Les Archives de l'Etat du Valais (Suisse) ou le défi de l'archiviste contemporain
Dans l’imaginaire populaire, le métier d’archiviste renvoie encore très souvent à l’archétype de l’érudit travaillant, un peu hors du monde et hors du temps, sur d’anciens (et souvent poussiéreux) documents. Pourtant, depuis plusieurs années, le monde des archives est en mutation, voire en pleine révolution. L’augmentation exponentielle de la production documentaire ces trente dernières années et le développement rapide des outils de gestion de l’information sous forme électronique poussent en effet les archivistes à repenser complètement leur manière de travailler, notamment en se positionnant toujours davantage aux côtés des producteurs des documents.
La mise en place de politiques de conseil et de soutien à ces producteurs, qu’il s’agisse d’administrations publiques ou d’organisations privées, est aujourd’hui une thématique essentielle que cet article propose d’aborder. A travers l’exemple de ce qui a été réalisé ces dernières années dans le canton du Valais, il essaiera de montrer que les archivistes, loin d’être confinés dans des tours d’ivoire ou des caves obscures, sont aujourd’hui devenus des acteurs essentiels, au cœur des administrations, et qu’un service d’archives doit devenir un véritable centre de compétences en matière de gestion de l’information, quels qu’en soient la date, le type et le support.
Les défis de l’archiviste contemporain
Pendant longtemps, la mission principale de l’archiviste était le traitement des documents « anciens » ou « historiques ». Sa matière était constituée de dossiers « clos », sans véritable utilité pour leur producteur d’origine, qu’il fallait bien souvent sauver d’une disparition quasi inévitable. L’archiviste avait alors pour tâche de collecter du mieux qu’il pouvait ces dossiers afin de les classer, de les décrire et de les mettre à la disposition du public et des chercheurs – chercheurs dont l’archiviste faisait souvent lui-même partie.
Si les bases de ce travail restent aujourd’hui inchangées, à l’exception peut-être de la recherche, le rôle et la vision de l’archiviste se sont considérablement élargis. Pour faire face aux défis de l’augmentation croissante des documents produits par les administrations et la diffusion toujours plus grande de l’information sous forme électronique, l’archiviste doit adapter ses outils et ses méthodes de travail. Ainsi, il est désormais indispensable que l’archiviste soit capable de prendre en charge les documents, quel qu’en soit le support. Si les méthodes de conservation du parchemin ou du papier sont acquises depuis longtemps, celle de l’information sous forme électronique nécessite des mesures particulières, sous peine de voir disparaître une part essentielle de l’information produite.
L’archiviste doit par ailleurs pouvoir maîtriser les documents et les dossiers sur l’ensemble de leur cycle de vie, de leur création à leur archivage ou à leur élimination contrôlée. Gérer la masse d’information produite et assurer une collecte systématique des documents suppose en effet d’être présent directement dans leurs processus de production, pour pouvoir continuer à assurer les missions essentielles de collecte et de conservation. Cet élément est d’autant plus nécessaire dans le cas des documents et données électroniques, pour lesquels l’obsolescence rapide des formats et des supports représente un risque immédiat, et implique une prise en charge beaucoup plus en amont, dès leur création.
Pour ces deux raisons, une politique de conseil et de soutien en matière de gestion des documents papier ou électroniques auprès de leurs producteurs est aujourd’hui indispensable. Elle devient de facto une nouvelle mission que doit assumer un service d’archives, en collaboration avec les autres acteurs de la gestion de l’information que sont les informaticiens ou les spécialistes des processus, à côté des missions traditionnelles de collecte, de conservation, de communication et de mise en valeur des fonds d’archives.
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