1.3.2 Mandat clair défini dans un document d'encadrement

Les interventions en gestion des documents doivent respecter une vision globale et s'intégrer dans la réalité administrative de l'institution. Nous reviendrons sur ces éléments. Retenons, pour l'instant, qu'un document de synthèse approuvé par la direction contribuera à encadrer ce mandat, à lui fournir des assises solides et à le mieux faire connaître. Définir ces activités est aussi une façon d'établir les responsabilités de chacun.

Ce document peut prendre différentes formes selon le type d'institution : politique, règlement, directive, procédure, etc. Il contient minimalement les éléments suivants :

  • Buts, énoncés ou objectifs du document;

  • Description des activités de gestion des documents;

  • Lois et règlements applicables;

  • Responsabilités et rôles de chacun des intervenants (direction, employé, responsable de la gestion des documents) : cet élément est essentiel et vise à désigner les responsables du contrôle et de la réalisation des divers niveaux d'intervention en gestion des documents;

  • Moyens de réalisation.

Il peut également contenir un glossaire des termes employés de même qu'une description des outils de gestion des documents.

Quelques recherches sur Internet vous permettront de trouver facilement des exemples de politiques et autres documents d'encadrement développés dans différents milieux. L'annexe 1 propose un exemple fictif d'un document d'encadrement des activités de gestion des documents.

Remarque

Le document doit être le plus simple et concis possible, de façon à être compris par tous et surtout, lu et appliqué. À éviter : les documents trop détaillés (que personne ne lira), rédigés dans un jargon incompréhensible. Le vocabulaire doit être adapté à votre institution, donc n'hésitez pas à le faire lire par les différentes catégories d'employés pour vous assurer que ces derniers le comprennent.

Une fois adopté, ce document sera utilisé à la fois comme document d'encadrement et comme outil de promotion pour les activités de gestion des documents. Il est donc primordial qu'il soit largement diffusé.