Plan du module 5

Gestion et traitement des archives courantes et intermédiaires

Objectifs 

Introduction

1. Considérations préliminaires 
1.1 La gestion des documents, qu'est-ce que c'est ? 
1.2 Liens avec les autres modules du PIAF 
1.3 Trois pré-requis

1.3.1 Appui de la direction 
1.3.2 Mandat clair défini dans un document d'encadrement 
1.3.3 Ressources adéquates 

1.3.3.1 Les ressources humaines 
1.3.3.2 Les ressources financières, mobilières et immobilières 
1.3.3.3 Les ressources technologiques

1.4 Orientation et principes de développement des activités 

1.4.1 Intégration des interventions et activités de gestion des documents dans la réalité administrative institutionnelle 
1.4.2 Portée des interventions : perspective globale et à longue échéance 
1.4.3 Orientation client et souplesse des outils déployés 
1.4.4 L'information comme fondement des interventions, peu importe son support

2. L'analyse des besoins : première étape de toute intervention archivistique 
2.1 Par où commencer? 
2.2 Identification des outils à prioriser en fonction des problématiques identifiées

3. Organisation et classement - cadre de classement des documents 
3. Organisation et classement - cadre de classement des documents 
3.1 Identification des activités de l'institution (1ere étape)

3.1.1 Utiliser les activités 
3.1.2 Activités/processus liés à la mission de l'institution 
3.1.3 Activités/processus en appui à la mission 
3.1.4 Activités/processus essentiels

3.2 Élaboration du cadre de classement (2e étape)

3.2.1 Établissement de l'ordre de présentation des classes principales 
3.1.1 Premier exemple 
3.2.2 Identification et cotation/numérotation des classes principales 
3.2.3 Identification et cotation/numérotation des fichiers numériques 
3.2.4 Création des classes secondaires 
3.2.5 Règles d'identification (désignation) des dossiers et des fichiers

3.3 Implantation (3e étape) 
3.4 Déroulement de l'implantation (4e étape)

4. Détermination des durées de conservations et échéancier de conservation des documents 
4.0 Principes à retenir lors de l'élaboration des délais de conservation

4.0.1 Viser la simplicité d'application 
4.0.2 Prévoir l'évolution 
4.0.3 Analyser objectivement la valeur des documents 
4.0.4 Déterminer des délais de conservation selon les types de documents 
4.0.5 Documenter l'analyse réalisée pour fixer les délais de conservation

4.1 Détermination des catégories de dossiers prioritaires (1ere étape) 
4.2 Élaboration des délais de conservation (2e étape)

4.2.1 Analyse et évaluation de l'utilité administrative des dossiers/documents 
4.2.2 Identification du détenteur de la version officielle du dossier 
4.2.3 Identification des lois et règlements applicables 
4.2.4 Analyse et évaluation de la valeur patrimoniale des dossiers/documents 
4.2.5 Élimination des documents

4.3 Approbation de l'échéancier de conservation (3e étape) 
4.4 Implantation de l'échéancier de conservation (4e étape) 
4.5 Révision et évolution de l'échéancier de conservation (5e étape)

5. Système intégré de gestion des documents 
5.1 Qu'est-ce qu'un système intégré de gestion des documents ? 
5.2 Description des fonctions et modules des systèmes

5.2.1 Enregistrement 
5.2.2 Gestion 
5.2.3 Entreposage/rangement 
5.2.4 Conservation pérenne des documents 
5.2.5 Recherche  
5.2.6 Diffusion et accès

5.3 Exemple de projet de développement et d'intégration d'un système de gestion de l'information

Présentation de l'institution : MUNICIPALITÉ VAL-DES-ARCHIVISTES 
Portée, objectifs et développement du système 
Présentation des séries de documents intégrées 
Dossier de l'employé 
Dossier des factures payées à un fournisseur pour l'acquisition de biens ou services 
Procès-verbaux des réunions du conseil municipal 
Plans officiels des infrastructures de la ville

5.4 Conditions de succès d'un projet de développement et d'implantation d'un système de gestion des documents

5.4.1 Au niveau administratif 
5.4.2 Au niveau du système

6. Exemple : Document d'encadrement des activités de gestion des documents 
6.1 DIRECTIVE DE GESTION DES DOCUMENTS DE LA MUNICIPALITÉ VAL-DES-ARCHIVISTES

Glossaire 
Références 
Webographie 
Index