Plan du module 13
Création et gestion d'un service d'archives
Section 1 : Créez et organisez votre service !
Objectifs
Introduction
1. Comment évaluer vos besoins ?
1.1. Apprenez à connaître la (ou les) structures dont vous allez conserver et classer les archives
1.1.1. Connaître l'histoire
1.1.2. La structure actuelle
1.2. Evaluez les besoins de "stockage" organisé des documents
1.2.1. Les documents déjà existants
1.2.2. ... et à l'avenir ?
1.3. De quel type de conservation aurez-vous besoin ?
1.4. Quels sont vos besoins en personnel ?
1.4.1. Le niveau de qualification
1.4.2. Combien de personnes ?
1.5. ... et quels sont vos moyens financiers ?
2. Propositions pratiques
2.1. L'élaboration d'un programme de travail
2.1.1. La définition de priorités
2.1.2. La définition d'un échéancier
2.2. Les moyens à mettre en œuvre
2.2.1. Les moyens financiers
2.2.2. Les locaux et le matériel
2.2.3. Le personnel
2.2.4. La déontologie
3. Informatiser ?
3.1. La problématique
3.2. Le cahier des charges
4. Evaluation des connaissances
Solution des exercices
Bibliographie
Section 2 : La mise en oeuvre
Objectifs
1. Comment collecter les archives ?
1.1. Sensibiliser les producteurs
1.2. Mettre en place les éliminations et les versements
1.3. Gérer les entrées et le récolement
1.3.1. La gestion des entrées
1.3.2. Le récolement permanent
2. Le traitement
2.1. Différents choix
2.1.1. Le traitement minimal à l'entrée des versements
2.1.2. La couverture de l'ensemble des fonds ou des versements
2.2. La répartition des tâches entre les différents agents
2.3. L'échéancier des traitements
2.4. Le suivi des agents
2.5. Les traitements externalisés
3. La valorisation
3.1. La valorisation interne
3.1.1. A l'occasion de recherches menées "en interne"
3.1.2. La valorisation programmée
3.2. La valorisation externe
3.2.1. L'ouverture d'une salle de lecture
3.2.2. La création d'un service éducatif
3.2.3. Un bulletin d'information
3.2.4. Les actions culturelles
3.2.5. Un site Internet
4. Evaluation des connaissances
Solution des exercices
Glossaire
Bibliographie
Section 3 : Quels sont vos outils ?
Objectifs
1. Les outils de planification
1.1. Les objectifs et les choix
1.2. Le plan pluriannuel
2. Les outils de gestion
2.1. L'organisation du travail
2.2. Les priorités
2.3. Les indicateurs de suivi et de réalisation
3. Les outils de travail
3.1. Le réseau interne
3.2. Le réseau archivistique
3.3. La veille archivistique
4. En résumé
Bibliographie
Hélène DUTHU, après ses études à l’École Nationale des Chartes, a été nommée directrice des Archives départementales de la Lozère où elle a exercé pendant 23 ans. Elle a eu la charge, pendant cette période, de la construction d’un nouveau bâtiment pour le service. De septembre 1999 à février 2013, elle a exercé les mêmes fonctions dans le département du Lot. Elle a également assuré, pendant quelques années, des cours d’initiation à l’archivistique aux étudiants d’histoire de l’Université de Toulouse - Le Mirail (licence, option documentation). Elle est désormais à la retraite.