Rapport d'activité du PIAF de l'année 2015

Introduction

L’année écoulée a été marquée par :

1. Les travaux préparatoires en vue de la nouvelle version du PIAF, qui devrait être lancée entre la fin de 2015 et le début de 2016.
2. La révision de certains modules du volet « Se Former ».
3. L’utilisation, comme les deux années précédentes, du PIAF dans le cadre du Stage Technique International des Archives (STIA).
4. L’implantation d’un nouvel outil de présentation et de gestion des références bibliographiques dans le volet « Se Documenter ».

1 - Suivi et fonctionnement du PIAF

Composition du Comité de pilotage

Le Comité de pilotage n’a pas subi de changements au cours de l’année écoulée. Plusieurs membres ont cependant manifesté leur intention de passer la main dans un avenir assez proche, certainement une fois la nouvelle version du PIAF lancée. Nous devrons alors recruter de nouvelles personnes pour compenser leurs départs.

Réunions du Comité de pilotage

Le Comité de pilotage s’est réuni en janvier 2015 aux Archives nationales françaises, à Paris.

En outre, il a tenu une réunion virtuelle en utilisant Skype.

C’est aussi ce produit qui a été utilisé lors des réunions virtuelles des membres du groupe de travail qui prépare la nouvelle version du Portail.

Webmestre

Fidèle au PIAF, Mme Caroline Becker a poursuivi sa collaboration au sein de l’équipe, avec l’engagement la disponibilité et le savoir-faire que nous lui connaissons. Parmi ses nombreux travaux, elle a préparé les numéros 10 et 11 du Cri du PIAF. Elle a continué d’être active dans l’espace E-PRO, a participé aux réflexions et réunions sur le nouvel espace E Pro prévu dans la refonte du portail et a suivi en partie l’édition 2015 du STIA. Elle a assuré la maintenance habituelle des contenus du site.

2 - Evolution du contenu

Se former

La partie numérisation du module 9 (Reproduction par microfilmage et numérisation) a été l’objet d’une mise à jour complète et devrait être mise en ligne dans les prochains mois ; la partie microfilmage sera aussi revue prochainement. 

Grâce au travail d’Elisabeth Gautier-Desvaux surtout, le volet « Se former » peut compter sur de nouveaux collaborateurs. Ainsi, plusieurs modules sont en cours de révision mineure ou majeure, soit par leur auteur original, soit par de nouveaux auteurs. Le module 2 (Notions générales d’archivistique) est revu par Bruno Delmas à la lumière des nouveaux textes  de certains modules ; les modules 3 et 4 sur la législation sont en cours de révision majeure par Bruno Ricard. C’est le cas également du  module 8 (Préservation et restauration), qui est revu par l’une de ses auteurs, Anne-Marie Bruleaux. Quant au module 10 (Bâtiments et locaux d’archives), il est en cours de révision par Rosine Cleyet-Michaud ; le module 11 (Communication des archives) sera revu par Bruno Ricard et le module 12 (Valorisation des archives) par Jacqueline Ursch.

Le travail d’évaluation se poursuit sur les autres modules.

À la demande des nouveaux collaborateurs, une première ébauche d’un Guide de rédaction des modules a été produite; elle sera révisée et améliorée à mesure que les utilisateurs fourniront critiques et commentaires.

L’élaboration d’un parcours d’initiation pour les internautes débutants suit son cours. Un espace dédié aux questions-réponses types -organisé par profil d’utilisateurs du PIAF (enseignant, chercheur, étudiant, professionnel aguerri, professionnel débutant, particulier etc.)- est également en cours de réalisation.

Se documenter

L’Annuaire est toujours l’objet de révisions systématiques par notre webmestre Caroline Becker, qui continue à en assurer la mise à jour à partir de toutes les données disponibles.

Le module de la bibliographie est en cours de transformation pour en faire un module pivot du PIAF.  Simon Côté-Lapointe a pris la relève de Dany Bouchard à titre de chargé du projet pour la mise à jour du module de la bibliographie du PIAF.  Il a maintenant complété les trois volets de son premier mandat, soit 1) la migration de la base de données bibliographiques vers le logiciel libre Wikindx et son implantation sur le site web du PIAF, 2) l’élaboration d’un nouveau système d’indexation des références bibliographiques, et 3) la rédaction d’un guide de l’utilisateur et de l’administrateur du logiciel Wikindx. Le module bibliographique peut désormais être consulté à l’adresse : http://www.piaf-archives.org/wikindx4/.

Les erreurs de fonctionnement suite à la migration des données sur le serveur des Archives de France et les configurations requises pour les résoudre ont été documentées et transmises à Éric Castex. Pour contrer ces difficultés techniques et éviter de prendre du retard, le travail se poursuit parallèlement sur un serveur hébergé par l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal : http://infran.ebsi.umontreal.ca/wikindx4/index.php.

Pour la dernière étape du projet de révision de la bibliographie, les prochains jalons du travail ont été définis et feront l’objet d’un devis qui sera soumis prochainement à l’AIAF ; ils visent à compléter la rédaction d’un guide d’indexation et à mettre à jour le contenu de la bibliographie du PIAF. Le contenu de la base de données bibliographique accuse un retard de cinq ans en raison de l’arrêt de la recension et de l’indexation des références bibliographiques habituellement réalisées par l’AAQ. Une fois la mise à jour du contenu de la base de données bibliographiques complétée cet automne, une deuxième migration est prévu vers le site web du PIAF au mois de décembre 2015.

Sous la direction d’Aïda Chebbi, un comité a amorcé une réflexion sur le contenu du module « Textes de références » à partir d’une liste de suggestions ; il s’agit de diffuser des textes utiles pour les enseignants et les étudiants en archivistique qui sont difficilement accessibles en ligne.  La possibilité de diffuser des traductions en français de textes en langues étrangères sera aussi étudiée.

Espace professionnel 

L’espace professionnel du PIAF a gagné cette année 90 nouveaux membres. La communauté comprenait 981 membres actifs au 9 septembre 2015.

Aucune modification n’a été apportée en 2015 au fonctionnement de cet espace. Mais il a été l’objet de travail et de réflexion tout au long de l’année : analyse approfondie de l’utilisation qu’en font les internautes, choix d’un nouveau logiciel (plus convivial et intuitif), tests de fonctionnement, modification de l’usage qui sera désormais fait de cet espace, travail sur l’ergonomie et la langue. Le nouvel espace E pro, qui sera opérationnel au moment du lancement du nouveau portail, tiendra plus d’un réseau social que d’un espace de travail communautaire.

3 – Promotion

La page Facebook du PIAF a été remaniée tant dans sa forme que dans ses contenus afin de toucher un public plus large. La consultation des publications bi-hebdomadaires sur cette page connaît une très forte croissance cette année. Des expériences d’augmentation du volume de consultation -par le biais du système payant de « promotion des publications » proposé par Facebook- ont été menées. Elles se sont avérées extrêmement concluantes. A titre d’exemple, le Cri du PIAF n°11 a été mis en ligne sur Facebook. Il a été vu/lu avant dopage par 434 personnes et après dopage par 3 448 personnes. La dépense engagée pour obtenir ce résultat : 7 euros. Il semble donc que ce genre d’opération puisse être, même menée de manière très ponctuelle dans l’année, extrêmement bénéfique pour la promotion du portail.

Caroline Becker et Didier Grange ont rédigé un texte sur le PIAF destiné à être publié sur Wikipédia.

Durant le mois de juillet, M. Didier Grange a présenté le PIAF dans le cadre du congrès annuel des étudiants en archivistique des universités brésiliennes (ENEArq 2015, Salvador).

Simon Côté-Lapointe et Sabine Mas auront l’occasion de présenter le PIAF et plus spécifiquement les travaux touchant au module de la bibliographie à l’occasion du Congrès de milieux documentaires qui se tiendra à Montréal du 18 au 20 novembre 2015.

A noter que la possibilité d’intervenir en 2016 dans le cadre de différents congrès afin de présenter la nouvelle version du PIAF a été évoquée. En effet, en 2016, se tiendront le Forum des Archivistes de l’Association des Archivistes Français (AAF), le congrès annuel de l’Association des Archivistes du Québec (AAQ) et celui de la Association of Canadian Archivists (ACA) ainsi que le congrès du Conseil International des Archives (ICA), quatre occasions de toucher un large public et de promouvoir les travaux réalisés. Il serait souhaitable également de publier un ou deux articles au cours des deux années à venir, de manière non seulement à faire mieux connaître le PIAF, mais aussi de laisser une trace par rapport aux travaux effectués dans le cadre de la révision du Portail. A ce jour, il existe très peu de publications dans la littérature professionnelle sur le PIAF.

4 - Réponse du public - statistiques 

La fréquentation du PIAF poursuit sa progression : du 1er janvier 2015 au 03 septembre 2015 113 956 visiteurs différents ont été décomptés. En moyenne, la fréquentation du portail s’établit à 14 500 visiteurs uniques par mois. 10 % des utilisateurs passent de 30 minutes à plus d’une heure sur le site. Le document le plus téléchargé est comme en 2014 le 5 section «gestion des documents pour l’administration», rédigé par Cynthia Couture.

Géographiquement les utilisateurs du PIAF se répartissent sur le monde entier. Cette année nous retiendrons que la Côte d’Ivoire se place en seconde position devant le Canada, le Maroc, l’Algérie. La France demeure en première place.

Presque 10 % des utilisateurs consultent désormais le PIAF avec un appareil mobile. La nouvelle version du site prévu pour 2016 aura une ergonomie adaptée pour ces appareils.

En 2015, la communauté des piafnautes s’établie à 982 membres, répartis dans 83 groupes  (+ 20 % par rapport à 2014). Ceux-ci ont produit 2438 pages, pour un volume de 1,9 Go de données.

5 – Le PIAF au STIA

Le PIAF a été, pour la troisième année consécutive, un élément central dans l’organisation et le déroulement du STIA 2015. Deux journées complètes (animées par Anne-Marie Bruleaux et Caroline Becker) ont été consacrées à la présentation du PIAF et de son espace professionnel E Pro.

La mise à disposition de l’Espace professionnel avant le début effectif du stage permet aux collègues stagiaires de se préparer et de travailler avant leur arrivée à Paris. E Pro permet également aux différents formateurs de prendre contact avec leur future audience et d’en mesurer les forces, les faiblesses et les attentes. Les contenus pédagogiques du PIAF sont utilisés tout au long de la formation pour servir de base et d’enrichissement aux formations dispensées.

Cette année, l’espace professionnel a bien été utilisé avant le stage, mais n’a pas rencontré le succès qu’il avait connu en 2013 et 2014 auprès des collègues stagiaires. Ils l’ont peu utilisé pour échanger entre eux et avec les formateurs, pendant le stage. Ils se sont servis d’E Pro comme un espace de stockage et de consultation des présentations powerpoint qui leur ont été faites.

A l’inverse également de ce que nous avions connu les années précédentes, les collègues stagiaires se sont beaucoup servi des modules de cours du PIAF tout au long de la formation, allant y chercher des éléments pour se préparer aux thèmes abordés au STIA ou allant compléter ce qui y avait été dit.

6 – Révision du PIAF et nouvelle version 

La nouvelle version du PIAF prend petit à petit forme. Une maquette est en cours de réalisation. Elle devra être soumise au Comité directeur de l’AIAF.

L’aspect du site a été modernisé, son fonctionnement simplifié, l’information parfois redistribuée, un nouvel outil pour e-pro testé et de nouveaux textes ont été rédigés. Le travail n’est pas encore totalement fini, mais le projet se poursuit et la maquette prend forme. Une liste des travaux encore à fournir et des échéances a été préparée.

La question du financement de cette nouvelle étape reste pendante. Les montants nécessaires dépendront des options qui seront prises pour un certain nombre de points.

Le groupe de travail, spécialement créé pour mener à bien ce projet, placé sous la responsabilité d’Hélène Cadieux, doit être remercié pour le travail accompli et pour les efforts fournis.

7 – Remerciements

Comme de coutume, j’adresse mes remerciements les plus sincères aux membres du Comité de pilotage et à ceux du Comité de direction de l’AIAF, ainsi qu’aux institutions dont ils dépendent, pour leur engagement et pour tout le travail fourni au cours des mois écoulés. J’adresse également mes remerciements les plus sincères aux institutions qui soutiennent financièrement le PIAF, tout particulièrement les Archives de l’Etat en Belgique, le Service Interministériel des Archives de France, la Bibliothèque et Archives Canada, la Bibliothèque et Archives nationales du Québec et les Archives fédérales suisses, Sans oublier les auteurs des modules et des textes, ainsi que Caroline Becker, Eric Castex et Eric Ferrante. Leur travail fait que le PIAF vit et évolue, au service de l’archivistique, des archives et des archivistes, à travers la Francophonie et bien au-delà.

Pour le Comité de pilotage du PIAF
Didier Grange
Président

Genève, le 9 septembre 2015