7.3.1. Comment créer des points d'accès normalisés ?
De même que la norme ISAAR(CPF) prescrit de créer un « point d’accès normalisé permettant d’identifier, de manière unique, une collectivité, une personne ou une famille »
, la norme ISDF indique qu’il faut construire une(des) Forme(s) autorisée(s) du nom pour la fonction à décrire (élément 5.1.2), mais sans donner d’indications sur la structure et la présentation que doivent prendre ces formes normalisées.
En France, en l’absence d’outils analogues aux normes AFNOR NF Z 44-060 (personnes) et NF Z 44-061 (collectivités) et au fichier d’autorités de la Bibliothèque nationale de France, on se reportera aux listes « Actions » du thésaurus Priam des Archives nationales (pour les ministères) et du Thésaurus pour la description et l’indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines (pour les collectivités territoriales : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/classement/normes-outils/thesaurus/).
Toutefois, ces listes sont relativement limitées et la direction des Archives de France prévoit, après la refonte du thesaurus W, de lancer un travail pour la constitution, à partir des deux thesaurus, d’un fichier d’autorités national, réutilisable et adaptable aux besoins de chaque service d’archives, comme cela est déjà le cas dans certains pays.
Ainsi, au Royaume-Uni, la Commission mixte des systèmes d’information (JISC) a mis en ligne un vocabulaire hiérarchisé relatif aux fonctions et activités exercées par les institutions de l’enseignement supérieur [Voir le Modèle pour les fonctions et activités (FAM) et le tableau de gestion d’archives (RSS) à : http://www.jisc.ac.uk/whatwedo/themes/eadministration/recordsman_home/srl_structure.aspx]
Quant aux Archives nationales d’Australie, elles ont élaboré un thesaurus des fonctions gouvernementales, AGIFT, disponible en ligne [Le thesaurus AGIFT est consultable à : http://www.naa.gov.au/records-management/create-capture-describe/describe/agift/index.aspx]. AGIFT comporte trois niveaux, avec des descripteurs et des non descripteurs, articulés entre eux par des relations hiérarchiques, d’association et de synonymie. Il permet d’établir un schéma de classification opérationnelle, hiérarchie de fonctions, activités et transactions qui peut être utilisée pour étayer différents processus de gestion des archives. Les Archives nationales d’Australie ont également utilisé AGIFT comme base d’un projet de macro évaluation pour déterminer l’importance des fonctions exercées ces 30 dernières années par le Gouvernement et plus largement par les acteurs de la société australienne.
Par ailleurs, la norme ISDF prescrit d’« utiliser le domaine de compétence territorial ou administratif de la fonction, le nom de l’institution qui remplit la fonction ou d’autres qualificatifs pour distinguer la fonction d’autres fonctions ayant des noms similaires »
. En principe, une fonction est un concept indépendant de tel ou tel organisme ou de telle ou telle période. Toutefois, des changements peuvent survenir dans l’histoire d’une fonction parce qu’elle a été exercée à un moment donné par un organisme déterminé ou dans un territoire spécifique. Pour éviter toute ambiguïté ou toute confusion entre deux fonctions ayant la même dénomination mais exercées dans un contexte différent, des éléments d’identification ou qualificatifs (dates, lieu géographique, collectivité en charge de la fonction, etc.) peuvent donc être ajoutés au nom de la fonction.
Exemple :
La fonction « police de l'eau » n'aura pas le même contenu selon qu'elle sera exercée par une direction régionale de l'environnement, par une direction départementale des affaires sanitaires et sociales ou par le maire d'une commune.
