La conclusion des étudiants
Conclusion rédigée par Gladys Keller
Ce travail d'analyse diplomatique nous a donc permis de mettre en pratique quelque chose qui restait jusque là très théorique. Nous avons donc appliqué notre cours de diplomatique sur des cas concrets, les documents du citoyen. Leur étude nous a permis d'approfondir, voire de découvrir plus en détail, des documents que nous possédons et que nous utilisons dans notre vie quotidienne.
Nous avons donc dû effectuer un grand travail de recherche. Celui-ci s'est fait dans divers lieux et par différents moyens. En effet, chacun s'est rendu dans une ou plusieurs bibliothèques, ou s'est déplacé jusqu'à l'institution chargé du document : mairie, sous-préfecture, préfecture, gendarmerie… Ainsi certains d'entre nous ont pu discuter et questionner les agents afin d'avancer dans leur travail. Se déplacer jusqu'à l'administration adéquate n'étant pas forcément nécessaire, nous avons aussi étoffé notre recherche par le biais d'internet, du téléphone (pour contacter certaines administrations) et du mail. Ce besoin d'enquête a pris une grande place dans notre travail car il s'agissait ensuite de trier, analyser, recouper et synthétiser les informations.
Cependant ce premier travail de diplomatique n'a pas été sans présenter quelques difficultés, mais toutes surmontées.
Nous avons tout d'abord été confronté au peu de temps dont nous disposions. En effet, cette recherche a nécessité les étapes suivantes, à savoir :
- recherche des documents entrant dans le cadre des archives du citoyen
- établissement d'une liste provisoire
- validation par notre professeur, Madame Bruleaux
- répartition de chaque document auprès des étudiants
- répartition du travail collaboratif
- mise en ligne de notre travail
Le déplacement dans les différentes institutions concernées n'a pas toujours été productif.
En effet, certains d'entre nous ont eu quelques difficultés à être renseigné, par manque de temps de certains agents administratifs, notamment en raison des futures élections présidentielles.
De plus, ce travail nous a permis de nous confronter à un véritable travail de "communication". Outre le fait que les agents soient réceptifs ou non, disponibles ou pas pour nous répondre ; nos questions devaient être "compréhensibles" et précises afin d'avoir les réponses escomptées. Cela nous a donc initié à un travail de collecte d'informations, première étape du métier d'archiviste, en vue, par exemple, de l'élaboration d'un tableau de gestion...
Le travail sur le Piaf étant nouveau pour nous, les débuts ont été un peu fastidieux. En effet, nous n'avions pas l'habitude de nous retrouver sur un site web afin de travailler en collaboration en mettant en ligne notre réflexion et en postant des commentaires. Nous avons donc voulu homogénéiser notre travail. Ainsi nous avons décidé de mettre en place un coordinateur chargé de définir une ligne directrice, notamment par la mise en place d'une charte graphique, et des échéances en matière de temps. De plus, nous avons décidé de nous diviser le travail collaboratif en petits groupes.
La rédaction sur le Piaf a été rendue difficile par des bugs, pour certains, et des difficultés d'appropriation de cet outil inconnu jusque là, pour d'autres. La familiarisation avec cet outil s'est faite par la consultation du guide mais surtout par la manipulation des différentes fonctions. Les "bugs" ont été nombreux. Des suppressions involontaires de travaux ont eu lieu à la suite de méconnaissance, certains fichiers ont été effacés, involontairement également, à la suite de messages d'erreur.
Ainsi nous avons pu nous apercevoir que la diplomatique est une véritable science qui reflète le caractère historique et culturel d'une société.