7.3.2. Comment décrire des fonctions ?
Après la zone d’identification, la zone du contexte sert à décrire les fonctions, à donner des éléments sur leur contenu, leur histoire. Comme dans la norme ISAAR(CPF), les dates (5.2.1.) doivent être enregistrées dans un élément séparé (mais elles ne sont pas obligatoires) et les informations correspondant aux éléments 5.2.2 à 5.2.4 peuvent être indiquées sous la forme d’éléments structurés indépendants ou sous la forme d’un texte rédigé à l’intérieur de l’élément Description 5.2.2.
Aux éléments de description prévus par la norme s’ajoute le concept de description à plusieurs niveaux. En effet, ISDF précise que « les fonctions peuvent être subdivisées en ensembles d’opérations coordonnées, telles que des sous-fonctions, procédures opérationnelles, activités, tâches ou transactions »
. La norme s’applique donc à la fois aux fonctions et à leurs subdivisions, qui constitueront autant de niveaux de description, avec un héritage des informations des niveaux supérieurs aux niveaux inférieurs.
Exemple :
Le thésaurus AGIFT est un bon exemple de description à plusieurs niveaux. Chaque descripteur comprend une note de contenu. Les informations sont adaptées au niveau où se fait la description, et celles figurant au niveau le plus haut (fonctions) ne seront pas répétées aux niveaux inférieurs (activités puis transactions).
On peut également avoir plusieurs niveaux de fonctions selon le contexte géographique et juridique de leur exercice (par exemple : niveau européen, national ou régional). Là aussi, une mutualisation serait idéale, avec la gestion des descriptions des fonctions transverses et génériques dans un fichier d'autorités national, les descriptions de fonctions « locales » relevant des institutions de conservation des fonds résultant de l'exercice de ces fonctions « locales ».
