La gestion du changement dans le cadre d'un projet de GID

Votre organisation est-elle prête au changement?

Un projet d’implantation de GID est un projet organisationnel de grande envergure. La GID n’est pas un changement superficiel mais bel et bien un changement en profondeur des pratiques de travail. C’est un projet ambitieux et son succès va placer l’organisme dans une position de force par rapport à son environnement. Autrement dit, au terme du projet l’organisme aura su développer une culture de changement, d’innovation et d’excellence.

Les préalables

Tout d’abord, il faut poser les questions suivantes [1]:

Votre organisation est-elle prête au changement?
La capacité au changement est-elle considéré comme une compétence stratégique?
A t-elle déjà adopté un mode de fonctionnement axé sur l’amélioration des processus?
Est-ce que vous avez dans votre organisation une culture favorisant l’innovation, la performance et l’excellence?

Si vous répondez par la négative à ces questions sur la culture de votre organisation, alors, ce sera l’étape prioritaire de votre projet. C’est la première chose à mettre en place. On ne peut pas déployer la GID et s’imaginer que la culture va suivre toute seule. Professeur en gestion du changement à l’UQO, Emmanuelle Avon, nous disait qu’ « …on ne peut pas forcer un changement de culture en imposant un changement technologique »[2]. Il faut déployer une vision d’entreprise axée vers le changement, vers l’avenir. La GID n’est qu’un outil qui permet d’atteindre cet objectif.

Par où commencer pour développer une culture de changement?

Encourager l’évolution de l’organisation en mettant en place des projets d’innovation venant des employés. Prenons comme exemple, la méthode Toyota. Selon cette méthode, ce sont les employés qui apportent les idées d’améliorations constantes puisque ce sont eux qui connaissent le mieux leur travail. Dans l’organisation pour laquelle je travaille, l’Agence de la santé et des services sociaux des Laurentides, notre PDG a choisi de mettre en place des pratiques qui favorisent le changement: des cellules innovantes et des déjeuners-causeries.

Quels seront les moyens à employer?

Éduquer les employés, à l’aide d’ateliers, sur les sources de la résistance au changement. Quand la personne comprend mieux ce qui se passe, elle est plus à même de réfléchir et d’agir sur sa propre résistance.
Éduquer et équiper les gestionnaires, car se seront eux qui auront à accompagner les employés.
Présenter les avantages à changer. C’est plus facile de changer quand on comprend ce que ça va rapporter.
Offrir de la formation continue à ceux qui en ont besoin. Beaucoup de nos organisations ont une moyenne d’âge élevée. Quelques fois, il n’y a pas eu de mise à jour des compétences technologiques. Par exemple, « …les organisations distribuent des outils technologiques, comme des téléphones intelligents, en assumant que ses employés ont les compétences pour s’en servir. Ce qui n’est pas toujours le cas! » [3]
Changer les méthodes d’organisation du travail. On s’oriente plus vers une gestion axée sur les résultats. On pense ici au télétravail, à la collaboration de groupe, à l’élimination des tâches inutiles. À la transformation des processus papiers en processus numériques.

En résumé, avant même de commencer le projet de GID, il faut planifier la transformation de l’organisation!

Et le rôle de l’archiviste là-dedans?

En lisant le discours de M. Normand Charbonneau, Conservateur et directeur général des archives de BAnQ, au Sommet sur les archives au Canada de cette année, on réalise que l’archiviste est au cœur des changements!  Je vous invite à le lire. J’ai trouvé que c’était un discours extrêmement positif et motivant pour notre profession dont voici un extrait:

Rappelons aussi que la philosophie de BAnQ en matière de gestion des documents et des archives trouve ses fondements autant dans la tradition archivistique européenne, française en particulier, que dans l’approche américaine du Records Management puisqu’elle inscrit son action dans la globalité en intervenant à tous les stades de vie des documents, ce qui accentue son approche intégrée. (Charbonneau, 2014)

L’archiviste intervient maintenant en amont de la création des documents. Il peut participer de manière active et même proactive au changement culturel. C’est à lui de prendre la place qu’il souhaite dans ce processus.

[1]  Tiré et inspiré par Méthode de conduite du changement / Autissier et Moutot. 2010.

[2]  Cours « Gestion du changement » d’Emmanuelle Avon. UQO. Automne 2012.

[3]  Citation de Pierre Joron au cours d’une cellule innovante à l’Agence des Laurentides.

Source : Convergence (blogue de l'AAQ)