1.4.1 Intégration des interventions et activités de gestion des documents dans la réalité administrative institutionnelle
...ou quand « L'archiviste fait partie de la solution »
Un employé ne doit pas avoir l'impression de « faire du classement[1] » ou de « faire de l'archivage », il devrait plutôt penser : « je finalise la production d'un document par son classement dans le répertoire réservé aux versions finales des documents ».
Les interventions en gestion des documents doivent être intégrées le plus complètement possible aux activités et aux processus de travail de l'institution. Elles doivent faciliter la réalisation des tâches et leur optimisation, en plus d'assurer la conservation adéquate des documents qu'elles génèrent.
Comment faire? Simplement en développant une excellente compréhension des activités de l'institution, de leur déroulement et des liens entre chacune d'entre elles, ainsi que de la culture institutionnelle et des employés.
Tous les moyens sont bons pour développer cette compréhension :
à tout le moins, il faut prendre connaissance de tous les documents qui décrivent les activités de l'institution;
il faut aussi saisir toutes les occasions de rencontrer les employés pour connaître leurs activités, leurs méthodes de travail et leurs besoins (ou problèmes) en gestion des documents.
Nous y reviendrons dans la section portant sur l'analyse de besoins
Rappel :
Les outils, procédures et méthodes de gestion s'appliquent aux documents, mais sont utilisés par des employés et ce côté très « social » des interventions doit être pris en considération. Le meilleur outil au plan technique, s'il n'est pas utilisé par les employés, sera tout simplement inutile.
Rappelons-nous que les outils sont élaborés pour être utilisés et que leur performance doit être évaluée en fonction de leur utilisation plutôt qu'en fonction de leur seule qualité technique.
Les outils doivent être faciles à comprendre. Ils doivent être élaborés dans un vocabulaire adapté à la clientèle. Pour vérifier si vos propos sont bien compris, faites les lire et appliquer par un nouvel employé de l'unité ou une personne autre que celle qui réalise habituellement les activités concernées. Vous serez en mesure de voir s'ils sont bien adaptés et d'apporter les ajustements nécessaires.