RAPPORT ANNUEL 2011 DU PORTAIL INTERNATIONAL ARCHIVISTIQUE FRANCOPHONE

Introduction

La phase de consolidation évoquée dans le rapport de l’année dernière, peut maintenant être considérée comme achevée. La grande majorité des révisions des modules prévues a été effectuée. Les outils techniques ont été testés et des adaptations ont été réalisées.

En plus des travaux courants, le Comité de pilotage a consacré une bonne partie de l’année à la préparation de la Deuxième semaine internationale des archives francophones (abrégée ci-après « SIAF2 »), qui se tiendra après la tenue de l’Assemblée générale de l’Association Internationale des Archives Francophones (AIAF) (Tolède, octobre 2011), au Viêt-Nam, à Hanoï, entre le 21 et le 25 novembre 2011. Cette semaine sera l’occasion de présenter pendant deux jours le PIAF à nos collègues non seulement du Viêt-Nam mais aussi du Laos et du Cambodge, présents pour l’occasion.

 

1 - Suivi et fonctionnement du PIAF

 

Composition du Comité de pilotage

 

Le Comité de pilotage du PIAF a peu changé au cours de l’année. Mme Odile Welfelé a succédé à Mme Françoise Banat-Berger comme représentante du Service Interministériel des Archives de France.

 

Le Comité de direction de l’AIAF comme celui du PIAF devra se pencher sur la question de la composition de l’équipe dirigeante. Nous devons assurer la pérennité au PIAF et le renouvellement des savoirs, des expériences et des engagements personnels et institutionnels.

 

Réunions du Comité de pilotage PIAF

 

Le Comité de pilotage du PIAF s’est réuni en janvier 2011 à l’Université de Haute-Alsace. En marge de cette réunion, le Comité de pilotage a rencontré les enseignant-e-s et étudiant-e-s en archivistique afin de leur présenter le PIAF et de recueillir leur avis et suggestions. Le Comité a également participé à une réunion du CRESAT (Centre de Recherche sur les Economies, les Sociétés, les Arts et les Techniques) pendant laquelle il a répété le même exercice. Nous remercions beaucoup l’Université de Haute-Alsace ainsi que notre collègue Anne-Marie Bruleaux pour leur hospitalité et leur soutien.

 

Des « réunions virtuelles » du Comité de pilotage du PIAF ont été réalisées régulièrement. Elles ont permis au Comité de poursuivre les échanges et les travaux relatifs au PIAF et à la préparation de la SIAF2.

 

Le Comité de pilotage du PIAF a prévu de préparer des Règles de gouvernance pour son fonctionnement. Elles seront finalisées en 2012.

 

Webmestre

Mme Caroline Becker a poursuivi sa collaboration en qualité de webmestre. Elle continue de rédiger certains textes, alimenter le site en information et effectuer les mises à jour nécessaires pour son bon fonctionnement.

Une lettre d’information a été envoyée en juin 2011 à tous les abonnés (2100 internautes) afin de les tenir au courant des modifications faites ainsi que des travaux encore en cours sur le PIAF.

 

Développement et support technique

A la demande du responsable du volet « Se documenter », il a été ajouté une fonctionnalité de workflow pour la validation des ajouts de références bibliographiques. La base bibliographique a été également corrigée pour le champ de tri année qui a été remplacé par le champ date. Le terme « soumis » a été supprimé des listes de références.

Nous rappelons que nous avons construit un entrepôt en archives ouvertes pour les données bibliographiques en respectant la norme bibtext.

Le type de publication a été complété manuellement pour l’ensemble des références bibliographiques.

Pour le volet « formation » à présent, un module pdftotext a été ajouté pour permettre d’effectuer des recherches sur les fichiers pdf.

La chaîne éditoriale des ressources pédagogiques a été complétée pour offrir la génération des pdf des modules de cours. La totalité des cours sera proposée d’ici l’automne en version imprimable en plus de la version pdf.

2 - Evolution du contenu

Les travaux les plus importants ont été faits sur le volet « Se former »

Se former

La mise en ligne du module 7 (gestion des archives numériques) a été achevée avec l’insertion des dernières corrections. Le module 3 qui concerne les contextes législatifs et réglementaires de la pratique (rédigé par Yvon Lemay et Nicolas Bednarz) est en cours d’édition ; il sera mis en ligne alors que dans le même temps l’ancien module 3 deviendra le module 4 (déontologie professionnelle). Des révisions seront aussi apportées au module 13, « création et gestion d'un service d'archives ». Enfin, la fusion et la révision des contenus des anciens modules 4 et 5, consacrés à la gestion des documents, seront produites au cours de la prochaine année par une nouvelle auteure, Cynthia Couture, qui a accepté de relever le défi. Compte tenu de l’évolution rapide des domaines liés à la numérisation, un des auteurs, Patrick Perrot en révisera le contenu au cours de la prochaine année.

 

L’ensemble des modules a été mis à disposition sous format pdf. La mise à disposition des modules sera effectuée d’ici le mois d’octobre 2011.

 

Le moteur de recherche dédié aux modules de cours a été amélioré.

 

Se documenter

 

La conversion du portail à sa nouvelle version 2.0 a requis des modifications majeures par rapport au mode de fonctionnement de la bibliographie. Au cours de l’année, l’équipe technique du PIAF a réalisé les travaux d’adaptation nécessaires qui permettront à l’équipe de l’Assocation des Archivistes du Québec (AAQ), dirigée par Nathalie Gélinas de Bibliothèque et Archives Nationales du Québec d’ajouter les nouvelles mises à jour à la banque de données bibliographiques. La présentation de la bibliographie placée en introduction sera améliorée en ajoutant des explications destinées aux usagers.

 

Grâce à l’appui soutenu de notre webmestre Caroline Becker, les données de l’annuaire sont régulièrement mises à jour et des ajouts ont été effectués. Le moteur de recherche a également été amélioré.

 

Espace professionnel

 

Les modules e-pédagogie et e-archivistique sont plus utilisés que par le passé. Toutefois, à notre sens, leur utilisation pourrait encore être plus fréquente et plus forte. Le potentiel existe. Il conviendra donc de poursuivre la réflexion et de mener des actions sur ce thème au cours de l’année 2012.

 

 

3 - Infrastructure et outils techniques

 

L’entretien technique des outils du portail PIAF a été effectué cette année, notamment la mise à jour de l’application principale DRUPAL qui en est a présent à sa version 6.22, du support du portail et des modules associés dont les points de sécurité.

 

4 - Promotion

 

- Anne-Marie Bruleaux a publié un article consacré au PIAF dans la Gazette des archives : Anne-Marie BRULEAUX, « Une ressource archivistique essentielle : le PIAF et ses nouvelles opportunités », La Gazette des archives, 218, 2010-2, pp.147-155.

 

- Elle a également présenté le PIAF aux stagiaires de Stage Technique International des Archives, à Paris (printemps 2011).

 

- Éric Castex a présenté le PIAF au « Réseau plume » du CNRS (http://www.projet-plume.org/files/plume2009scenari.pdf) et aux membres de la communauté Scénarii dans le cadre du colloque célébrant les dix ans de Scenarii (http://scenari-platform.org/10/res/scenari10-ec26-11-2009.pdf).

 

- Normand Charbonneau a présenté le PIAF au congrès de l’Association des archivistes du Québec (juin 2011).

 

Le référencement du PIAF sur internet a été amélioré.

 

 

5 - Réponse du public

 

Statistiques

 

Au 12 août 2011, le nombre de visiteurs uniques à compter du 1er janvier 2011 était de 47'813 personnes. En moyenne, la fréquentation a représenté 6’500 visiteurs par mois. Ce chiffre montre une reprise de la fréquentation par rapport aux années précédentes. Pour rappel, la moyenne de fréquentation était de 4’500 visiteurs/mois pour l’année 2010. Le temps passé par chaque internaute sur le portail reste conséquent. 13% des visiteurs passe en moyenne entre 15 minutes et 1 heure sur le site. 4 % passe plus d'une heure.

 

Nous avons reçu au cours de l’année de nombreux messages de satisfaction des internautes qui recourent au PIAF.

 

 

6 - SIAF2 

 

Grâce à l’engagement de nos collègues du Viêt-Nam et en particulier de la Directrice de la Direction d’Etat des Archives de ce pays, Mme Vu Thi Minh Huong, la Deuxième semaine internationale des archives francophones (SIAF2), se tiendra à Hanoï, entre le 21 et le 25 novembre 2011. En plus des représentants de l’AIAF et du PIAF, elle réunira des collègues du Viêt-Nam bien sûr, mais aussi de Cambodge et du Laos, faisant de cette semaine un événement régional et international.

 

Nous remercions déjà l’Organisation Internationale de la Francophone (OIF/IFN), le Conseil International des Archives (ICA) et le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) ainsi que la Direction d’Etat des Archives du Viêt-Nam et le Gouvernement du Viêt-Nam, pour leur soutien financier fort apprécié.

 

Un grand merci également à M. Normand Charbonneau et à Mme Nguyen Thi Nga pour la prise en charge de l’organisation administrative de l’événement.

 

Nous reviendrons plus en détail sur cet événement majeur dans le rapport annuel de l’année prochaine.

 

Pour rappel, la première édition de cette semaine francophone s’était tenue à Dakar en 2009 et avait compté sur la participation de plus de 130 professionnels venus de plus de 30 pays, en particulier d’Afrique de l’Ouest et d’Afrique centrale.

 

 

7 - Projet

 

 

Certification / Validation des acquis

 

Ce projet a déjà été évoqué l’année dernière. Le PIAF pourrait-il devenir une formation à distance certifiante par exemple ? Si oui, comment ? La question demeure ouverte. Différentes pistes sont à l’étude. Un rapprochement avec le Stage technique international organisé par nos collègues français a été évoqué par exemple. Les réflexions et les échanges vont se poursuivre ces prochains mois.

 

8 – Le PIAF : un instrument reconnu, mais une base fragile…

 

Le PIAF a atteint sa vitesse de croisière. C’est maintenant plus qu’un projet de l’Association Internationale des Archives Francophones, le PIAF constitue un instrument de travail mis à la disposition de l’ensemble de la communauté professionnelle. Toutefois, une fois encore, je dois signaler que les bases financières sur lesquelles repose cette réalisation sont fragiles. Nous sommes à la merci d’un revers éventuel de l’un ou de l’autre de nos partenaires historiques. Or, dans la conjoncture générale actuelle, qui est loin d’être rose, tout peut arriver. Cette exposition au risque est à la fois un frein concret et psychologique pour l’avenir du PIAF.

 

Finalement, j’aimerais remercier sincèrement les membres du Comité de pilotage du PIAF et de l’AIAF, les institutions auxquelles ils appartiennent, les institutions qui soutiennent le PIAF et tout particulièrement les Archives de l’Etat en Belgique, Bibliothèque et Archives Canada, le Service Interministériel des Archives de France, la Bibliothèque et Archives nationales du Québec et les Archives fédérales suisses, sans oublier les auteurs des modules et des textes, Caroline Becker, Eric Castex et Eric Ferrante pour leur fidélité et leur engagement de tous les instants.

Didier Grange

Président du Comité directeur du PIAF
Genève, le 19 septembre 2011