Plan du module 7b

Section 1 : La transformation numérique des organisations et la terminologie

Objectifs
Introduction
1. Impacts du numérique sur les pratiques de gestion des documents
1.1. Omniprésence du numérique
1.2. Les facteurs internes et externes de la gestion des documents numériques
2. Que signifie le terme numérique ?
Introduction
2.1. Le système binaire
2.2. Bits et octets
2.3. Unités et ordres de grandeur
2.4. La représentation hexadécimale
2.5. Premières notions de codage
3. Le document numérique et ses composantes
Introduction
3.1. Définitions relatives au document numérique
3.2. Définitions relatives aux composantes du document numérique
Conclusion
4. Exigences du document numérique
4.1. L'intégrité
4.2. Authenticité
4.3. Fiabilité
4.4. Exploitabilité
Conclusion
5. Les fondamentaux
5.1. Le document numérique remet-il en question les fondements de l'archivistique ?
5.2. Le principe de respect des fonds
5.3. Le cycle de vie
Conclusion

Section 2 : La création et l'identification de documents numériques

Objectifs
Introduction
1. La création de documents numériques
Introduction
1.1. Impact du numérique sur la fonction de création
Introduction
1.1.1. Le rôle de l'archiviste
1.1.2. Le créateur de documents
1.1.3. Processus d'affaires ou de métier
1.2. Typologie des documents numériques
Introduction
1.2.1. Les grandes catégories de documents numériques
1.2.2. Nécessité de distinguer les documents de nature personnelle des documents de nature institutionnelle
1.3. Espaces de stockage
Introduction
1.3.1. Connaître le lieu de stockage
1.3.2. Liste des principaux lieux de stockage
1.3.3. Lignes directrices en matière de stockage
2. L'identification des documents numériques
Introduction
2.1. Qu'est-ce qu'un identifiant ?
2.1.1. Définition de l'identifiant
2.1.2. Caractéristiques de l'identifiant
2.2. Le nommage des documents numériques
Introduction
2.2.1. Pourquoi uniformiser le nommage des documents numériques ?
2.2.2. Règles de nommage et contraintes techniques
2.3. Les avantages de définir des bonnes pratiques de nommage...
Introduction
2.3.1. ...du point de vue administratif
2.3.2. ... du point de vue archivistique
Conclusion

Section 3 : La description et l'indexation des documents numériques

Objectifs
Introduction
1. Les métadonnées : définitions et typologie
Introduction
1.1. Définition et caractéristiques des « métadonnées »
1.1.1. Définition
1.1.2. Le rôle des métadonnées
1.1.3. Où se trouvent les métadonnées ?
1.1.4. Quel est le mode de création des métadonnées ?
1.1.5. Quand saisir les métadonnées ?
1.1.6. Quel est le cycle de vie des métadonnées ?
1.2. Typologie des normes de métadonnées
Introduction
1.2.1. Les métadonnées descriptives
1.2.2. Les métadonnées techniques
1.2.3. Les métadonnées administratives
1.2.4. Les métadonnées d'identification
1.2.5. Les métadonnées de provenance et de contexte
1.2.6. Les métadonnées d'intégrité
1.2.7. Les métadonnées de gestion des droits
1.2.8. Les métadonnées de structure
1.2.9. Les métadonnées sur la préservation
2. Normes et profils de métadonnées pour décrire les documents numériques
Introduction
2.1. Les composantes des métadonnées
2.2. Les normes de métadonnées
Introduction
2.2.1. Les normes de contenu
2.2.2. Les normes de structure
2.2.3. Les normes visant à encadrer le vocabulaire
2.2.4. Les normes visant à faciliter l’échange de données
2.2.5. L’archiviste doit accorder une grande importance à ces normes
2.3. Développement d'un profil de métadonnées
2.4. Enjeux des métadonnées
3. L'indexation
Introduction
3.1. Définition de l'indexation
3.2. Les divers types d'indexation et modes de création
3.2.1. Indexation par assignation
3.2.2. Indexation par extraction (« automatique »)
3.2.3. Indexation en vocabulaire libre (langage naturel)
3.2.4. Indexation en vocabulaire contrôlé (langage documentaire)
Conclusion
3.3. Le cas particulier de l'indexation collaborative et participative
Conclusion

Section 4 : La classification et l'évaluation des documents numériques

Objectifs
Introduction
1. La classification dans un environnement numérique
Introduction
1.1. Le plan de classement dans un environnement numérique
Introduction
1.1.1. Le plan de classement hiérarchique dans un espace réseau
1.1.2. Le libellé des noms de fichiers/dossiers dans un environnement numérique
1.1.3. Déploiement du plan de classement dans un espace réseau
1.1.4. Déploiement du plan de classement dans un SAE ou une GED
Conclusion
1.2. La classification à facettes
1.3. La classification automatique
1.4. La folksonomie
Conclusion
2. L'évaluation archivistique dans un environnement numérique
Introduction
2.1. Critères d'évaluation
2.2. Calendrier de conservation ou tableau de gestion
2.2.1. L'archiviste doit identifier les délais de conservation
2.2.2. L'archiviste doit identifier le détenteur principal des documents
2.2.3. L'archiviste doit appliquer les délais de conservation sur une base régulière
2.3. Destruction sécuritaire des documents

Section 5 : La préservation des documents numériques au stade courant

Objectifs
Introduction
1. Enjeux de la préservation numérique au stade courant
Introduction
1.1. Les enjeux organisationnels
1.2. Les enjeux technologiques
1.3. Les enjeux archivistiques
1.4. Les enjeux liés à la nature même du document numérique
Conclusion
2. La planification de la préservation
Introduction
2.1. La sélection des documents
2.2. Le registre des documents numériques
3. Formats de fichiers
Introduction
3.1. Les deux grandes catégories de formats de fichiers
3.2. Les critères de sélection des formats de fichiers
4. Supports d'enregistrement
5. Stratégies de préservation
Introduction
5.1. La migration
5.2. L'émulation
5.3. La conservation de la technologie
5.4. La copie sur papier (conversion)
Conclusion

Section 6 : La technologie de la gestion des documents numériques

Objectifs
Introduction
1. Composantes et typologie des systèmes d'information
Introduction
1.1. Composantes des systèmes d'information
1.2. Typologie des logiciels
1.2.1. Les types de logiciels peuvent être regroupés selon leurs modalités de distribution
1.2.2. Les types de logiciels peuvent aussi être vus sous l’angle des modalités de création
1.2.3. L'archiviste doit aussi considérer les modalités d’utilisation des logiciels, à savoir...
1.2.4. Finalement, l’archiviste doit considérer les logiciels selon leurs droits d’utilisation 
Conclusion
2. Système d'archivage électronique (SAE)
Introduction
2.1. Exigences fonctionnelles
2.1.1. Rappels...
2.1.2. Principales exigences fonctionnelles requises
2.2. Evaluation des systèmes et cahier des charges
Introduction
2.2.1. Définition d'un cahier des charges
2.2.2. Les étapes de l'analyse
2.3. Points à considérer
2.4. Les copies de sauvegarde
3. Infonuagique (informatique en nuage ou cloud) et mobilité
Introduction
3.1. Infonuagique
3.1.1. Qu'est-ce que l'infonuagique ?
3.1.2. Les avantages de l'infonuagique
3.1.3. Les enjeux à évaluer lors de l'utilisation de services en infonuagique
3.2. Mobilité
4. Signature numérique
5. Les technologies émergentes dans le domaine de la gestion des documents numériques
Introduction
5.1. Les mégadonnées
5.2. Intelligence artificielle (IA)
5.3. Chaîne de blocs
Conclusion

Section 7 : La gestion des courriels et des documents interactifs

Objectifs
Introduction
1. La gestion des courriels
Introduction
1.1 Caractéristiques et définition
1.2 Les enjeux
Introduction
1.2.1 Les défis d'ordre opérationnel
1.2.2 Les défis d'ordre légal ou réglementaire
1.2.3 Les défis technologiques
1.2.4 Les défis en termes de gestion documentaire
1.3 Bonnes pratiques de gestion du courrier électronique
Introduction
1.3.1 Politique de gestion du courrier électronique ou charte d’utilisation de la messagerie électronique
1.3.2 Les systèmes de gestion électronique des documents et les systèmes d’archivage électronique
1.3.3 Sensibilisation et formation
Conclusion
2. La gestion des sites web organisationnels
Introduction
2.1 Définition et enjeux
2.2 Politique de gestion des sites Web organisationnels
2.3 Gestion et préservation des sites Web organisationnels
3. La gestion des médias sociaux
Introduction
3.1 Quoi conserver ?
3.2 Comment effectuer une capture?
3.3 Quelques défis à considérer
Conclusion

Section 8 : La mise en oeuvre de la gestion des documents numériques au stade courant

Objectifs
Introduction
1. Méthodologie et planification
Introduction
1.1. La norme ISO15489 – Information et documentation – Gestion des documents d’activité
1.2. Du côté de la gestion de projet
1.3. Méthodologie agile
Conclusion
2. Les acteurs et le changement dans les pratiques
Introduction
2.1. Les parties prenantes
Introduction
2.1.1. Le processus d'analyse des parties prenantes
2.1.2. Qui sont les parties prenantes ?
2.1.3. Le rôle de l’archiviste vis-à-vis des parties prenantes
Conclusion
2.2. Accompagner le changement
Introduction
2.2.1. Objectifs et défis de la gestion du changement dans un univers numérique
2.2.2. Les acteurs de la gestion du changement
2.2.3. Les principaux outils
2.3. Le transfert des connaissances et la formation
Introduction
2.3.1. Le transfert des connaissances : mécanismes et outils
2.3.2. Élaborer une activité de formation
3. La gestion des risques informationnels
Introduction
3.1. Les objectifs de la gestion des risques
3.2. La typologie des risques
3.3. Les outils d’identification et d’évaluation des risques
Conclusion
4. Évaluation et satisfaction des usagers
Conclusion
Annexe - Liste de certaines normes pertinentes pour la gestion des documents numériques