Plan du module "Un autre regard"
Un autre regard : Gérer les archives courantes : une approche pratique (Fr)
Section 1 : Introduction générale
Objectifs
1. Pourquoi un autre regard ?
1.1 Trois contextes
2. Terminologie, concepts et perceptions
2.1. Différences entre vocabulaires
2.1.1. Des expressions différentes
2.1.2. Pour des approches similaires
2.2. Quels documents sont concernés ?
2.3. Pourquoi est-il si difficile de s'impliquer en amont ?
2.3.1. Méconnaissance et idées reçues
2.3.2. Un effort de sensibilisation
2.4. Qui fait quoi ?
2.4.1. Dans les structures bien gérées
2.4.2. Dans les structures non organisées
2.5. Comment vous situez-vous et que devez-vous faire ?
Glossaire
Section 2 : Situation 1 : intervention minimum
Objectifs
1. Introduction
1.1 Deux démarches
2. Notions générales
2.1. Qu'est-ce que le versement ?
2.2. Quels en sont les avantages ?
2.3. Que doit-on verser ?
3. Principes et procédures
3.1. Comment choisir la date de clôture des dossiers ?
3.2. Le classement des dossiers
3.3. La rédaction du bordereau de versement
3.3.1. La description du versement
3.3.2. La numérotation
3.4. Mise en boîte et étiquetage
3.4.1. Mise en boîte
3.4.2. Etiquetage
3.5. Les documents hors format et à support spécifique
3.5.1. Les documents hors format
3.5.2. Les supports particuliers
3.6. Modalités pratiques d'un versement
Glossaire
Section 3 : Fiches pratiques (intervention minimum)
Objectifs
1. Introduction
1.1 Trois fiches
2. Fiche 1 : traiter un vrac d'archives en cinq étapes
2.1. Repérage
2.2. L'estimation du volume
2.3. L'identification des dossiers
2.4. Le classement thématique
2.5. Le classement
3. Fiche 2 : calcul du métrage linéaire
3.1 Définition
4. Fiche 3 : déménager des archives
4.1. La réflexion préalable
4.1.1. Où déménage-t-on ?
4.1.2. Quand déménage-t-on ?
4.1.3. Que déménage-t-on ?
4.1.4. Comment déménage-t-on ?
4.2. La préparation
4.2.1. Le métrage
4.2.2. L'emballage ordonné
4.2.3. L'étiquetage des caisses
4.3. Le déroulement
4.4. Le bilan et le suivi
4.4.1. Le récolement
4.4.2. Etude du déroulement de l'opération
Section 4 : Situation 2 : intervention medium
Objectifs
1. Introduction
1.1 Sélectionner les documents
2. La sélection
Les éléments à prendre en compte
2.1. Que peut-on dans tous les cas conserver ?
2.1.1. Les archives de décision
2.1.2. Les documents établissant des droits
2.1.3. Les documents récapitulatifs et les synthèses
2.2. Existe-il des documents éliminables sans réflexion ?
2.2.1. Les documents préparatoires
2.2.2. Les documents établissant des preuves temporaires sans intérêt historique
2.2.3. Les doublons administratifs
2.2.4. Les documents dits "pour information"
2.3. Le cas des dossiers sériels
2.3.1. Le tri qualitatif
2.3.2. Le tri sélectif représentatif
2.3.3. Le tri aléatoire
3. Le tableau d'archivage : élaboration et mise en oeuvre
3.1. L'enquête préalable
3.1.1. Découverte de la vie de l'organisme
3.1.2. Les entretiens
3.2. La préparation et la validation du tableau de tri et de conservation
3.2.1. Fixer les délais de conservation
3.2.2. Etablir un projet de tableau
3.3. L'application et le suivi des tableaux
3.3.1. La mise en oeuvre du tableau
3.3.2. Le suivi
4. La mise en oeuvre des éliminations
4.1. Dans le cadre d'instructions
4.2. Dans des conditions optimales de sécurité
4.3. Avec des moyens adaptés
Glossaire
Section 5 : Fiches pratiques et étude de cas (intervention medium)
Objectifs
1. Introduction
1.1 Trois fiches et une étude de cas
2. Fiche 1 : réaliser un questionnaire d'audit (état des lieux)
2.1 Modèle de questionnaire
3. Fiche 2 : évaluer les documents d'archives
3.1. Qu'est-ce que l'évaluation ?
3.2. Choisir une stratégie
3.2.1. L'approche "analytique"
3.2.2. L'approche fonctionnelle
3.2.3. L'approche de stratégie documentaire
3.2.4. L'approche d'estimation des risques
3.2.5. Une approche selon les normes
3.3. Conclusion sur les différentes approches
4. Fiche 3 : enregistrer les documents
4.1. Qu'est-ce que l'enregistrement ?
4.2. Pourquoi faut-il enregistrer les documents ?
4.3. Qui doit enregistrer ?
4.4. Quand doit-on enregistrer les documents ?
4.5. Que doit-on enregistrer ?
4.6. Comment enregistrer : quels support et informations ?
4.7. Comment enregistrer : quels outils d'identification ?
5. Tableau d'archivage : un cas français
5.1 Points importants et énoncé
Problème à résoudre :
5.2. Préparation de l'entretien : étude de l'organigramme
5.3. Recherche de documentation et préparation matérielle
5.4. Déroulement de l'entretien
5.5. Elaboration du premier tableau
5.6. Réunion de synthèse
5.7. Elaboration du second tableau plus synthétique
Glossaire
Section 6 : Situation 3 : intervention maximum
Objectifs
1. Introduction
1.1 La clé d'une bonne gestion
2. Quelques principes à respecter
2.1 Principes à respecter
3. Les différents types de classement
3.1 Deux types de classement
3.1. Le classement thématique hiérarchisé (plan de classement)
3.1.1. Comment élaborer un plan de classement
3.1.2. Comment appliquer un plan de classement ?
3.1.3. Comment coter un document ?
3.2. Le classement sériel
4. Les classements à éviter
4.1. Le classement personnel
4.2. Le classement par strates
4.3. Le classement en fonction de l'expéditeur ou du destinataire
4.4. Le classement en fonction de la nature du document
4.5. Le classement selon l'ordre alphabétique des thèmes retenus
4.6. Le classement selon l'organigramme
Glossaire
Section 7 : Fiches pratiques (intervention maximum)
Objectifs
1. Introduction
1.1 Trois fiches
2. Fiche 1 : organiser son travail
2.1. Quelles tâches effectuer ?
2.2. A quelles contraintes faire face dans l'exercice du travail ?
2.3. Quelques conseils pratiques
2.3.1. Enregistrer des documents concernant les affaires
2.3.2. Gérer le flux de l'information
2.3.3. Conservation
2.3.4. Recherches d'informations
2.3.5. Archivage
2.3.6. Administration du système
3. Fiche 2 : tenir ses dossiers en ordre
3.1. Comment constituer un dossier ?
3.2. Comment tenir en ordre l'intérieur du dossier ?
4. Fiche 3 : gérer ses dossiers sur son ordinateur
4.1. La sauvegarde des documents
4.2. La structure des dossiers
4.3. Le titre des dossiers et des fichiers
Section 8 : Evaluation des connaissances
Objectifs
1. Introduction aux exercices
Exercice : 2. Préparation d'un versement : métrage linéaire et boîtes de conditionnement
Exercice : 3. Elaboration d'un plan de classement
Solution des exercices
Christine MARTINEZ, je suis toulousaine d’origine espagnole. J'ai fait mes études à Paris, à l’Ecole nationale des Chartes. J’ai ensuite passé quatorze ans à la Direction des Archives du ministère des Affaires étrangères où je me suis plus particulièrement occupée de la gestion des archives courantes et intermédiaires. Dans le cadre de cette activité, j’étais également chargée d’organiser les stages de formation continue en interne : cela m’en a donné le goût; j’ai alors pris la responsabilité du Centre de formation continue de l’Association des Archivistes français. Je préside également le comité pour la formation professionnelle du Conseil international des Archives. Depuis la fin 2002, je travaille à la Direction des Archives de France où je suis responsable des relations internationales. Je suis mère de deux grands garçons qui s’interrogent encore sur mon métier et mes activités para-professionnelles tant il est vrai que nous avons le privilège d’exercer une profession étonnante et variée, voire un peu mystérieuse, toujours loin de la routine.
Édouard VASSEUR, après des études à l'Ecole nationale des Chartes et à l'Institut national du patrimoine, a successivement été responsable des entrées et de la gestion des fonds aux Archives nationales (Centre des archives contemporaines) de 2002 à 2006, puis chef de la Mission des archives du ministère de la Culture et de la communication de 2006 à 2012. Depuis 2012, il s'occupe d'archivage électronique au ministère de la Défense, notamment dans le cadre du programme VITAM.