Module 6 - Traitement des archives définitives
Le cours multimédia :
1 - Particularités des archives définitives
2 - Collecte (ou accroissement)
3 - Tri archivistique
4 - Classement et cotation des archives définitives
5 - Description archivistique
6 - Description contextuelle
7 - Indexation
8 - Publication électronique des instruments de recherche
Le cours en PDF :
Section 1
Section 2
Section 3
Section 4
Section 5
Section 6
Section 7
Section 8
Description du module :
Nous avons tous vu des archives définitives avant même de savoir ce qu’elles sont. L’image de l’album de photographies anciennes ou de vieux contrats d’hypothèque aux pages vieillies et fragiles vient immédiatement à l’esprit. Parce que nous avons tous visité un jour des bureaux de l’administration, nous sommes aussi familiers avec les grandes quantités de documents que les administrations modernes produisent et accumulent. Pourtant, au sein du grand public, peu connaissent la distinction entre les archives courantes et les archives définitives.
Les archivistes d’aujourd’hui travaillent à mieux faire connaître du grand public l’importance de bien gérer les archives courantes, ces archives d’aujourd’hui, pour mieux protéger éventuellement celles dont on aura besoin demain. Une fois désignées comme définitives, ces archives constituent souvent la seule trace mémorielle des faits, qu’ils soient simples reconnaissances de droits (ou de devoirs) ou le souvenir d’événements et de contextes particuliers.
Parce qu’elles ne représentent qu’une fraction de l’ensemble des documents qui ont existé, ces archives définitives deviennent le lien privilégié entre ce qui était et la représentation que nous voulons conserver des personnes, des organismes et des administrations. C’est pourquoi, afin d’en préserver l’authenticité, la signification et l’intégrité, elles doivent être traitées et conservées selon un ensemble de règles et de normes par des spécialistes qui savent comment assurer leur préservation à long terme tout en permettant leur repérage et leur utilisation dans les meilleures conditions possibles.
Le but du module est de :
- vous apprendre à reconnaître les archives définitives et l’ensemble des problèmes et des solutions liées aux traitements nécessaires à leur utilisation ;
- vous initier aux procédures d’évaluation, de collecte et de tri ;
- vous faire connaître les principaux instruments de recherche dans les archives ;
- vous familiariser, dans le respect des normes internationales, avec les pratiques de classement et de description des archives définitives ;
- vous initier plus particulièrement aux normes internationales de description (ISAD-G) et aux notices d'autorité (ISAAR) en archivistique pour les noms propres de personnes, collectivités, lieux et famille ;
- vous initier à l'indexation des descriptions des archives définitives ;
- vous faire connaître les normes de préparation d'instruments de recherche électronique en vue d'une diffusion sur Internet.
L'apprenant doit être en mesure de :
- comprendre les particularités du traitement des archives définitives ;
- identifier les problèmes particuliers posés par la collecte et le tri des archives définitives ;
- classer et décrire un fonds d’archives (et ses parties) selon les normes internationales ;
- préparer des instruments de recherche sur papier ;
- comprendre, en attendant de pouvoir le réaliser, les exigences de leur diffusion sur formats électroniques.
Positionnement :
L’étudiant devrait avoir déjà vu les cinq modules précédents, particulièrement les modules 4 et 5 sur la gestion des archives courantes et intermédiaires.
Conseils d'apprentissage :
Ce module est assez long. Nous conseillons de lire d'abord les pages principales, puis de revenir sur les encarts si l'on veut davantage d'informations.
La section 8 sur la publication électronique des instruments de recherche s’adresse plus particulièrement à des archivistes qui ont déjà acquis de l’expérience ; elle est cependant maintenue dans cette formation qui se veut de base afin d’avoir une information d’ensemble sur les archives définitives.