Module 9 - Section 1 : Microfilmer les documents

Les microfilms de lecture, en rouleaux d'une trentaine de mètres de long, seront enroulés de façon serrée, sans tension excessive, sur une bobine semblable à une poulie : un axe ou moyeu central muni de joues de maintien ou flasques, parfois pleins, le plus souvent ajourés. La longueur du film est limitée par le diamètre des flasques ; il est parfois maintenu autour de l'axe par une bandelette de papier épais non acide bloquée par une ficelle, mais jamais par un élastique qui se désagrégerait en particules collantes en émettant des polluants.

Les boîtes contenant les bobines de lecture sont, le plus souvent, rangées sur la tranche à la verticale dans des meubles spéciaux munis de tiroirs.

Les microfiches seront classées verticalement.

Les masters négatifs, qu’ils soient en bobines simples ou assemblés en galette sur microfiches, doivent être gardés à l'abri de la poussière, des impuretés et des dégradations physiques, les galettes étant rangées  à plat enroulées autour d'un noyau en polypropylène. On peut les ranger dans des boîtes ou des enveloppes neutres et les conserver dans des meubles bien adaptés ou même des rayonnages ouverts, à condition que le local soit muni de filtres anti-oxydes.

Les films de consultation montés sur cartouches à moyeu unique ou sur cassettes à double moyeu sont plus faciles à utiliser sur les appareils de lecture et les lecteurs-reproducteurs que les films montés sur bobines ou noyaux ; leur protection contre l’usure est donc mieux assurée, mais les coûts sont supérieurs, des cassettes aux lecteurs-reproducteurs, qui, de plus, ne reconnaissent qu'un type de cassette par modèle. 

Les matériaux utilisés pour le conditionnement des bobines et des galettes, les enveloppes pour microfilms et microfiches ne doivent pas comporter d'agents acides, oxydants ou réducteurs.

Ci-contre, exemple d'une boîte de conservation de la Bibliothèque du Congrès avec étiquette à l'extérieur; le film est entouré d'une bandelette de protection en papier reprenant son identification, tenue serrée par une ficelle neutre.

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Les matériaux qui conviennent sont :

• les métaux non oxydables, tels l’aluminium anodisé, l’acier inoxydable ou l’acier ou fer blanc protégé par une couche protégeant de la corrosion, une laque par exemple (à condition qu’elle soit inerte : sans dégagement de vapeurs réactives ou de peroxydes, ni de suintements), de l’acier étamé ou plaqué ou du vernis époxyde ;

• le papier à pourcentage d’alpha-cellulose supérieur à 87%, au pH compris entre 7,5 et 9,5 (7,0 pour des films diazoïques) avec une réserve alcaline d’au moins 2% ;

• le polyéthylène et le polypropylène.

En cas de doute sur les propriétés d’un matériau, il sera sage de le faire tester par un laboratoire d’essais qui verra s'il contient des substances nocives (ISO 18902:2013 " Matériaux pour image après traitement – Albums, cadrage et matériaux d’archivage ").

Si l'on doit utiliser un adhésif, on utilisera un modèle non nocif validé pour l'archivage.

On procédera tous les deux ans à l’examen d’un échantillon en nombre significatif des microformes conservées notamment pour les supports en acétate qui se dégradent en quelques dizaines d'années. Les contrôles seront plus fréquents si on a constaté des variations de température ou d’humidité relative. Lorsqu’on constate qu'un microfilm est abîmé, il faut établir une copie et réformer la première.

Pour assurer une vraie sécurité, tous les films de prise de vue doivent être des films de réserve. Ils serviront à établir des copies de consultation ou de travail ; il est prudent de les conserver dans un local distinct du dépôt où se trouvent les documents originaux dont ils sont l'image ou encore mieux, dans un autre dépôt éloigné.

Les microformes s'abîmeront sans remède possible si on les conserve dans de mauvaises conditions d’environnement climatique.

La conjugaison d'une température élevée avec une humidité relative élevée est particulièrement préjudiciable :

• les différentes couches qui composent les microformes ont des réactions variées face à une humidité élevée et une température elle aussi élevée, la couche de gélatine qui retient l'image peut se craqueler ou même se décoller de son support ;

• une température élevée unie à une forte humidité relative offre des conditions de développement parfaites aux moisissures et aux bactéries qui peuvent altérer la couche de gélatine.

On connaît de nombreux exemples de collections de microformes devenues inutilisables après avoir été conservées pendant quelques années seulement dans des conditions inadéquates.

On distinguera cependant :

• la conservation des collections de sécurité qui doit être rigoureuse :

  • pour les films de sécurité, gélatino-argentiques en noir et blanc, une température de 13°C + ou - 2° C de variation par 24h est recommandée, la température maximale admissible sans risque pour les films étant de 21° C ; suivant les types d’émulsion et les types de support l’humidité relative varie : 30 à 40 %. On opte pour une base moyenne entre les limites préconisées et maintenir une humidité relative dont la variation ne dépassera pas + ou - 5% par périodes de 24 heures ;

  • il est prudent de ne pas conserver les films diazo et vésiculaires dans les mêmes locaux que les films argentiques car la dégradation des premiers intervient plus rapidement et produit des vapeurs d'ammoniaque nocives pour les procédés argentiques.

  • pour les films en couleurs la température de conservation à long terme doit être de 2° C ou moins ; l’humidité relative de 15 à 30% pour un support cellulosique (acétates), ou 25 à 30% pour un support polyester.

• la conservation des copies de lecture par nature exposées à souffrir des manipulations, du passage dans les appareils avec risque d'échauffement, d'intensité lumineuse chargée en UV, de rayures ; la température maximale admissible est alors de 25° C ; les pics de températures ne devront pas dépasser 32° C ; pour l’humidité relative, une moyenne de 40 % est recommandée.

Quels que soient les types de microformes, l’air ambiant doit être pur ; on évitera les poussières et les impuretés atmosphériques, comme les vapeurs de dioxydes sulfuriques provenant de véhicules automobiles ou d’installations fonctionnant aux hydrocarbures. Des expériences ont montré que l'action de ce genre d'oxydes peut détériorer les supports des masters argentiques.

Les conditions d’environnement des laboratoires de travail et locaux de consultation ne peuvent être identiques à celles des locaux de conservation. Si on conserve les films à température très basse, il faut prévoir un délai pour que les microformes s’adaptent à leur nouvel environnement. Lorsque la température de conservation est inférieure au point de rosée de la condensation risque de se déposer sur le film si on ne prend pas la précaution d’élever la température des emballages au-dessus de ce point avant d’en extraire les microfilms.

Pour plus de détails sur l'humidité relative et le point de rosée : voir le module 8 "Connaître les facteurs de détérioration".

Même dans des conditions parfaites de conservation, il importe d'exercer une surveillance constante des microfilms archivés. Ceci concerne particulièrement les premières générations de microfilms sur support acétate de cellulose (diacétates et triacétates). En effet ce matériau n'a qu'une durée de vie de plusieurs dizaines d'années, variable selon ses méthodes de fabrication, et, bien-sûr, selon la façon dont il est conservé. 

On peut, en dehors de la méthode olfactive (forte odeur de vinaigre) repérer les films qui ont commencé à se dégrader grâce à différentes marques de tests basés sur des témoins chimiques. Le CNMN utilise des languettes de papier imprégnées d'un réactif que l'on place dans les boites suspectes et qui, en virant du bleu au jaune en passant par le vert, indiquent le niveau de dégradation.

Le CNMN effectue des sondages réguliers et tient un tableau de suivi.

Un autre type de films posant problème, mais qu'on ne peut détecter que de manière fortuite,  sont ceux qui, bien qu'étant sur support polyester, lorsque ils n'ont pas été traités dans les règles de l'art (voir p. 13), vont subir une dégradation de leurs images.

Dans tous les cas, quand on estime qu'il est temps de le faire, on duplique sur support polyester et on élimine.

Les reproductions réalisées seront le reflet le plus fidèle possible du document original dont elles sont un substitut destiné à la communication et à la conservation à long terme. Le travail doit donc être accompli dans le strict respect des règles de l'art; sauf indication contraire, on se référera aux normes AFNOR et ISO relatives à la micrographie en vigueur au moment de sa réalisation.

L'intégrité physique des collections confiées pour reproduction devra être respectée (à commencer par ISO 6199:2005 " Microfilmage des documents sur microfilms gélatino-argentiques de 16 mm et 35 mm - Modes opératoires) ".

Réception des documents

Le contrôle et la préparation des documents sont du ressort du service qui demande le microfilmage. Les documents à microfilmer seront accompagnés d'une fiche sur laquelle seront inscrits :

• les références (séries et cotes, nature des documents et leur conditionnement)

• l'état des dégradations constatées.

Les rubriques constitutives du titrage des documents seront indiquées.

Avant la prise de vue, le prestataire vérifiera l'adéquation entre les informations de référence et le document concerné.

Prise de vues

Chaque article (répertoire, registre ou liasse) sera photographié dans son intégralité, y compris les pages de garde (les feuillets blancs pourront être seulement signalés par un symbole).

Toute réparation ou consolidation des documents (en particulier de feuillets déchirés ou de reliure endommagée) est interdite, ainsi que l'usage de tout ruban adhésif.

Dans le cas de documents reliés, les volumes seront mis à plat sous la vitre d'un presse-livre en évitant de casser le dos, soit à l'aide d'un porte-livre à balancier compensateur dit aussi berceau lorsqu'il est amovible (image 24), soit avec des cales de différente hauteur que l'on glisse à droite et à gauche sous les couvertures au fur et à mesure qu'on avance dans le volume. Si les bombages des marges intérieures entraînaient une dégradation de la qualité de reproduction, il convient de le signaler.

A la prise de vue, le support des documents, ou de leur encadrement, sera de couleur noire afin de le démarquer de la plupart des documents dont le support d'écriture est très clair voire blanc.

L'échelle de réduction adoptée, qui doit être indiquée, sera en fonction du format du document. Le plus souvent l'enregistrement se fera en mode vertical à une page par image pour les liasses et deux pages par image pour les registres et répertoires. Si la qualité et la taille des graphismes le permettent, il est admis que tous les documents de format inférieur ou égal au registre, répertoire ou liasse, feront l'objet d'une échelle de réduction unique correspondant à celle adoptée pour l'ensemble considéré, dans le cas où un document serait d'une dimension si petite que la lisibilité de sa reproduction pourrait en être affectée, un recadrage plus serré, ponctuel, est autorisé à condition d'indiquer la nouvelle échelle. Il y aura éventuellement recours à une rotation de la tête de caméra.

Les documents dont les dimensions sont supérieures à celles du registre, répertoire ou de la liasse considérée, pourront être reproduits à raison d'une seule page par image en mode vertical, ou faire l'objet d'un recadrage. Sauf dans ce cas, aucun changement d'échelle de réduction, ou de mode, n'est en principe autorisé au cours de la prise de vue d'un document. Lorsque le document contient des dépliants qui n'entrent pas intégralement dans le cadre choisi, au-delà du rapport 20, il convient de procéder à plusieurs prises de vues successives de la gauche vers la droite du dépliant ; à partir de la seconde prise de vue, un recouvrement d'environ un sixième de l'image précédente sera nécessaire.

Le photographe s'assurera que le document est correctement présenté et qu'il ne subit pas de déformation préjudiciable à son bon alignement par rapport au mode choisi ; il s'assurera d'une répartition homogène de l'éclairage sur le plan de la prise de vues afin de permettre une densité uniforme sur toute la surface du cadre de l'image. Pour éviter les problèmes de transparence recto/verso, il placera une feuille de papier de couleur appropriée (noire ou de couleur sombre pour le noir et blanc) sous le feuillet à reproduire.

Pour mettre en évidence les particularités des documents photographiés et certaines caractéristiques d'enregistrement, des symboles seront enregistrés sur le film. Ils seront conformes aux prescriptions de la norme ISO 9878:1990 "Micrographie - Symboles graphiques applicables à la micrographie". L'utilisation des symboles doit être opportune, mais non systématisée, afin de ne pas augmenter de manière importante le nombre d'images. Une particularité rencontrée à plusieurs reprises dans un même document peut être signalée une seule fois en tête du microfilm avec la mention " valable pour tout ou partie du document ", mais certaines particularités ponctuelles nécessitent une répétition des symboles.

Chaque début de bobine contenant un seul document présentera la succession suivante (amorces et images) :

• Le 1^er, situé après 70 cm à 1 m. d'amorce, comporte le symbole normé ISO signifiant " début de bobine ".

• On ménage une plage vide (on déclenche en obturant l'optique ou on fait avancer le film de la longueur d'une prise de vue).

• Le 2^e porte la cote de la bobine.

• Plage vide.

• Ensuite une fiche de titre porte :

  • l’identification de l'autorité de tutelle (exemple : " ministère de la Culture, Service Interministériel des Archives de Franc [SIAF] "), 

  • l’identification du Centre producteur (exemple : Archives départementales du Gard),

  • l’identification du groupe de documents reproduit et de son détenteur, 

  • le degré de communicabilité des documents,

  • l’année en cours,

  • l’identité de l’opérateur photographe et/ou de l'éventuel prestataire externe.

• Plage vide.

• Tableau des symboles normalisés susceptibles d'apparaître sur le film.

• Mire ISO n°1 + graduation millimétrique + taux de réduction.

• Plage vide.

Pour chaque début d'unité documentaire (Série ou sous-série ou article coté) :

• Cote du document.

• Plage vide.

Si la nouvelle bobine constitue la suite d'une unité documentaire on rajoute le panneau "SUITE"

Quand on achève une unité documentaire, que ce soit en cours de bobine ou à la fin :

• Cote du document + " FIN "

Si l'on passe à une nouvelle unité documentaire sur une même bobine :

• 3 plages vides.

• Symbole normalisé signifiant : " Séparation entre 2 unités documentaires "

• 3 plages vides.

En fin de bobine :

L'unité documentaire est achevée :

• Symbole ISO " Fin de bobine ".

• Plage vide.

• Cote du microfilm

L'unité documentaire est inachevée :

• Doubler la dernière vue

• 3 plages vides.

• Symbole ISO " Suite sur une autre bobine ".

Lorsqu'un document dans son ensemble ne peut tenir sur une seule bobine, l'unité documentaire doit être assurée par l'emploi du symbole "suite sur une autre bobine", et l'image 1 de la bobine suivante portera le symbole "suite d'une autre bobine".

Le regroupement de plusieurs unités documentaires sur une même bobine n'est envisageable que si elles y sont entièrement contenues. On reprendra pour chaque unité la succession d'images indiquée plus haut.

Reprises et soudures

Les reprises (pages omises et/ou images jugées défectueuses, pages reprises) seront insérées à leur place normale dans le microfilm par soudure thermique à l'aide d'une " colleuse " ou plutôt une soudeuse à ultrasons. L'usage d'adhésif est interdit.

Deux techniques sont possibles pour faciliter le montage : microfilmer au moins les deux pages précédant la ou les pages corrigeant l'anomalie, puis au moins les deux pages suivantes. On peut aussi procéder à au moins deux avancements du film sans prise de vues avant et après la reprise.

Un film ne devrait comprendre qu'un nombre limité de reprises en fonction de sa longueur et de son format. Pour un film 35 mm, deux insertions soit quatre soudures par longueur de 30 mètres sont admissibles.

Traitement chimique

Les microfilms réalisés présenteront la qualité définie par la norme NF ISO 10601 (1994) et NF ISO10602 " films pour l'archivage, argentiques polyester, prise de vue et copie, avant et après traitement, conditions du traitement négatif ou d'inversion ". On apportera un soin particulier au lavage des microfilms dans les conditions requises par la norme citée.

Conditionnement

Chaque microfilm monté sur bobine en polypropylène sera livré dans une boîte qui portera les éléments d'identification de son contenu, ainsi que le nombre de vues prises et si possible la longueur du film (hors amorces). Ces mentions peuvent aussi être reportées sur le bordereau de livraison des bobines.

Contrôle de production

On vérifiera que les documents ont été reproduits dans leur intégralité et que la qualité optique des microformes est conforme aux normes. La conformité de la qualité physique et chimique des microfilms avec les normes sera aussi contrôlée. La densité moyenne de chaque film, contrôlée au densitomètre par sondages à raison de cinq mesures par bobine de 30 mètres pour les microfilms de 35 mm, sera indiquée.

L'utilisation des matériels de contrôle ne doit pas entraîner de dégradations (dépôts de poussière, rayures, etc.). L'usage de gants de coton est recommandé pour éviter les traces de doigts sur les microformes.

Support micrographique

Dans l'idéal, il est souhaitable de produire deux exemplaires, et, éventuellement, un troisième selon les besoins.

1. Le microfilm de première génération ou master, négatif, est destiné à la conservation à long terme; il constitue l'exemplaire de sécurité et ne sera dupliqué qu'une seule fois. La validation du négatif original par le service est obligatoire avant l'exécution des duplications de tirage et de consultation.

2. Une copie argentique négative obtenue de la première génération, destinée au tirage des copies de consultation sera de type gélatino-argentique sur support en polyester (du type polytéréphtalate d'éthylène ou PET) pour assurer une bonne conservation .

3. Une copie de consultation, obtenue à partir de la copie n° 2.

Contrôles

Les contrôles relatifs aux documents et aux caractéristiques physiques et chimiques des microformes réalisés (dimensions, densité, définition) peuvent être internes. Les contrôles des sels résiduels peuvent être confiés à un laboratoire agréé, avec nouveau contrôle en cas de mauvais résultats. Toute microforme non conforme sera refaite, en particulier dans les cas suivants : taches et rayures susceptibles d'altérer la conservation et l'exploitation, qualité de traitement chimique non conforme, qualité optique non conforme.

Des contrôles visuels par sondage sur l'ensemble du contenu des bobines pourront être effectués.

Une bobine sera rejetée dès la première erreur majeure ou après la cinquième erreur mineure.

Erreurs majeures :

• microfilm totalement ou partiellement illisible

• format non respecté (type de film, échelle de réduction)

• incohérence dans la séquence d'enregistrement (succession des images)

• incohérence entre le document microfilmé et les fiches descriptives de l'unité documentaire

• pages manquantes

• troncature de l'information

Erreurs mineures :

• lisibilité du texte ou rendu des photographies légèrement altérés à cause de mauvais réglages de l'appareil de prise de vue ou de traitement.