5.1. Format des originaux déterminant le numériseur
5.1.1. Aspects d'une numérisation de masse externalisée
Au fil des contraintes budgétaires et des objectifs, un plan de numérisation sera établi à partir des utilités de numérisation des documents, soit :
Le nombre de chercheurs qui s'y intéresse ou
Le péril encouru par les originaux en cours de dégradation
C'est le choix des objets à numériser qui va fixer les machines à utiliser. Une numérisation de masse fera appel à des prestataires qui disposent de moyens automatisés de production, et d'une chaîne de production travaillant avec un manuel d'assurance de la qualité, suivant ISO 9000.
En quelques mots, il faudra :
Sélectionner et faire la ségrégation des originaux par formats, par types, etc ;
assurer la sécurité physique des originaux pendant le transport et le stockage intermédiaire chez le prestataire
La numérisation dans le format de fichier maître,
le contrôle qualité et le récolement des fichiers obtenus
la restitution et le reclassement des originaux
A l'issue des ces opérations, le nommage et la post-production sont à effectuer sur les fichiers fournis.
Pour un tel traitement, il s'agira d'une gestion de projet, et l'archiviste du centre sera plus un préparateur et un donneur d'ordre qu'un praticien. Cet aspect de projet de numérisation est bien développé dans le chapitre « cahier des charges de numérisation » du site internet de la Direction des Archives de France.
L'annexe 1 de ce cahier des charges fixe les résolutions et formats approuvés par la DAF[1], et il conviendra de s'y conformer, même lorsqu'on numérise avec les propres moyens du centre d'archives.
5.1.2. Aspects d'une numérisation avec les propres moyens du centre
Actuellement, les grands centres d'archivages régionaux et nationaux ont leurs propres moyens de production, parfois aussi performants que ceux des prestataires, mais dont ils réservent l'usage à des originaux de grande valeur, des petites séries, ou des demandes ponctuelles sur une partie d'un fonds.
Pour faire un inventaire « convivial » des moyens de numérisation que l'on peut posséder en propre, nous allons faire un petit inventaire des numériseurs les plus répandus, abordables et utilisables pour de petites séries.
La systématisation n'étant pas l'objet de ce type de machines, c'est plutôt la variété des travaux qui va amener à se constituer un petit « laboratoire » d'acquisition.
Mais la numérisation étant devenue un objectif commercial et industriel, il se trouve à présent sur le marché une grande variété de machines de petit format dont la productivité est assez élevée.
Exemple :
Un fonds comprend 200 mètres linéaires de plans A2, A1 et A0, 50 mètres de photos d’art sur plaques négatives 13x18 et 18x24 cm, 300 000 pages A4 de documents divers en bon état et non fragiles, 1m linéaire de négatifs 24x36 et 25 m linéaires de photos diverses et cartes postales, quelques registres et quelques ouvrages.
La demande annuelle est de 250 reproductions de plaques photo, 50 plans, 300 documents et 75 photos sur papier.
a) Il faudrait acheter en premier un numériseur à plat avec un dos lumineux capable de reproduire les photos sur plaques; il sera dans ce cas au format A4 car il n'y a pas dans ce fonds de formats nécessitant une plus grande glace d'exposition. Il pourra aussi traiter les documents papier (en moyenne un par jour) par ce biais et les photos sur papier. Les plans seront confiés à un reprographe.
b) Un numériseur à plans pourra être acquis en second lieu pour satisfaire aux demandes de numérisation de plans.
c) Le petit nombre de négatifs 24x36 ne justifie pas l'achat d'un numériseur à négatifs (il vaut le prix de 3000 retirages sur papier)
S'il devient nécessaire de numériser les 300 000 formats A4, il faudra faire l'acquisition d'un numériseur automatisé passant les documents par un chargeur automatique et délivrant directement les fichiers assemblés.