1.4.2 Portée des interventions : perspective globale et à longue échéance
La cible des interventions peut varier selon divers facteurs, en fonction de besoins majeurs rapidement identifiés lors d'une première analyse :
elles peuvent viser l'institution dans son ensemble et ainsi porter sur tous les documents ou
se limiter, au départ, à une activité particulière.
Nous vous recommandons fortement de débuter par des interventions ciblées, portant sur un type de documents homogènes, d'un volume important et relié à une activité stratégique de l'institution. Vous serez ainsi en mesure de fournir des résultats concrets et tangibles rapidement, ce qui contribuera à démontrer la pertinence et l'utilité des activités de gestion des documents.
On doit réaliser les interventions dans une perspective globale pour que chacune s'intègre harmonieusement à la stratégie générale. Ainsi, les résultats des efforts individuels enrichiront l'ensemble du programme (et ne viendront pas à l'encontre les uns des autres). Par exemple, on ciblera les documents d'une seule activité, puis on les intégrera dans un cadre de classement général selon la catégorie appropriée.
Finalement, s'il est courant de vouloir résoudre tous les problèmes rapidement, retenons que les interventions en gestion des documents doivent être perçues comme un investissement dont les bénéfices se réalisent sur le long terme. Il est essentiel que les gestionnaires et les employés en soient conscients.