Plan du module 6

Traitement des archives définitives

Section 1 : Particularités des archives définitives

Objectifs 

1. Introduction 
1.1. Les archives définitives : pourquoi ? 
1.2. Les archives définitives : définitions 
1.3. Les archives définitives : spécificités
1.4. Les archives définitives : un traitement nécessaire 

1.4.1. Des traitements différents pour des situations différentes  
1.4.2. Les principales étapes du traitement 
1.4.3. Le plan de traitement 

2. Reconnaître les archives définitives 
2.1. Les archives définitives en image 
2.2. Distinguer archives publiques et archives privées 

2.2.1. Archives publiques 
2.2.2. Archives privées 

2.3. Diversité des documents d'archives définitives 
2.4. Diversité des services et des institutions d'archives 
2.5. Besoin d'un mandat et d'une définition de sa sphère d'activité 
2.6. Les étapes du traitement des archives 
2.7. Évaluer les archives définitives 

Ressources annexes 
Glossaire 
Bibliographie

Section 2 : Collecte (ou accroissement)

Objectifs 

1. Politique de collecte 

2. Diversité des procédures d'entrée 
2.1. Versement provenant d'un service d'archives intermédiaires
2.2. Les méthodes directes d'entrée

2.2.1. Versement direct 
2.2.2. Don, legs et dation
2.2.3. Achat 
2.2.4. Dépôt 
2.2.5. Copie 
2.2.6. Autres méthodes 

3. Préparation à l'entrée au centre des archives définitives 
3.1. Les outils de contrôle des entrées 

3.1.1. Le registre des entrées 
3.1.2. Le bordereau de versement

3.2. Des procédures adaptées à divers types d'entrées

3.2.1. Versements provenant d'un service d'archives intermédiaires 
3.2.2. Versements directs du service producteur 
3.2.3. Archives privées 

4. La prospection 

Glossaire 
Références 
Bibliographie

Section 3 : Tri archivistique

Objectifs 

1. Définir le tri archivistique 
1.1. Le tri archivistique dans un contexte de gestion des documents 
1.2. Versements directs du service producteur 
1.3. Archives privées 

2. Préparer le tri 
2.1. Analyser l'ensemble des documents 
2.2. Déterminer les valeurs

2.2.1. Les valeurs directes des archives 
2.2.2. Les valeurs indirectes des documents

2.3. Établir des critères de tri

2.3.1. Quels types de documents garder ? Quels types de documents éliminer ? 
2.3.2. Définition de critères selon les contenus des documents
 

2.4. Choisir les méthodes de tri

2.4.1. La sélection
2.4.2. Approche fonctionnelle 
2.4.3. Échantillonnage 

2.5. Tri périodique 

Conclusion 
Glossaire 
Références 
Bibliographie

Section 4 : Classement et cotation des archives définitives

Objectifs 

1. Introduction 
1.1. Définition du classement archivistique 
1.2. Relation entre le classement et la description 
1.3. Programmer les classements 

2. Première étape : identifier et circonscrire le fonds 
2.1. Respecter la provenance 

2.1.1. Reconnaître le niveau du fonds
2.1.2. Modification des compétences ou des attributions 
2.1.3. Reconstituer les fonds mélangés par erreur 

2.2. Respecter l'intégrité du fonds 
2.3. Respecter l'ordre originel 

2.3.1. Le sous-fonds
2.3.2. La série organique 
2.3.3. La sous-série
2.3.4. Le dossier 
2.3.5. La pièce

2.4. Difficultés 

3. Deuxième étape : attribuer au fonds une place dans le cadre de classement en vigueur 

4. Troisième étape : s'informer sur le contexte de production et la structure du fonds
4.1. S'informer sur le contexte de production d'un fonds 

4.1.1. La norme ISAAR (CPF) 
4.1.2. Exercice

4.2. S'informer sur la structure du fonds 

5. Quatrième étape : élaborer le plan de classement du fonds 
5.1. Identifier les subdivisions du fonds
5.2. Ordonner les subdivisions du fonds les unes par rapport aux autres
5.3. Cas particuliers

5.3.1. Le fonds est en ordre 
5.3.2. Le fonds a été partiellement déclassé 
5.3.3. Le fonds est en vrac 

6. Cinquième étape : coter et ranger le fonds 
6.1. Constituer les unités de conditionnement 
6.2. Coter matériellement le fonds
6.3. Identifier les besoins en matière de conservation 

7. Exemple : étapes du classement d'un fonds d'architecte 
7.1. Première étape : identifier et circonscrire le fonds 
7.2. Deuxième étape : attribuer au fonds une place dans le cadre de classement en vigueur 
7.3. Troisième étape : s'informer sur le producteur et la structure du fonds
7.4. Quatrième étape (exercice) : élaborer le plan de classement du fonds 

7.4.1. Énoncé et corrigé de l'exercice 
7.4.2. Commentaire 

7.5. Cinquième étape : coter et ranger le fonds

8. Conclusion 

9. Évaluation des connaissances 
9.1. Exercice 1 
9.2. Exercice 2 
9.3. Exercice 3 

Solution des exercices 
Glossaire 
Bibliographie
 

Section 5 : Description archivistique

Objectifs 

1. Introduction 
1.1. Description et instruments de recherche 
1.2. Description à plusieurs niveaux

2. Première étape : niveau de description, différents instruments de recherche 
2.1. Instruments de recherche synthétiques 

2.1.1. Description au niveau du fonds ou du sous-fonds : l'état des fonds  
2.1.2. Description au niveau de la série organique : l'état sommaire et l'état des versements 
2.1.3. Guides de(s) sources et de recherche
2.1.4. Structure d'un instrument de recherche synthétique  

2.2. Instruments de recherche analytiques 

2.2.1. Description au niveau de la pièce : inventaire et catalogue  
2.2.2. Description jusqu'au niveau du dossier : le répertoire 
2.2.3. Structure d'un instrument de recherche analytique
 

3. Deuxième étape : rédiger une notice descriptive 
3.1. Mettre en valeur l'unité et la cohérence des unités de description 

3.1.1. Importance des typologies documentaires 
3.1.2. Présentation des cotes
3.1.3. Présentation des dates 

3.2. Mettre en valeur le système de classement adopté 
3.3. Refléter la structure de l'unité décrite et la hiérarchie de ses divisions

3.3.1. Séparer deux éléments de niveaux différents 
3.3.2. Séparer deux éléments de même niveau 
3.3.3. Préciser un élément et séparer des données 

3.4. Fournir une information caractéristique de chaque unité décrite 
3.5. Adopter une description à plusieurs niveaux 

4. Troisième étape : rédiger le corps de l'instrument de recherche 

5. Évaluation des connaissances 
5.1. Exercice 1 
5.2. Exercice 2 

Glossaire 
Bibliographie

Section 6 : Description contextuelle

Objectifs 

1. Introduction 
1.1. La description du producteur par la notice d'autorité archivistique 
1.2. L'élaboration de la notice d'autorité 

2. Première étape : identifier de manière unique le producteur 
2.1. Donner le type d'entité 

2.2. Donner la (les) forme(s) autorisée(s) du nom 
2.2.1. Le nom de collectivité ou de personne morale 
2.2.2. Le nom de personne ou nom de famille 

2.3. Indiquer les formes parallèles du nom 
2.4. Donner les formes du nom normalisées selon d'autres conventions
2.5. Donner les autres formes du nom 
2.6. Fournir le numéro d'immatriculation des collectivités 

3. Deuxième étape : informer sur les nature, contexte, activités du producteur 
3.1. Histoire 
3.2. Lieux (géographiques) 
3.3. Statut juridique (pour une collectivité)
3.4. Fonctions et activités
3.5. Textes de référence
3.6. Organisation interne (organisme)/généalogie (famille)
3.7. Contexte général 

4. Troisième étape : mentionner et décrire les relations avec d'autres producteurs 

5. Quatrième étape : contrôler la description 

6. Cinquième étape : relier la notice d'autorité à la description de documents d'archives 

7. Les prolongements de la description contextuelle : décrire les fonctions des producteurs d'archives 
7.1. Pourquoi décrire les fonctions des producteurs d'archives ? 
7.2. Qu'est-ce qu'une fonction ? 
7.3. Comment élaborer des descriptions de fonctions ?

7.3.1. Comment créer des points d'accès normalisés ? 
7.3.2. Comment décrire des fonctions ? 
7.3.3. Comment relier des descriptions de fonctions à des notices d'autorité décrivant des producteurs et aux descriptions des documents d'archives ? 

8. Les prolongements de la description contextuelle : décrire les institutions de conservation des archives 
8.1. Pourquoi décrire les institutions de conservation des archives ?
8.2. Comment décrire les institutions de conservation des archives ? 

8.2.1. Pourquoi des identifiants d'institutions de conservation ?  
8.2.2. Comment relier des notices d'autorité décrivant des détenteurs et des producteurs d'archives ? 
8.2.3. Comment relier des notices d'autorité décrivant des détenteurs d'archives et des descriptions de documents d'archives ? 

9. Pour aller plus loin : vers un modèle conceptuel de données ? 

10. Évaluation des connaissances 
10.1. Exercice 1 
10.2. Exercice 2 

Glossaire 
Bibliographie

Section 7 : Indexation

Objectifs 

1. Introduction 
1.1. Qu'est ce que l'indexation ?

1.1.1. L'indexation en archivistique 
1.1.2. Un outil pour certains instruments de recherche  

1.2. Indexation automatique et indexation manuelle 
1.3. Le processus d'indexation 

2. Choisir le vocabulaire et la méthode d'indexation 
2.1. Principes

2.1.1. Diminution des formes existantes 
2.1.2. Réduction des ambiguïtés du vocabulaire
2.1.3. Sélection du vocabulaire 

2.2. L'indexation libre 
2.3. Renvois et tableau méthodique 

2.3.1. Les renvois 
2.3.2. Le tableau méthodique 

2.4. L'indexation contrôlée : thésaurus et listes d'autorité

2.4.1. Le thésaurus 
2.4.2. Les listes d'autorité 

3. Choisir le niveau d'indexation 
3.1. Les noms communs

3.1.1. Un principe 
3.1.2. Un problème de cohérence

3.2. Les noms propres 

3.2.1. Les noms géographiques 
3.2.2. Les noms de personnes 
3.2.3. Les autres noms propres

4. Mettre en forme matériellement un fichier 
4.1. La rédaction d'une fiche manuelle 
4.2. Le rangement des fiches 
4.3. L'intégration dans une base de données 

5. Conclusion 

6. Évaluation des connaissances 
6.1. Exercice 1 
6.2. Exercice 2 

Glossaire 
Bibliographie

Section 8 : Publication électronique des instruments de recherche

Objectifs 

1. Introduction 
1.1. Des principes identiques 
1.2. Des modalités différentes

2. Quelle(s) solutions technologique(s) pour quel(s) usage(s) ? 
2.1. Les instruments de recherche électroniques non structurés 
2.2. Les instruments de recherche électroniques structurés

3. Outils électroniques traditionnels 
3.1. Instruments de recherche électroniques non structurés
3.2. Bases de données 

4. Langages de balisage 
4.1. Substrat technique
4.2. La DTD EAD 

4.2.1. Structure de la DTD EAD
4.2.2. Caractéristiques principales
4.2.3. Éléments de l'EAD
4.2.4. ISAD(G) et EAD 
4.2.5. Exercice
4.2.6. L'EAD et l'indexation à niveaux

4.3. La DTD EAC 
4.4. La mise en oeuvre de l'EAD et de l'EAC 

4.4.1. Stratégies de production : comment faire de l'EAD ?  
4.4.2. Les outils de production
4.4.3. Stratégies de publication et de recherche : comment utiliser de l'EAD ? 
4.4.4. Les outils de gestion et de publication 
4.4.5 Un investissement non négligeable mais qui en vaut la peine  

5. Évaluation des connaissances 
5.1. Exercice 1 
5.2. Exercice 2 

Solution des exercices 
Glossaire 
Bibliographie