Introduction
La norme comprend 23 éléments répartis en 4 zones de description.
Comme pour ISAD(G) et ISAAR(CPF), la numérotation des éléments dans la norme est purement indicative et ne doit pas être utilisée pour prescrire l’ordre ou la structure des descriptions de fonctions.
De même, seuls trois des 23 éléments sont considérés comme essentiels pour l’échange des informations : le type et la(les) forme(s) autorisée(s) de nom de la fonction (dans la zone d’identification) ainsi que l’identifiant de la description de fonction (dans la zone du contrôle de la description). Les dates ne sont pas obligatoires. Si une fonction se poursuit, aucune date de fin n’est requise.
À ces quatre zones s’ajoute un chapitre, avec des règles pour relier les descriptions de fonctions aux notices d’autorité décrivant les producteurs et/ou aux descriptions des archives. Trois éléments sont disponibles dans le chapitre 6, répétables à chaque fois que l’on veut établir une relation entre une fonction et un producteur ou des documents d’archives :
Code d’identification et/ou forme autorisée de nom : identifier de manière univoque la collectivité avec laquelle les relations sont établies et/ou la ressource associée et créer des liens avec la notice d’autorité décrivant la collectivité associée ou la description de la ressource associée.
Nature de la relation : identifier la nature de la relation entre la fonction et la collectivité associée et/ou la ressource associée.
Date de la relation : indiquer les dates d’existence des relations avec la collectivité considérée et/ou la ressource associée.
La norme ISDF comporte toutefois plusieurs difficultés d’utilisation, en ce qui concerne la création des formes autorisées de noms, la description des fonctions et les relations à établir entre les descriptions de fonctions et les notices d’autorité ou les descriptions archivistiques.
Exemple de description de fonction : |
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Type Fonction Forme autorisée du nom Contrôle de légalité Dates 1982 - …. Description Ensemble des procédures garantissant que les actes pris par les collectivités locales sont conformes à la légalité. Histoire Avec la loi de décentralisation du 2 mars 1982, le contrôle de légalité a remplacé la tutelle administrative (contrôle a priori). Législation Constitution du 4 octobre 1958 Loi n° 82-13 du mars 1982 Code général des collectivités territoriales (CGCT) Décret n° 93-1080 du 9 septembre 1993 Relations avec d’autres fonctions Contrôle administratif des collectivités locales et des organismes publics (fonction) Relation hiérarchique (1982 - ….) Le contrôle administratif des collectivités locales comprend à la fois le contrôle de légalité et le contrôle budgétaire de leurs actes et ceux de leurs établissements publics. Contrôle de la description FR / DAF / 000001 Notice rédigée par Claire Sibille (direction des Archives de France) en septembre 2008 conformément à ISDF – Norme internationale pour la description des fonctions, 1re éd., Conseil international des Archives, 2008. Sources : site Vie publique (http://www.vie-publique.fr/decouverte-institutions/institutions/approfondissements/controles-collectivites-territoriales.html) (consulté en septembre 2008) Relations avec des collectivités et des ressources archivistiques
Préfectures Le préfet s’assure de la conformité à la loi des actes pris par les collectivités territoriales et certains établissements publics.
Pôle interrégional d’appui au contrôle de légalité Le Pôle interrégional d’appui au contrôle de légalité aide les préfectures pour l’examen des actes des collectivités territoriales.
Fonds de la préfecture du Puy-de-Dôme, contrôle de légalité (FRAD063/1159 W) Ces documents correspondent à la mission de contrôle de légalité dévolue au représentant de l’État dans le département par les lois de décentralisation de mars et juillet 1982. |
