Tradition

Support du document original

Le document original est généralement un registre, ainsi son support est le papier. Il en va de même avec les copies ou extraits.

Autres supports valides pouvant exister

Des documents sont  associés à l'acte de naissance, c'est par exemple le cas de l'extrait (qui comporte juste les noms,prénoms, date et lieu de naissance de l'enfant et des parents), et la  copie intégrale de l'acte qui reste fidèle à l'original, car elle comporte toutes les informations qui ont été enregistrées. On peut aussi lui rattacher les actes de mariage et de décès puisqu'ils composent ses mentions marginales.

Conservation du document

Les registres d'actes de naissance de moins de 100 ans, comme tous les autres actes de l'état civil, sont conservés à la mairie de la commune concernée. Cependant, ils ne peuvent être communiqués que sur autorisation du procureur de la République (Code du Patrimoine, art. L213-2  décret n° 62-921, art. 8,  modifié par le décret n° 97-852 du 16 septembre 1997, art. 5).

Les registres d'actes de naissance de plus de 100 ans sont conservés par les mairies dans les communes de plus de 2000 habitants, qui ont un service d'archives constitué.  Les communes de moins de 2000 habitants doivent déposer leurs registres de plus de 150 ans aux Archives départementales en vertu du Code du Patrimoine, art. L212-11. Les Archives départementales gardent aussi pour toutes les communes l'exemplaire versé par le greffe du tribunal de grande instance.

Pour préserver les registres et en faciliter la communication au public, le microfilmage systématique de l'état civil de plus de 100 ans est en cours. A partir du microfilm, on peut obtenir immédiatement une photocopie grâce aux  lecteurs-reproducteurs dont sont équipés la plupart des services d'archives. Progressivement, le microfilmage est remplacé par la numérisation qui permet de mettre en ligne les registres à la disposition de tous.