Forme : caractères externes
Le législateur a fortement réglementé les caractères externes du document. Cependant, tout n'a pas été strictement prévu, et une certaine marge de manuvre a été laissée à l'appréciation des communes.
Textes de Références :
Arrêtés ministériels : arrêté n°1974-05-16, modifié par les arrêtés n°1985-03-20, n°1986-06-26, n°1988-01-05, n°1989-04-25, n°1991-05-28, n°1994-06-01, n°1994-12-20 et n° 2006-06-01.
1. Support du document
Plusieurs modèles du livret de famille existent sur le territoire français. Son aspect diffère légèrement d’une commune à l’autre.
Le format imposé est 99*210 mm.
La solidité du document a été privilégiée, pour garantir une utilisation prolongée pendant de nombreuses années.
Le livret est constitué de divers feuillets de papier reliés.
Une reliure souple, pour permettre de compléter le livret par imprimante ou à la machine à écrire ordinaire, fait partie des recommandations.
Une couverture souple en plastique recouvre souvent le Livret de Famille, mais elle n’est pas obligatoire.
Dans certains cas, la destruction du livret de famille par l’Officier de l’état civil est nécessaire :
- s’il y a impossibilité d’usage par l’Officier de l’état civil,
- si une erreur lors de l’établissement du livret a été commise,
- si un changement d’état est constaté,
- si le livret de famille est restitué à l’Officier de l’état civil.
2. L’encre
L’encre conseillée est une encre indélébile noire. D’autres types d’encres coexistent, telles que l’encre d’imprimerie, l’encre indélébile rouge, l’encre de Chine et l’encre de stylo à bille.
3. Le système d’abréviations
Pour les indications de lieux, tels que Paris, Marseille, Lyon, on indique le numéro d’arrondissement.
Exemple 1 : "1er arr." pour premier arrondissement
Exemple 2 : "7E ARDT" pour septième arrondissement
4. La graphie
Avant toute inscription, l’Officier de l’état civil a le devoir d’écrire le numéro de l’acte dont l’extrait figure sur le livret de famille. La graphie est particulièrement réglementée, car d’elle dépend l’authenticité des inscriptions et la force probante qui en découle. C’est pourquoi l’écriture doit être lisible.
Les procédés de graphie autorisés incluent les nouveaux procédés, car le procédé manuscrit côtoie les procédés dactylographique ou informatisé.
Les inscriptions portées sur le livret doivent répondrent à plusieurs règles :
- L’écriture des prénoms et noms
La place des termes et leur calligraphie est stricte : le(s) prénom(s) se place(nt) avant le nom. L’écriture du prénom impose que la première lettre soit majuscule et que les autres lettres soient en minuscules. L’écriture du nom impose que toutes les lettres en majuscules.
L’accentuation des majuscules est aussi obligatoire : s’il y a une impossibilité technique, la lettre du nom devant être accentuée doit être inscrite en minuscule afin de permettre la reproduction des signes modifiant la prononciation.
La césure d’un nom simple ou composé est interdite, car elle peut être source de confusions.
- L’écriture des noms de lieux
L’écriture de la commune suit la même règle que celle du Prénom. L’écriture des département, district, état et pays est identique, mais ces lieux doivent être mis entre parenthèses.
- L’écriture des dates, jours, années et heures
Concernant l’écriture des dates, les jours, les années et les heures sont inscrits en chiffres arabes alors que les mois doivent paraître en lettres. Le cas du zéro pour les heures nécessite une écriture en toutes lettres.
Exemple : 10 h 00 sera inscrit « 10 h zéro »
Les signes de séparation utilisés pour la rédaction du contenu des extraits sont :
- le trait d’union
- la virgule
La procédure en cas d’erreur est clairement stipulée : le grattage, le gommage, la surcharge ou l’usage d’un effaceur sont prohibés. Les mots ajoutés sont rayés nuls avant signature. Les titres contenus dans le document sont en lettres capitales. Les capitales sont accentuées.
5. Forme
L’actuel Livret de Famille comprend vingt pages, dont une Annexe et des extraits d'actes de l'état civil.
La disposition du livret est essentiellement pragmatique : la situation centrale des époux dans le livret permet une consultation aisée et rapide : l’époux est situé à gauche et l’épouse à droite, préservant ainsi la coutume nuptiale. Le Sarcophage des Epoux de Cerveteri (nécropole de la Banditaccia, Italie), datant de 520-510 avant J.-C., est un illustre exemple de cette coutume et ce vestige archéologique, impressionnant par sa taille et sa qualité de conservation, témoigne de cette tradition nuptiale existant déjà sous l'Empire Romain, régi par les institutions du Droit Romain.
Les enfants sont situés après les époux, par ordre d’inscription et non pas par ordre de naissance. Ainsi, un enfant adopté plus âgé que ses frères et surs peut être inscrit en dernier.
Concernant les extraits, il a été prévu une page par personne, sauf pour les actes de décès des époux placés tous deux sur la même page : trois pages pour les époux et huit pages pour les enfants constituent le coeur du Livret de Famille.
En quelques décennies, on constate une évolution du livret : moins de pages ont été consacrées aux enfants, ce qui correspond à la baisse de la fécondité française.
6. Les sceau, emblèmes et symboles de l'Etat
Le sceau de la mairie est obligatoire en première page : il est matérialisé par un tampon encreur indiquant le nom de la mairie et son adresse complète. Il peut être de différentes couleurs.
L’emblème de la commune est inscrit sur la page de couverture. L'emblème n'est pas préconisé par les arrêtés ministériels ; il est laissé à l'appréciation des communes.
Le symbole de la République française sur la page de titre, Marianne, atteste que le document émane de l’Etat français.