7.3.3. Comment relier des descriptions de fonctions à des notices d'autorité décrivant des producteurs et aux descriptions des documents d'archives ?
Les relations entre les descriptions de fonctions et les notices d’autorité décrivant des collectivités ou des personnes font l’objet du chapitre 6.
Il convient tout d’abord de noter que, dans le cas d’une utilisation conjointe d’ISAAR(CPF) et d’ISDF pour décrire le contexte de production des documents d’archives, une partie de la zone de la description d’ISAAR(CPF) perdra de son sens et que l’élément Fonctions et activités (5.2.5) ne devra pas être renseigné.
Par ailleurs, les trois éléments de ce chapitre peuvent être réutilisés pour établir un nombre illimité de liens. Il est donc possible de relier une fonction à une ou plusieurs collectivités/personnes, selon le type de fonction décrit.
Exemple :
Par exemple, la fonction « contrôle de légalité » pourrait être reliée aux préfectures dans leur ensemble ou à la préfecture des Vosges qui exerce cette fonction dans le département des Vosges.
L'identification de « groupes de collectivités » sera donc à envisager et le Conseil international des archives devra réviser la norme ISAAR(CPF) en ce sens. Dans le premier exemple donné par la norme ISDF, aux pages 38-41, les « préfectures », les « directions départementales de l'agriculture et de la forêt » et les « directions départementales de l'action sanitaire et sociale » sont des groupes de collectivités. Chaque groupe devrait donc avoir un identifiant propre en lien avec les identifiants de chacune de ses subdivisions (la préfecture du Puy-de-Dôme...) si l'on veut manipuler correctement l'information. Ceci est très important pour gérer les documents. Certaines séries organiques ont en effet pu être produites par le groupe complet mais d'autres ont pu ne pas être produites dans telle ou telle collectivité faisant partie du groupe pour des raisons diverses, qui peuvent être légales ou réglementaires.
Exemple : Exemple de relations entre fonctions, collectivités et documents d'archives
Le chapitre 6 prend également en compte les relations entre les fonctions et les documents d'archives, mais sans préciser si les relations doivent être établies avec un fonds ou avec une série organique. D'après l'archivistique australienne et dans plusieurs services d'archives canadiens (Archives provinciales de l'Ontario notamment), le niveau de description le plus élevé doit être celui de la série organique et non celui du fonds, afin de restituer au mieux les changements administratifs et leurs conséquences sur la production et l'utilisation des archives. Avec cette approche, les séries organiques ne sont plus décrites comme des composantes d'un fonds (dans une relation hiérarchique) mais en tant que telles, afin de pouvoir les relier directement aux collectivités, personnes ou familles qui les ont produites et/ou utilisées et aux fonctions qui les ont générées.
Exemple :
Dans une approche traditionnelle, la série de documents résultant de l'exercice de la fonction « contrôle de l'immigration » serait rattachée artificiellement au fonds du dernier service à avoir exercé cette fonction, à savoir le ministère de l'immigration et de l'identité nationale. Avec cette nouvelle approche, cette série organique sera décrite indépendamment et reliée à la description de la fonction « contrôle de l'immigration » et aux notices d'autorité décrivant le ministère de l'Intérieur et le ministère de l'immigration.
De même, avec cette nouvelle approche, la série des papiers de fonctions d'un directeur d'école pourront être rattachées à la fois au fonds d'archives de l'école qu'il aura dirigée et au fonds d'archives personnelles de ce directeur.
