Rapport annuel du PIAF 2017

 PORTAIL INTERNATIONAL ARCHIVISTIQUE FRANCOPHONE

RAPPORT ANNUEL 2017

 

Introduction

L’année écoulée a été marquée par :

• Le perfectionnement de la nouvelle version du PIAF, mise en ligne en 2016.
• Les nombreux travaux de révision en cours dans les modules du volet « Se Former ».
• L’utilisation du PIAF, comme les quatre années précédentes, dans le cadre du Stage Technique International d’Archives (STIA).
• Les efforts particuliers consentis en matière de promotion par le biais de présentations et de publications au sujet du PIAF.
• La mise en place d’un groupe de travail visant à la création d’un 4^ème volet dédié à la recherche archivistique.
• Les échanges avec le Conseil International des Archives (ICA) en vue d’un éventuel  partenariat autour de la formation à distance.

 

1 - Suivi et fonctionnement du PIAF

 

• Composition du Comité de pilotage

Le Comité de pilotage a subi des changements cette année. Trois nouveaux membres rejoignent l’équipe : Madame Laurence MAROYE (Belgique), Monsieur Mor DIEYE (Sénégal) et Monsieur Michel COTTIN (France).

• Réunions du Comité de pilotage

Comme de coutume, le Comité de pilotage s’est réuni en janvier 2017 aux Archives nationales, à Paris.

En outre, il a tenu trois réunions virtuelles par Skype (15 mai, 27 juin, 12 septembre).

• Webmestre

Mme Caroline Becker a poursuivi sa collaboration avec le PIAF en tant que webmestre. Elle a contribué fortement aux corrections de la nouvelle version du Portail. Parmi les nombreux travaux qu’elle effectue pour le Portail, elle a préparé les numéros 14 et 15 du bulletin, le Cri du PIAF. Elle a suivi une partie de l’édition 2017 du STIA –dont le voyage d’étude à Bordeaux (2 jours)- et elle a activement participé à la vie de l’espace E-Pro. Sans oublier, le suivi quotidien qu’elle fait du site, l’enrichissement des nouvelles et de nos pages Facebook, les réponses aux questions qui sont posées et la maintenance habituelle des contenus du Portail. Elle a été pleinement formée à l’utilisation de la chaîne éditoriale scenarii.

Madame Becker s’est d’autre part engagée à travailler un jour de plus par semaine pour le PIAF. La répartition des nouvelles tâches qui lui incombent a été définie par Monsieur Didier Grange et validé par le comité de direction de l’AIAF. Elle est désormais webmestre et directrice des opérations du PIAF.

 

2 – Perfectionnement de la nouvelle version du PIAF

 

Cette année a été marquée par le perfectionnement de la nouvelle version du PIAF lancée le 27 avril 2016.

Un nouveau moteur de recherche a été installé sur le PIAF. Il permet de faire des recherches assez fines sur tout le site et en particulier dans l’ensemble des modules de cours.

Toutes les coquilles, manques et disfonctionnements occasionnés par le transfert de l’ancien vers le nouveau site, ont été listés et corrigés.

 

3 - Evolution du contenu

 

·      Se former

 

Un groupe de travail composé de Jean-Daniel Zeller et Marcel Caya a été mis en place pour travailler à la création d’un nouveau module de cours sur la gestion des documents numériques. L’auteure pressentie de ce module, Natasha Zwarich, a soumis un plan qui est en cours d’examen.  Un document d’orientation sur la mise à jour de ce module sera soumis lors de la séance du comité de pilotage en janvier 2018. S’il est adopté, la refonte rédactionnelle pourrait se dérouler courant 2018.

Un texte révisé et actualisé pour le module 2 (Notions générales d’archivistique) a été préparé par Bruno Delmas à la lumière des nouveaux textes  de certains modules ; sa mise en ligne sera complétée dès la fin de 2017.

La correction et l’actualisation de la section 2 du module 9 (Reproduction par microfilmage et numérisation) sont terminées.

Le travail d’évaluation et de correction se poursuit sur les autres modules.

Grâce au travail d’Elisabeth Gautier-Desvaux, d’Éric Castex et de Caroline Becker, sur le volet « Se former », les travaux ont grandement progressé. Le module 3 (Législation et réglementation dans la pratique des archives) est pratiquement bouclé ; l’actualisation du module, coordonné avec la contribution de Jeanne Mallet, est en cours.  Le texte du module 10 (Bâtiments et locaux d’archives) a été livré presque complètement et sera mis en forme prochainement. La révision du module 10 tient compte de l’adoption de la nouvelle loi française pour une république numérique.

L’introduction générale aux modules 11 et 12 (Les publics) est à un stade très avancé ;  la scénarisation du module 11 est terminée ; elle est en cours de révision, particulièrement en ce qui a trait aux recoupements avec le module 3. Le module 12 (Valorisation des archives) est en cours de révision, surtout pour la scénarisation.

 L’élaboration d’un parcours d’initiation pour les internautes débutants suit son cours. Un espace dédié aux questions-réponses types -organisé par profil d’utilisateurs du PIAF (enseignant, chercheur, étudiant, professionnel aguerri, professionnel débutant, particulier etc.)- est également en cours de réalisation.

 

• Se documenter

 

L’enrichissement de ce volet s’est poursuivi tout au long de l’année 2017. Deux nouveautés majeures sont à noter : l’enrichissement et la mise en ligne de la webographie, l’avancée du chantier de la rubrique « textes législatifs ».

·      La webographie

La webographie en ligne propose désormais une liste de liens vers les blogues archivistiques, les revues archivistiques en ligne et les associations professionnelles d’archivistes. Elle est mise à jour régulièrement.

·      La rubrique « textes législatifs »

Une version préliminaire d'un premier travail présentant l'inventaire des textes légaux et réglementaires des pays francophones a été finalisée et soumise au Comité de pilotage (CP). Cette dernière sera complétée et mise à jour par les étudiants de la HEG - la filière  Information- sous la supervision de Basma Makhlouf. Une nouvelle version plus aboutie sera envoyée de nouveau au CP vers la fin juin 2018.

Le travail d’actualisation et de perfectionnement des autres rubriques de « se documenter » s’est poursuivi.

·      La bibliographie

En septembre 2016, un appel au bénévolat a été diffusé parmi les étudiants de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal pour participer à la mise à jour de la bibliographie sur une période de trois mois. Sept personnes ont constitué l’équipe de bénévoles dont la tâche était d’identifier, d’indexer et de traiter en format XML les nouvelles notices bibliographiques francophones en archivistique. Étant donné l’ampleur de la tâche, notons que les bénévoles n’ont en général pas eu le temps de compléter l’indexation de l’ensemble des sources leur étant attribuées. Ainsi, il reste environ 10% des sources à dépouiller par rapport à la liste initiale. Au final, 1218 nouvelles références ont été ajoutées, dont 22 lois, 246 livres, 67 actes de congrès, 608 articles, 108 rapports d’institutions et 66 thèses. 451 documents PDF, soit des copies en libre accès ou des impressions de pages web, ont été joints. Les références proviennent des quatre coins de la francophonie : Europe (Belgique, France, Suisse, etc.), Amérique (Canada, Caraïbes, etc.), Afrique (Maroc, Sénégal, Tunisie, etc.) ainsi que du reste du monde. Cette équipe de bénévoles sera renouvelée chaque année.

Plusieurs désagréments et problèmes de fonctionnement, de recherche dans la base de données et d’utilisabilité liés au module Wikindx ont été notés par les indexeurs bénévoles. Par conséquent, une solution à court terme serait de rendre la bibliographie disponible à partir de Zotero. Une demande de subvention interne à l’Université de Montréal a été déposée pour créer une interface de navigation à facettes pour la recherche dans la bibliographie du PIAF à partir de Zotero. La subvention ne nous a pas été accordée malgré l’intérêt pour le projet. On nous a suggéré de trouver un partenaire qui financerait 50% du projet. Avec la contribution accordée par l’AIAF, le Conseil de recherche en sciences humaines du Canada (Programme Connexion) pourrait également financer le projet pour un montant équivalent. Une deuxième demande de subvention est en cours d’élaboration.

Afin d’offrir un vocabulaire contrôlé pour l’indexation des notices bibliographiques du PIAF par l’équipe d’indexeurs bénévoles, nous avons souhaité mettre à jour le thésaurus conçu en 2005 par Michèle Hudon, Jacques Grimard et Martine Cardin. La mise à jour du thésaurus du PIAF est enclenchée. Elle est réalisée par les étudiants de maîtrise en sciences de l’information de l’EBSI dans le cours « Indexation et condensation » sous la supervision et la collaboration de la professeure Lyne Da Sylva. Lorsque cette mise à jour sera terminée, le thésaurus sera publié sur le site du PIAF pour une large diffusion au sein de la communauté archivistique francophone. Comme les étudiants ne sont pas nécessairement des archivistes mais des linguistes, futurs bibliothécaires, etc., l’idée est d’inviter les archivistes professionnels à commenter le thésaurus, le critiquer, le valider pour ensuite l’intégrer comme outil d’indexation pour la bibliographie lors de la mise à jour de l’automne 2018.

·      Le blogue des actualités

David Rajotte y fait un compte rendu hebdomadaire de toutes les actualités qui touchent le monde des archives francophones.

·      L’annuaire

L’Annuaire est toujours l’objet de révisions systématiques par notre webmestre Caroline Becker, qui continue à en assurer la mise à jour à partir de toutes les données disponibles.

Un groupe de travail a été constitué en janvier 2017 pour réfléchir à la manière d’alléger et de rendre plus performante la gestion de cet outil. Ce groupe s’est réuni une fois dans l’année via Skype. Il a entamé une réflexion à partir de l’examen des annuaires nationaux apparus ces dernières années, en vue d’alléger le travail de mise à jour en constant accroissement. Une proposition sera présentée à la réunion du comité de pilotage en janvier 2018.

·      Les textes fondamentaux

Depuis quelques années, le comité de pilotage du PIAF souhaite rendre disponibles, pour les professeurs, étudiants et praticiens, des textes de base en archivistique. Malgré la mise en ligne d’un nombre croissant d’articles et de textes, le besoin d’identifier des incontournables pour acquérir ou revoir les notions de base demeure. C’est dans ce contexte que les travaux se poursuivent, avec les responsables de la bibliographie, afin de vérifier la faisabilité de lier les objectifs des deux projets, en marquant dans la bibliographie, les textes jugés fondamentaux.

• Espace professionnel

L’espace professionnel du PIAF a gagné cette année 170 nouveaux membres (135 en 2016). La communauté comprend 1’305 membres actifs au 13 octobre 2017.

• Le volet « Recherche »

Un premier document d’orientation a été remis au comité de pilotage à sa séance de janvier 2017. Conformément  aux discussions de la dernière réunion du Comité de pilotage, un travail sur la définition et la structuration d'une nouvelle rubrique dédiée à la recherche scientifique en archivistique a été initié. L'objectif de cette rubrique est d'identifier et d'orienter les intéressés de la recherche en archivistique (chercheurs, étudiants, etc.) aux acteurs, aux dispositifs, aux  sources et aux réseaux appropriés. Après discussion, le consensus est la constitution de trois rubriques, dont le contenu reste encore à préciser et développer, soit :

Qui ? – Les acteurs (de la recherche), sous la forme d’un annuaire des groupes de recherche, des institutions, des enseignants et des chercheurs (à coordonner/aligner avec l’annuaire existant).

Comment ? – Les savoirs faire, volet plus théorique détaillant le financement, les méthodologies et les ressources de la recherche.

Quoi ? – Les Recherches elles-mêmes, sous la forme d’un répertoire des recherches en cours et achevées, accompagné d’une typologie et de connexions avec les autres outils existant dans le volet « se documenter ».

 

4 – Promotion

 

Un article Wikipédia sur le PIAF a été mis en ligne en mars 2017 à l’adresse suivante : https://fr.wikipedia.org/wiki/Portail_international_archivistique_franc…. Le comité surveillera sa mise à jour au fur et à mesure des publications d’article sur le PIAF et de l’évolution des activités.

La croissance des consultations de la page Facebook du PIAF se poursuit. La page est toujours couplée à Twitter ce qui permet de publier simultanément les actualités sur les deux réseaux sociaux.

Le système de promotion payante des publications a été utilisé une fois au premier semestre 2017, pour diffuser le Cri du PIAF n°14. La lettre d’information a été vue/lue par plus de 6 000 personnes.

La page a dépassé les 1’000 « likes » en septembre 2017.

Le PIAF a été présenté lors de conférences associatives à différentes reprises lors de l’exercice écoulé :

• Présentation du PIAF à Turin, aux membres de l'ANAI Piémont (Associazione Nazionale Archivistica Italiana (ANAI) :
• « Il Portale degli Archivi Francofoni. Uno spazio virtuale di formazione, informazione e scambio di esperienze » (Didier Grange)

Il a été aussi l’objet de plusieurs publications :

Trois articles ont été publiés dans la Gazette des archives de septembre 2017 (n°247) :

• « Du CIA au PIAF : un demi-siècle de coopération internationale», par Élisabeth GAUTIER-DESVAUX.
• « La genèse du Portail international archivistique francophone (PIAF) » , par Marcel CAYA et Gérard ERMISSE.
• « Le PIAF entre actualité et projets d’avenir », par Caroline BECKER et Didier GRANGE
•  « le PIAF », sur le blogue Archives 21, août 2017 par Caroline BECKER, Didier GRANGE

 

5 - Réponse du public - statistiques

 

Du 1er janvier 2017 au 17 octobre 2017 : 71’648 visiteurs ont fréquenté le PIAF.

La fréquentation du portail PIAF est en moyenne mensuelle de 7’500 visiteurs uniques. 

Vous passez en moyenne 3,41 minutes sur le site et vous êtes 63,5 % de nouveaux visiteurs. L'origine géographique des Piafnautes : France, Canada, Côte d'Ivoire, Maroc, Algérie, Cameroun, Belgique, Tunisie, Sénégal, Suisse.

Le temps passé par chaque internaute sur le portail est conséquent. 10,7 % des visiteurs passent en moyenne entre 15 mn et 1h sur le site. 4,5 % d’entre eux passent plus d'une heure.

 

6 – Le PIAF au STIA

 

Pour la cinquième année consécutive, le PIAF a été un élément central dans l’organisation et le déroulement du STIA 2017. Une journée et une matinée (animées par Anne-Marie Bruleaux et Caroline Becker) ont été consacrées à la présentation du PIAF et de son espace professionnel E Pro. Caroline Becker a de plus suivi les stagiaires durant leur voyage d’études à Bordeaux.

La mise à disposition de l’Espace professionnel avant le début effectif du stage permet aux collègues stagiaires de se préparer et de travailler avant leur arrivée à Paris. E Pro permet également aux différents formateurs de prendre contact avec leur future audience et d’en mesurer les forces et les attentes. Les contenus pédagogiques du PIAF sont utilisés tout au long de la formation pour servir de base et d’enrichissement aux formations dispensées.

Cette année, l’espace professionnel a beaucoup été utilisé par les collègues stagiaires et les formateurs avant et pendant le stage. La totalité des présentations PowerPoint a été enregistrée sur E Pro comme l’année précédente.

Les collègues stagiaires se sont beaucoup servis des contenus pédagogiques du PIAF et en particulier de la nouvelle section 2 du module 9 sur la numérisation, pour compléter la formation dispensée. Leurs retours sur cette nouvelle section sont extrêmement élogieux.

A souligner cette année : un retour en force des stagiaires en provenance d’Europe (Portugal, Royaume-Uni entre autres), une stabilisation des stagiaires en provenance d’Amérique du Sud (5). A souligner également, la progression année après année de la maîtrise des outils numériques en général et du PIAF en particulier.

 

7 – Futur

 

Un partenariat entre le PIAF et le Conseil International des Archives (ICA) est en train de se dessiner. L’ICA souhaite développer, sur son nouveau portail, une politique en matière de formation à l’archivistique. Le Président de PCOM (Commission du Programme), Normand Charbonneau, dirige l’équipe en charge du projet et a demandé à Margaret Crockett de repérer toutes les offres de formation en ligne existantes. L’idée est de tirer profit de ce qui existe déjà. Margaret s’est attardée sur le PIAF qui est considéré comme l’une des offres de formation les plus abouties. L’ICA souhaiterait donc établir un partenariat avec le PIAF afin de s’en inspirer ou d’en traduire certaines rubriques. Les pistes de collaboration évoquées sont multiples et rien n’a encore été arrêté. L’AIAF a donné son accord de principe. Les échanges sur le sujet se poursuivent.

Le volet consacré à la recherche, déjà mentionné, est prometteur. Il devrait nous mobiliser ces prochaines années, en particulier dans sa phase initiale.

 

8 – Remerciements

 

La vie et le développement du PIAF reposent sur un réseau international de bonnes volontés et sur une somme considérable de travail, parfois réalisé dans l’ombre. Aussi j’adresse mes remerciements sincères, une fois de plus, aux membres du Comité de pilotage et à ceux du Comité de direction de l’AIAF, ainsi qu’aux institutions dont ils dépendent. Mes remerciements vont également aux institutions qui soutiennent financièrement le PIAF, tout particulièrement les Archives de l’Etat en Belgique, le Service Interministériel des Archives de France, la Bibliothèque et Archives Canada, la Bibliothèque et Archives nationales du Québec et les Archives fédérales suisses. Soulignons aussi que Caroline Becker, Eric Castex et Eric Ferrante, continuent de participer au projet en faisant que le PIAF non seulement soit disponible et fonctionne, mais se développe et se transforme au fil des ans. Que leur ténacité, leur disponibilité et leur engagement les animent encore longtemps ! Finalement, de manière plus large, un grand merci aux auteurs des modules et à toutes les personnes qui font que le PIAF constitue un projet vivant, consistant et gratifiant.

 

Pour le Comité de pilotage du PIAF

Didier Grange

Président

 

Genève, le 17 octobre 2017.