharger rapidement les modules de cours sans rester connecté longtemps. Ont été consultées dans la période 147 415 pages.

Pour ce qui est du classement des pays qui se connectent le plus, les données restent sensiblement les mêmes cette année. En tête la France et le Canada suivi de la Côte d’Ivoire, du Maroc, de l’Algérie, de la Belgique, de la Tunisie, du Cameroun, du Sénégal,  et de la Suisse.

La communauté des piafnautes continue à prospérer. La plateforme de travail collaboratif et de réseau social, E Pro, compte aujourd'hui 891 membres répartis sur 56 groupes.

Enfin, le nombre d’internautes utilisant un Smartphone ou une tablette pour consulter le PIAF a encore doublé, passant de 2% en 2012 à 4,15% en 2013 et à 8% en 2014.

Merci à tous ceux qui font, qui utilisent et qui financent le PIAF !

Caroline Becker, webmestre du PIAF.

Comment adhérer et contribuer ?

• par vos contributions aux différents modules. Si vous souhaitez apporter des contributions au Portail ou faire part d’informations qui vous paraissent importantes, vous pouvez remplir les formulaires dédiés à cet effet sur la page d’accueil du portail. N’hésitez pas !   
• par votre aide financière (adhésion à l’ AIAF). Votre adhésion à l’Association Internationale des Archivistes Francophones permettra d’assurer la pérennité du Portail ! Pour cotiser, cliquez ici. 
• en vous inscrivant à un groupe de travail sur un thème donné dans l’espace « E-Professionnel ». Vous pouvez contacter le webmestre Caroline Becker pour prendre connaissance des travaux en cours et vous inscrire.

Portail international archivistique francophone - © aiaf
Comité de pilotage : Didier Grange; Marcel Caya; Ibrahima Lo; Anne-Marie Bruleaux; Elisabeth Gautier Desvaux; Basma Shabou Makhlouf ; Hélène Cadieux ; Mathieu Stoll ; Aida Chebi ; Yamina Mahmoud ; Sabine Mas ; David Rajotte. Publication : Caroline Becker. Maquette : Eric Ferrante