Journal de bord du STIA 2025

Le Stage Technique International d'Archives se déroule en présentiel à l'Institut national du Patrimoine (Paris, France) du 10 au 28 novembre 2025. Retrouvez dans ce journal de bord le récit des activités quotidiennes du Stage rédigés par les stagiaires de la promotion 2025 ! 

Lundi 10 novembre 2025 : Ouverture du Stage technique international d'archives (STIA) 2025

Rapporteurs : 

•    Miriam JURISOVA (Belgique)
•    Pascal AHOUANVOEGBE (Benin)
•    Ygor SOUZA (Brésil)
 

Ouverture du Stage technique international d'archives (STIA) 2025

Dans le cadre de l'assistance technique et du renforcement des capacités des archivistes francophones, l'Institut national du Patrimoine (INP) de Paris, en France, organise annuellement un programme de formation intitulé « Stage technique international d'archives (STIA) ».
L'édition 2025 de ce stage a connu la participation de professionnels archivistes venus de seize (16) pays.
Aujourd'hui, le 10 novembre 2025, au 3ᵉ étage - Salles Champollion-Buffon, au sein de l'Institut national du Patrimoine, la session STIA 2025 a commencé avec un accueillement convivial.
Séverine Blenner-Michel, directrice des études du département des conservateurs du patrimoine, Institut national du Patrimoine, Charles Personnaz, directeur, Institut national du Patrimoine, Bruno Ricard, chef du Service interministériel des Archives de France, adjoint au directeur général des patrimoines et de l'architecture, Ministère de la Culture et Rachel Suteau, adjointe à la directrice des études du département des conservateurs du patrimoine, chargée de la formation continue ont prononcé les discours de bienvenue.

Présentation du programme et des participants

Après l'accueil des participants, la première journée de la formation s'est poursuivie par la présentation du programme, des intervenants et des participants. Cette étape a constitué une opportunité précieuse pour découvrir les activités professionnelles de chacun et favoriser les échanges entre les participants.
Rachel Suteau nous a ensuite présenté le programme et les intervenants avec les membres du comité de pilotage :
•    Luc Forlivesi, inspecteur des patrimoines, DIRI – délégation à l'inspection, à la recherche et à l'innovation, direction générale des patrimoines et de l'architecture, Ministère de la Culture
•    Brigitte Guigueno, adjointe au sous-directeur du pilotage, de la communication et de la valorisation des archives, Service interministériel des Archives de France, SIAF (Service interministériel des Archives de France)
•    Clothilde Roullier, chargée de mission partenariats scientifiques, stratégie et relations internationales, Archives nationales de France
Nous avons pris une photo de groupe dans une ambiance détendue et joyeuse.

Programme de la journée

Animés par Monsieur Jean-Charles Bédague et Madame Brigitte Guigueno, la suite des travaux s'est articulée autour des thématiques suivantes :
(i) Présentation du réseau des services d'archives en France
Cette séquence a abordé notamment le service d'archives publiques et le service d'archives privées.
Piloté par le Service interministériel des Archives de France (SIAF), le réseau du service d'archives publiques est structuré autour de trois (03) grandes entités, à savoir :
•    le Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères
•    le Ministère des Armées
•    le Ministère de la Culture dont dépend le SIAF
Ce réseau a pour mission de contrôler et de coordonner toutes les politiques de l'État français en matière d'archives.

(ii) Présentation de l'Association des archivistes français et du réseau des archives à l'international
Animée par Mesdames Marie Fouré, Caroline Becker et Anne-Marie Bruleaux, et Monsieur Édouard Vasseur, cette séquence a mis en lumière :
•    les rôles et missions du Bouclier Bleu France, une organisation dédiée à la protection du patrimoine culturel en temps de crise
•    le Portail international d'archives francophones, un espace virtuel de formation et d'échanges piloté par l'Association internationale des archives francophones (AIAF)

Mercredi 12 novembre 2025 : maîtriser la collecte d'archives (méthodes et outils)

Rapporteurs :

•    Joharra ABDALLAH DOUALEH (Djibouti)
•    Nevian Bih JAL (Cameroun)
•    Brian VIROSTEK (Canada)

Matinée du 12/11/2025– Intervention de M. Frédéric Gaumont

Ce matin, nous avons eu un cours animé par M. Frédéric Gaumont, adjoint chef de mission et responsable du pôle des archives définitives. Son intervention portait principalement sur la collecte, la conservation et la gestion des archives publiques, ainsi que sur les notions essentielles qui encadrent ces pratiques.

M. Gaumont a commencé par expliquer pourquoi on collecte des archives.
Il a rappelé que la collecte a plusieurs objectifs :
•    Communiquer et valoriser les documents produits par les institutions ;
•    Préserver la mémoire collective en tant que patrimoine historique et scientifique ;
•    Assurer la continuité administrative et la traçabilité des actions des services publics.
Ainsi, la collecte est une étape fondamentale pour garantir la conservation du patrimoine documentaire de l’État.

2. Le contrôle scientifique et technique (CST)

Un point central du cours a concerné le Contrôle Scientifique et Technique (CST), exercé par les services d’archives.
M. Gaumont a précisé que le CST assure la sécurité, la bonne conservation et la cohérence des documents produits par les administrations.
Le CST ne détruit pas directement les archives, mais donne la validation pour leur élimination ou leur conservation.
La décision finale de destruction revient cependant au producteur du document, sous le contrôle des archivistes.

3. La durée d’utilité administrative (DUA)

Nous avons ensuite parlé de la DUA (Durée d’Utilité Administrative), qui définit la période pendant laquelle un document reste utile à l’administration.
Cette durée varie selon la nature du document et son usage.
M. Gaumont a rappelé les trois âges des archives :
•    Archives courantes : documents encore utilisés dans la gestion quotidienne ;
•    Archives intermédiaires : documents conservés temporairement pour des besoins administratifs ou juridiques ;
•    Archives définitives : documents conservés à titre historique ou patrimonial, après tri et évaluation.

4. La protection des données : RGPD et CNIL

Une autre partie du cours a été consacrée à la protection des données personnelles.
M. Gaumont a évoqué le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).
Le RGPD, mis en place au niveau européen, vise à protéger les données personnelles des individus. Il encadre la manière dont ces données peuvent être collectées, conservées et diffusées.
La CNIL est l’autorité française chargée de veiller au respect de ce règlement. Elle contrôle les traitements de données, protège la vie privée des citoyens, et accompagne les administrations dans la mise en conformité avec le RGPD.
Dans le cadre des archives, cela signifie qu’il faut toujours veiller à ne pas conserver ni diffuser des documents contenant des données personnelles sensibles, sauf si cela est justifié par un intérêt public ou un objectif patrimonial clairement défini.

5. L’évaluation, la réévaluation et l’échantillonnage

Enfin, nous avons abordé les notions d’évaluation et de réévaluation des documents.
Avant toute élimination, les documents doivent être soigneusement analysés pour déterminer leur valeur administrative, juridique, financière, historique ou scientifique.
Cette étape garantit que seuls les documents sans intérêt durable soient éliminés.

M. Gaumont a aussi mentionné l’échantillonnage systématique, une méthode scientifiquement fondée permettant de conserver un échantillon représentatif des archives éliminées. Cette technique permet de préserver la mémoire globale d’une activité administrative, tout en évitant une accumulation excessive de documents.

Conclusion
Ce cours a permis de mieux comprendre le rôle essentiel du service des archives dans la gestion du patrimoine documentaire public.
Grâce aux explications de M. Frédéric Gaumont, nous avons vu que la mission des archivistes ne se limite pas à la conservation : elle englobe aussi la sélection, la protection, la valorisation et la sécurisation des documents produits par les institutions publiques, dans le respect du cadre juridique et du RGPD.

Après-midi du 12/11/2025 - Intervention de M. Thomas Bernard

L’après-midi, Thomas Bernard, directeur adjoint des Archives départementales de la Seine-Maritime a fait une présentation intitulée : Évaluation et sélection des archives contemporaines : de la théorie à la pratique.

L'objectif de la présentation était de répondre aux questions suivantes : Qu’est-ce qu’une politique de collecte ? Comment définir, évaluer et réévaluer une politique de collecte ? Quelles archives plutôt que d'autres ?

Son introduction a soulevé des points pratiques. Premièrement, M. Bernard a insisté sur l'importance de commencer par le service qui crée les archives pour mettre en place les conditions qui favorisent la collecte. L'importance des relations serait un thème récurrent. Deuxièmement, a-t-il ajouté, malgré la dématérialisation, le volume des transferts d'archives est en augmentation. De plus, les fonctions du métiers, souvent les plus intéressantes pour l'archiviste, n'ont pas connu une dématérialisation contrairement aux fonctions du support, telles que les finances. Ainsi, éviter la saturation a été introduit comme un facteur important.

En outre, il a souligné le besoin de rester fidèle à une approche par fonction, par exemple, de ne pas cibler telle ou telle école pour une collecte mais plutôt l'éducation en générale. L’adaptation au réel a été encore citée. Dans la planification, il faut laisser une place aux imprévus et aux urgences, par exemple la saturation, ou une baisse de moyens (RH). Dans ce genre de situations, il est nécessaire de concentrer sur l’essentiel et limiter la collecte en instaurant des quotas. Son approche est informée des documents de Nougaret sur la stratégie nationale ainsi que Le cadre stratégique commun de la modernisation des archives. Fondamentalement, notre objectif est de chercher à préserver ce qui est indispensable à l’histoire et à la justification des droits des personnes.

M. Bernard a exposé quatre étapes pour élaborer une politique de collecte : 

•    Diagnostic de l’état de la collection; 
•    Liste des axes de collecte; 
•    Plan d’action et calendrier; 
•    Dispositif de la mise en œuvre. 

En ce qui concerne le diagnostic, M. Bernard nous a montré sa méthodologie de rédaction d'une politique de collecte en soulignant l’importance des échanges internes avec la direction et externes avec les agents producteurs d’archives en vue de créer une démarche contractuelle, mais aussi l’importance des échanges avec les usagers pour savoir leurs besoins. À titre d'exemple, il a décrit l'intérêt polyvalent dans les registres « de la loi » des Hôpitaux psychiatriques. Ces documents présentent un intérêt scientifique tant pour les membres de la famille que pour les universitaires. Poursuivant le diagnostic préalable, il nous a conseillé de tenir compte des spécificités territoriales et l’historique de la collecte de service. Si le service est fort dans un certain sujet, il faut continuer à développer cette partie de la collection.
À cela, il a ajouté d'autres priorités: les services «fantômes», ces agences qui sont totalement absentes des archives; les typologies lacunaires; et les archives en péril. M. Bernard a conclu cette section par une excellente façon d'assurer la déclinaison et le suivi. Similaire aux évaluations des fonctionnaires, nous pourrions penser à créer un plan de travail annuel pour les producteurs et faire un bilan à la fin de l’année.

M. Bernard a développé son diagnostic progressivement affiné avec l’évaluation à l’échelle du service. Ici, les objectifs sont d’avoir un vue large de l’évolution de l’archive, par exemple de comparer les versements aux éliminations ou d’identifier les gros clients. C’est un moyen de sortir la tête du guidon.

D’abord, il a soulevé le besoin de définir le champ de l’évaluation soit public ou privé, versement ou dépôt, etc. Il nous a ensuite présenté différentes représentations statistiques.

Le premier tableur a compilé des données annuelles de métrage linéaire par sujet (généalogie, anciens combattants) mais aussi de métrage linéaire par unité (territoriale, etc.). Cela a permis d'avoir un bon premier aperçu. Les questions à y poser étaient: est-ce que le développement des versements est homogène, équilibré ou plus en forme de dents de scie. Nous étions appelés à chercher les disparités et des relations dans les statistiques.

Ensuite, nous avons vu un diagramme circulaire de l’appréciation globale (consultations par l’état, privé, notaire, etc.) pour mieux comprendre l'utilisation actuelle, et un autre Bilan par secteur (justice, finance, éducation, etc.) pour saisir l'équilibre des matières. Ces résultats ont ensuite été comparés avec les autres archives départementales (AD).

La table suivante a suscité des manifestations spontanées d'intérêt et d'appréciation de la part de la classe. C’était un tableau de suivi pour caractériser des relations avec les producteurs. La fréquence d’élimination, le date du dernier contact, la fréquence d’intervention et la présence d’un référent archiviste ont été mises en balance avec le niveau d'intérêt du service pour un tel producteur pour déterminer ensuite le niveau de priorité. Grâce à ces analyses, nous pouvons commencer à déterminer les axes.

En procédant progressivement du général au particulier, l'étape suivante du processus consistait à l’évaluation du secteur. L'exemple pris était La justice, le plus important en termes de volume. La méthode était de former un groupe de travail en vue de la refonte des circulaires. Afin d’identifier les fonds concernés, M. Bernard a créé un tableau d'une compilation inventaire, comprenant le code archivistique du fonds, le métrage linéaire, le type et sujet des archives. Cela impliquait un travail de normalisation vue l’évolution de terminologie au fil des années. Celui est le 2e tableau qu'on devrait avoir. On peut ainsi identifier les lacunes d'un fonds.

La dernière étape, du général au particulier, était l’évaluation «typologie». Celui-ci a pour but de déterminer le sort final. Ce processus de sélection intègre des critères subjectifs et objectifs et peut prendre la forme d’un tri qualitatif ou statistique. Son objectif est d’ajuster le sort final d’une typologie en fonction de son intérêt réel.

Ici, la question a été posée si un service devrait détruire ce qu’ils numérisent. M. Bernard a répondu qu’il faut aller voir, évaluer leur contrôle de qualité, vérifier s'ils ont une procédure de numérisation écrite, si leur métadonnées sont riches et pertinentes. Ce dernier permettra un éventuel recherche par un client.

Preuve d'une présentation approfondie et claire, lorsque M. Bernard a demandé aux membres de la classe de nommer les critères de sélection, la participation a été excellente et la liste presque complète: l’intérêt (un dernier fois, à sonder au producteurs), le nature complète ou lacunaire, l’intégration dans un politique, le volume, la demande de recherche, la duplication, documents synthétique ou récapitulatif, la résonance locale, les risques juridique ou sociale d’éliminer les archives, et une DUA adaptée.

La question s'est posée de savoir si les documents devaient être évalués à la pièce? Sa réponse fut sans équivoque. Aux archives publiques, on ne devrait pas évaluer au niveau de la pièce. Un document doit être rattaché à une fonction administrative, ce qui se traduit par un dossier.

L'exemple donné par M. Bernard concernait la réévaluation des dossiers de tutelle d'adultes, une collection dont le volume a connu une croissance exponentielle. Toutefois, après avoir recueilli des données sur la composition du dossier, l'existence de doublons et évalué sa pertinence, son service d'archives a proposé de réduire la durée de conservation de 10 à 5 ans et de procéder à un tri par spécimen, à raison d'un dossier par an et par type, sans pour autant exclure la possibilité d'une réévaluation des fonds, étant donné que le contenu du dossier évoluera avec le temps.

En conclusion, Thomas Bernard nous a encouragés à poursuivre les projets de réévaluation, mais surtout à assumer la responsabilité de nos choix, à les justifier et à les documenter, et à les rendre publics dans un souci de transparence.

Jeudi 13 novembre 2025 : maîtriser la collecte (méthodes et outils)

Rapporteur : Mazen ESSAM (Égypte)

La journée a commencé dans une atmosphère studieuse à 9h15, lorsque Frédéric Goumont, adjoint à la cheffe de mission et responsable du pôle des archives définitives, a ouvert la séance. D’une voix calme mais assurée, il nous a entraînés au cœur d’un sujet fondamental pour le métier d’archiviste : l’élaboration d’un tableau de gestion.

Intervention de Frédéric Goumont. © Mazen Essam

Il a d’abord pris le temps de rappeler ce qu’est réellement cet outil, souvent considéré comme technique, mais dont les conséquences touchent au cœur de la mémoire administrative. Connaître ce qui doit être conservé, ce qui peut être détruit, et surtout expliquer pourquoi : voilà ce qui donne sens à un tableau de gestion. Pour les historiens, c’est un repère indispensable, une boussole permettant de comprendre quelles traces ont été préservées — et lesquelles ne le sont plus.

Frédéric nous a ensuite guidés à travers la méthodologie. Élaborer un tableau de gestion, ce n’est pas seulement remplir des colonnes : c’est entrer dans le quotidien des services producteurs, comprendre leurs pratiques, leurs contraintes, leurs missions. Il a insisté sur l’importance des entretiens, généralement d’une heure à une heure et demie, menés avec les équipes concernées.
L’objectif : répondre patiemment à une série de questions simples en apparence — qui produit ce document ? dans quel contexte ? pour quelle action ? combien de temps en a-t-on besoin ? où circule-t-il ? et pourquoi ? — mais qui révèlent toute la logique des flux documentaires.
Il nous a également encouragés à rédiger, même brièvement, des notes explicatives sur les choix effectués : pourquoi tel document est-il éliminable ? Pourquoi celui-ci mérite-t-il une conservation définitive ? Ces commentaires, parfois informels, constituent un héritage précieux pour ceux qui, plus tard, devront comprendre nos décisions.

Un temps particulier a été consacré à la DUA – durée d’utilité administrative, véritable colonne vertébrale du tableau. Déterminer combien de temps un document sert réellement à l’action administrative conditionne ensuite le sort final, qu’il s’agisse d’une conservation intégrale, d’un tri ou d’une destruction.
Frédéric a insisté sur la nécessité de documenter les critères retenus, afin que ces choix soient transparents et justifiables dans le temps.

Nous avons ensuite abordé la question de la validation. Le tableau de gestion doit, au terme du processus, être signé par le directeur de l’établissement. Plusieurs participants ont exprimé leurs interrogations à ce sujet.
L’une des questions a suscité un sourire dans l’assemblée : « Pourquoi les directeurs hésitent-ils à signer ? »
La réponse de Frédéric a été claire : certains redoutent d’engager leur responsabilité sur un travail qu’ils ne maîtrisent pas entièrement, d’autres méconnaissent le cadre juridique qui entoure les éliminations.
Une autre question portait sur qui doit signer : soit le directeur directement, soit chaque responsable impliqué, puis le directeur en dernier ressort.
Avant de passer à la pratique, Frédéric est revenu sur la différence essentielle entre tri et échantillonnage :
•    Trier, c’est opérer une sélection et organiser ce qui reste.
•    Échantillonner, c’est retenir uniquement une partie représentative d’un ensemble trop vaste, souvent pour éviter d’archiver des volumes démesurés.

Pour mettre ces notions en action, nous avons été répartis en quatre groupes de cinq personnes, chacun chargé de concevoir un tableau de gestion à partir d’un cas concret. Le travail en équipe a été à la fois dense et stimulant : discussions animées, hésitations, retours aux définitions… Puis chaque groupe a présenté son tableau, tandis que Frédéric posait des questions, parfois exigeantes, mais toujours pertinentes.

Travail en groupe durant l’exercice de création du tableau de gestion. © Mazen Essam

Exemple de tableau de gestion élaboré par un des groupes. © Mazen Essam

À 12h30, la pause déjeuner a été accueillie avec plaisir. 

L’après-midi a débuté à 14h avec une intervention d’Alice Grippon et Chloé Moser sur la collecte des archives électroniques. Après un rapide tour de table où chacun s’est présenté, elles ont dressé un panorama des enjeux et des défis de cette collecte devenue incontournable : volumes croissants, formats variés, risques d’obsolescence. 

 Intervention d’Alice Grippon et Chloé Moser sur la collecte d’archives électroniques. © Mazen Essam

Elles ont évoqué plusieurs outils désormais incontournables : Vitam, As@lae et Archifiltre, en concentrant leur présentation sur les deux derniers, dont elles ont montré les usages concrets.

Nous avons ensuite accueilli Frédérique Bazzoni, cheffe du Bureau de la protection du patrimoine archivistique (SIAF). Son intervention portait sur l’enrichissement des fonds et la collecte des archives privées, un champ souvent méconnu mais essentiel pour compléter les archives publiques. Elle a présenté les stratégies, les précautions juridiques et les enjeux patrimoniaux liés à ces collectes particulières.

Intervention de Frédérique Bazzoni sur la collecte d’archives privées. © Mazen Essam

La journée s’est conclue par une rencontre avec Bruno Ricard, chef du Service interministériel des Archives de France et adjoint au directeur général des patrimoines. Son intervention, à la fois inspirante et directe, a porté sur la politique de recrutement, sur l’importance d’attribuer les missions aux personnes réellement qualifiées et motivées. Il a aussi insisté sur l’urgence de développer une véritable stratégie pour l’archivage numérique, une mission qui, selon lui, doit désormais passer à l’échelle d’une collecte massive afin de répondre aux défis du présent et de l’avenir.

Rencontre avec Bruno Ricard. © Mazen Essam

Nous avons quitté la salle avec la sensation d’une journée dense, exigeante, mais extrêmement enrichissante, qui a éclairé sous un jour nouveau la variété et l’importance des missions archivistiques.

Vendredi 14 novembre 2025 : Plan de numérisation des archives (enjeux, risques, perspectives)

Rapporteurs : 

•    KAMGA MADIFFO Alice Landry (Cameroun)
•    RAVOLOLONJATOVO R. Claudine (Madagascar)
•    LEPAGE Marc (Luxembourg)

Première partie de la matinée du 14/11/2025 – Intervention de M. Thomas ROCHE (chef du département Environnement, Aménagement du territoire et Agriculture, Archives nationales de France)

Ce jour, la formation a été organisée sur le site des Archives Nationales de France à Pierrefitte-sur-Seine. Les stagiaires ont été accueillis par Mme Clothilde Roullier, qui a eu la gentillesse de nous accorder son attention et sa bienveillance en répondant aux exigences d’accueil pour notre installation dans la salle de cours. Ce jour-là, par hasard, il y avait aussi une équipe de tournage qui filmait sur le site des Archives nationales.

Après un tour de table, le premier orateur nous a entretenu sur la thématique « Définir un plan de numérisation : pourquoi numériser ». 

Après avoir défini le concept de numérisation, il a été question de définir la procédure qui se base sur plusieurs étapes techniques incluant les différents types de support et les différents processus. Ensuite, il a présenté les différentes raisons et motivations qui rendent la numérisation des archives pertinente. Il a notamment cité la conservation, la protection et l’accès. Il a également souligné l’importance de réfléchir aux usages visés par cette numérisation. À ce propos, il a donné l’exemple des répertoires des notaires, qui ont été numérisés à la place des minutes afin de fournir aux chercheurs une clé d’accès à ces dernières, tout en limitant les coûts.

 
Les défis majeurs de la numérisation ont été relevés notamment en ce qui concerne la reconnaissance optique des caractères. En plus les questions de la restauration avant la numérisation ainsi que la clarification des droits d’auteurs ont été évoquées.

Un panel d’application a été listé avec des exemples à l’appui intégrant des technologies innovantes à l’instar de l’IIIF.
Les notions tels que la retro conversion, la modélisation en 3D ont été abordées avec des illustrations très précises. 

L’orateur nous a décliné la méthodologie de numérisation en expliquant les choix majeurs nécessaires à la conduite d’un projet de numérisation, assorti d’exemples concrets. Finalement il a donné le conseil que les archives ont le rôle de mettre à disposition des informations en ligne que les sites plus généraux n’offrent pas. C’est-à-dire des archives numérisées accompagnées de descriptions, de métadonnées qualitatives. Nous devons également garder à l’esprit qu’une offre numérique élargie entraîne une diminution de la fréquentation des salles de lecture. C’est pourquoi il est essentiel d’expliquer aux décideurs l’importance et les efforts liés à la numérisation, afin de ne pas voir les ressources financières réduites.

Deuxième partie de la matinée du 14/11/2025 – Intervention de Mme Flore HERVÉ (cheffe du Département de l'image et du son, Archives nationales de France)

La seconde présentation portait sur le sujet « comment numériser ? Établir un cahier de charge ».
Après avoir donné les implications et les conditions de la numérisation notamment les notions de volume et de qualité, Mme Hervé a présenté les interrogations qui guident la numérisation. Aussi un certain nombre de facteurs influencent la numérisation d’où la nécessité de savoir pourquoi numériser. Ainsi numériser ou dématérialiser fait appel aux techniques OCR et HTR, avec un niveau de précision de prise de vue allant de la 2D à la 3D.

Dans ce contexte elle a expliqué la numérisation patrimoniale. Une fois que l’on a déterminé ce que l’on souhaite numériser, il est essentiel d’analyser les besoins et les moyens disponibles. Il convient ainsi d’identifier les acteurs internes nécessaires et, si besoin, de faire appel à un ou plusieurs prestataires externes.

Avant la numérisation même, il est important d’effectuer les travaux suivants :
●    la préparation scientifique
●    le fichier de récolement
●    la préparation matérielle
●    le bilan sanitaire
●    les opérations de restauration
●    les conditionnements

Si le recours à un prestataire externe est retenu, il convient de rédiger un cahier des charges en respectant les étapes suivantes :
o    Définition de la prestation :
Il s’agit ici de donner de manière détaillée les caractéristiques de la prestation comme la présentation de l’institution, la description des documents à numériser et le résumé de la prestation attendue.

o    Prise en charge : 
Cet aspect concerne la logistique mise en place pour le transport, le stockage et la manipulation des documents. 
o    Numérisation :
Définition des critères de numérisation (charte de couleur, balances et autres).
Prise de vue, qui prend en compte les accessoires liés à la nature de l’objet à numériser.

o    Post production : 
Fait appel au format de fichier, aux métadonnées et à la résolution de prise de vue ainsi qu’a des paramètres techniques comme le nommage. Il est intéressant de mentionner les formats utilisés par les Archives nationales de France. Ainsi ils utilisent pour la numérisation en couleurs le format Tiff v6 pour l’archivage et le Jpeg compression 8/10 pour la diffusion ; pour les numérisations à partir de microfilms, les formats Jpeg 12 pour l’archivage et Jpeg 10 pour la diffusion.

o    Contrôle : 
Cette étape permet de faire la vérification sous tous les aspects de contexte, de qualité et de résolution ainsi que de documenter les erreurs. Elle nous a donné une liste d’outils et de plateformes concernant les contrôles manuels et automatiques.

o    Livraison : 
Il s’agit de définir les délais et les livrables. Les livrables peuvent être documentés dans le fichier de récolement complété, le fichier technique et le rapport de production

o    Phase de cadrage :
Calibrage des appareils et de la chaine de numérisation ainsi que test de conformité en fonction des éléments prédéfinis.

A la fin de cet exposé la recommandation clé est la rigueur dans le choix du prestataire qui doit pouvoir garantir la qualité de la numérisation ainsi que la rédaction d’un cahier de charge avec des descriptions très précises.

Première partie de l’après-midi du 14/11/2025 – Visite de l’atelier photographique 

De retour de la pause, les stagiaires ont eu une visite de l’atelier photographique encadrée par Stéphane MEZIACHE, Responsable adjoint des ateliers de photographie et de numérisation.
Ce dernier nous a expliqué la chaîne de reproduction faite dans leur atelier et nous a montré les différents postes de numérisation qui vont du format A0 au format A7 sur lesquelles ils peuvent numériser entre autres des documents, des plans, des affiches, des photographies et des négatifs.

Le service, tel qu'il fonctionne actuellement, a été implanté dans ces locaux en 2012. Il dispose de bancs de reproduction, principalement utilisés, ainsi que de numériseurs performants. Les opérations de numérisation sont principalement réalisées en interne pour les projets portant sur des documents fragiles ou délicats à traiter, ou pour des demandes ponctuelles, telles que celles liées à des prêts. En revanche, les projets de plus grande envergure sont confiés à des prestataires externes. Les affiches de grand format sont photographiées en plusieurs parties qui sont ensuite assemblées avec un programme spécialisé.

Deuxième partie de l’après-midi du 14/11/2025 – Intervention de Mme Zoé NAVARRETE (chargée de mission auprès de la directrice des fonds, Archives nationales de France)

Le dernier atelier du jour a porté sur la présentation du site « Girophares », qui est un site collaboratif fait par les Archives nationales permettant de voir des projets collaboratifs proposés, de visionner les images, et de les indexer ou de les transcrire, selon un formulaire préalablement paramétré par les archivistes. Premièrement elle nous a présenté des projets collaboratifs en France qui n’ont rien à voir avec le monde archivistique, Ensuite elle nous a parlé de l’histoire des projets collaboratifs dans le monde archivistique en France avant le lancement du projet Girophares. Puis une présentation de Girophares, lancé en 2021, dont les projets sont collaboratifs avec pour résultat une base de données enrichie d’archives numérisés, a été faite.

Grâce au Crowdsourcing, cette application au regard d’autres applications, ont vu leurs collections enrichies par les différents publics.
Ce mécanisme bien que novateur obéit à une certaine rigueur professionnelle qui permet de garantir l’intégrité des informations mises à disposition.
Les fichiers numérisés ne sont pas directement stockés sur le site, mais la plateforme va les chercher au serveur. Ainsi ils peuvent lancer des grands projets avec plusieurs milliers de documents. 

Pour conclure, Mme Navarrete a partagé plusieurs recommandations essentielles. Elle a souligné la nécessité d'une supervision attentive afin de préserver l’homogénéité des données au sein du projet. Elle a également insisté sur l’importance d’animer et de valoriser le réseau d’utilisateurs, ce qui permet d’augmenter le taux de participation. Enfin, elle a mis en avant que l’intégration des fichiers sur la plateforme Girophares peut constituer un argument solide pour soutenir et renforcer la légitimité des projets de numérisation proposés.

Lundi 17 novembre 2025 : Maîtriser les missions d'un service d'archives et l'ancrer dans son environnement - Élaborer des outils stratégiques de pilotage d'un service d'archives.

Rapporteurs : 

•    Papa Mamadou DIOP (Sénégal) 
•    Meriem BERAJAAOU (Maroc)
•    Vielka RAO ALCANTARA (République Dominicaine)

Première partie de la matinée du 17/11/2025 - Intervention de M. Jean-Bernard MONÉ, Conservateur du patrimoine et directeur des Archives départementales de la Haute-Loire.

A l’entame, M. Moné s’est présenté et a demandé aux stagiaires d’en faire de même, notamment en indiquant leur pays, le nom de leur service d’archives et la mission qui nous semble essentielle pour lesdits services.
Il a extrait un ou deux mots-clés des missions des différents services.

Il est ressorti que la plupart des stagiaires viennent de service d’archives nationales, même si on a également noté que certains collègues viennent d’organisations internationales, de services d’archives audiovisuelles, de ministères. Bref, l’essentiel des collègues vient de structures publiques/gouvernementales, donc de service d’archives public. 
En majorité ils ont comme mission la conservation, mais aussi la collecte, la diffusion/communication, la valorisation.
M. Moné a donc abordé la typologie des services d’archives.
Définition d’un service d’archives 
Il a ensuite donné une définition d’un service d’archives, notamment la terminologie archivistique internationale comme suit :
« Organisme chargé de la gestion et de la collecte des archives, du contrôle de la tenue des archives courantes, de la conservation ou du contrôle de la conservation des archives intermédiaires, de la conservation, du tri, du classement, de la description, de la rédaction des instruments de recherche et de la communication des archives. Il peut être constitué d’un bâtiment ou d’un dépôt principal et d’un ou plusieurs dépôt(s) annexe(s) ».
Que sont les archives ?  
M. Moné a indiqué qu’en France, les archives sont définies par la loi de 1976 (définition reprise par le code du patrimoine et augmentée par des lois plus récentes)
« Les archives sont l’ensemble des documents y compris les données quelles que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
Conservation des archives
Le présentateur a aussi abordé la question de l’intérêt de la conservation des archives en ces termes : 
« Leur conservation est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche » (code du patrimoine).
En France l’organisation des archives publiques est liée à l’organisation administrative ou territoriale, de l’Etat jusqu’aux communes.
Missions d’un service d’archives
Il a évoqué les 4 C pour résumer les missions d’un service d’archives en France (en 4 verbes d’action)
•    Collecte ;
•    Conservation ;
•    Classement ;
•    Communication

Des missions multiples qui dépendent du rattachement.
Enfin, pour finir sa présentation dans cette première partie de la matinée, M. Moné a également présenté l’organigramme de la collectivité de Haute Loire et de la place occupée par le service d’archives dans cette même collectivité. Lequel service d’archives a une dimension culturelle et patrimoniale.

Deuxième partie de la matinée du 17/11/2025 : "Élaborer un projet d’établissement : exemple du PCSE 2023-2028 des Archives départementales de la Haute-Loire". Intervention de M. Jean-Bernard MONÉ, Directeur des Archives départementales de la Haute-Loire. 

1. Définition du PCSE
Dans un premier temps, M. Moné a mis l’accent sur la signification du Projet Scientifique, Culturel et Éducatif (PCSE). Il a précisé que ce type de document peut porter plusieurs appellations : projet d’établissement, plan d’action, ou encore plan de développement... Il ne répond à aucun modèle rigide ou format préétabli. 
Le PCSE est un projet pluriannuel et stratégique qui définit les orientations, les perspectives, et les enjeux majeurs du service d’archives. Il couvre l’ensemble de ses grandes missions.
En résumé, le PCSE constitue un outil de pilotage, de communication et d’évaluation indispensable à la gestion et à la valorisation d’un service d’archives. 

2. Pourquoi un PCSE ?
En répondant à la question : « Pourquoi élaborer un PCSE ? M. Jean-Bernard Moné
a d’abord précisé que l’adoption d’un tel document n’est pas obligatoire, mais qu’elle constitue une incitation du SIAF (Service interministériel des Archives de France) et de l’Inspection du patrimoine relevant du Ministère de la Culture. Cette démarche vise à renforcer la gestion stratégique des services d’archives et à assurer une meilleure maîtrise des politiques publiques qui leur sont liées. 
La séance a ensuite permis d’aborder le contexte spécifique des Archives départementales de la Haute-Loire, marqué par deux évolutions majeures :  
- le changement de bâtiment en 2021,  
- et la nomination d’un nouveau directeur, chargé de définir un plan d’action aligné à la fois sur le projet politique des élus départementaux et sur le cadre stratégique commun de modernisation des archives 2020-2024, élaboré par le ministère de la culture. 

3. Pour qui le PCSE est-il élaboré ?  
En discutant autour de la question « Pour qui élabore-t-on cet outil ? »
M. Jean-Bernard Moné a souligné l’importance stratégique du PCSE, en tant qu’instrument polyvalent au service du pilotage et du rayonnement d’un service d’archives. Il a mis en avant trois fonctions essentielles : 
- Un outil de management interne : le PCSE permet de clarifier les missions de l’équipe des archivistes en précisant les tâches, les délais, les moyens mobilisés ainsi que les besoins en formation.  
- Un outil de dialogue avec les décideurs : il facilite la communication entre les services d’archives et les autorités de tutelle (collectivités, élus, direction), en rendant compréhensibles les attentes et besoins des professionnels des archives.  
- Un outil d’échange avec le public : le document sert également à informer et à dialoguer avec les usagers des archives, les chercheurs et le grand public, en renforçant la transparence et la lisibilité des actions menées.

4. Comment a été élaboré le PCSE de la Haute-Loire ?  

La quatrième question abordée lors de la séance portait sur la manière dont le PCSE des Archives départementales de la Haute-Loire a été élaboré.
Comme tout projet stratégique, sa mise en œuvre a nécessité un diagnostic préalable, permettant d’identifier les acquis ainsi que les axes d’amélioration. Cette analyse a servi de base pour définir des priorités claires et cohérentes avec les besoins du service.
Le PCSE de la Haute-Loire s’articule autour de trois axes fondamentaux : 
- Axe 1 : Améliorer la gestion et la préservation des fonds d’archives hybrides (papier et numérique).  
- Axe 2 : Consolider et développer l’accueil, l’orientation des publics et la diffusion des archives, aussi bien in situ qu’en ligne.  
- Axe 3 : Renforcer l’ouverture des archives sur le territoire départemental, au service des partenaires locaux et de la mémoire historique du territoire.

5. Mise en œuvre et évaluation
La mise en œuvre et l’évaluation du PCSE des Archives départementales de la Haute-Loire ont suivi un calendrier structuré. Le projet a été élaboré tout au long de l’année 2022, puis validé en février 2023, avant d’être adopté officiellement par vote de l’assemblée départementale en mars 2023. Sa mise en œuvre a débuté en avril 2023. Le PCSE constitue également un outil d’aide à l’arbitrage budgétaire, permettant de prioriser les actions à financer. Une première évaluation du projet a été réalisée en décembre 2023, et un suivi annuel est prévu dans le cadre du rapport d’activité, afin d’ajuster les actions et de garantir une mise en œuvre efficace et continue.

6. Conclusion
Le Projet Scientifique, Culturel et Éducatif (PCSE) se présente comme un outil polyvalent, à la fois adaptable aux réalités de chaque service d’archives et utile à plusieurs niveaux : pilotage interne, communication externe, et prise de décision. Il ne constitue pas une stratégie en soi, mais un cadre méthodologique souple permettant une gestion plus claire, lisible et transparente du patrimoine archivistique. À travers l’exemple de la Haute-Loire, le PCSE s’affirme comme un levier structurant au service d’une gouvernance archivistique efficace.

Après-midi du 17/11/2025 : Présentation de l'enquête annuelle des Archives de France par Bastien CHASTAGNER, chef du bureau de l’accès aux archives et de l’animation du réseau au SIAF, et par Clémence BEAU, responsable du pilotage de la collecte et de la valorisation des données du réseau.

Dans un premier temps, Bastien Chastagner est revenu sur le réseau interministériel des Archives de France, rappelant sa composition et son fonctionnement. Bien que déjà présenté auparavant, il a souligné l’importance d’y revenir pour en renforcer la maîtrise.

Il a ensuite présenté l’outil de pilotage utilisé pour conduire l’enquête annuelle sur l’activité des services publics d’archives, à laquelle 582 services ont répondu en 2024.

Une enquête obligatoire et stratégique

Cette enquête constitue une obligation réglementaire (article R. 212-56 du Code du patrimoine). « Les collectivités territoriales doivent remettre chaque année au préfet un rapport sur la situation, l’activité et le fonctionnement de leurs services d’archives, accompagné d’éléments statistiques ».

L’enquête est un outil essentiel de connaissance, permettant :
•    d’évaluer l’efficacité des actions menées par les services d’archives ;
•    de conserver la mémoire des activités des services ;
•    d’obtenir des données statistiques enrichies par des éléments qualitatifs indispensables à leur interprétation.

Elle participe au pilotage et à l’évaluation de la politique publique des Archives, portée par le SIAF, à travers deux volets complémentaires :
•    quantitatif : données chiffrées ;
•    qualitatif : commentaires et analyses permettant de contextualiser ces données.

Les principaux jalons du projet de refonte de l’enquête annuelle et ses étapes

Bastien Chastagner a présenté les différentes étapes du projet de refonte de l’enquête annuelle, lancé en 2020 et progressivement amélioré entre 2021 et 2023 grâce à l’intégration d’un nouveau logiciel facilitant la collecte et la consolidation des données.

Les principales étapes du processus sont les suivantes :
•    Saisie en ligne de l’enquête par les services ;
•    Extraction et exploitation des données recueillies ;
•    Visualisation dynamique des informations, mise à disposition des services ;
•    Vérification des indicateurs stratégiques par les bureaux du SIAF.

Il a également insisté sur l’importance de l’accompagnement des services, assuré notamment par l’envoi de rappels réguliers et l’organisation de webinaires destinés à guider les équipes dans le remplissage de l’enquête.

Démonstration de l’outil : par Clémence Beau, responsable du pilotage de la collecte et de la valorisation des données du réseau.

Dans une seconde partie, Clémence Beau a présenté le fonctionnement détaillé de l’outil et la manière de remplir les différentes grilles, couvrant notamment :
•    organisation et moyens ;
•    relations avec les producteurs ;
•    collecte et traitement ;
•    conservation ;
•    accès et réutilisation ;
•    numérisation et diffusion ;
•    offre culturelle.

Elle a expliqué que l’outil a permis :
•    un gain de temps considérable dans l’analyse des données ;
•    une publication plus rapide des résultats.
Tout en soulignant certaines erreurs d’interprétation dans la manière de remplir les grilles, qui nécessitent un accompagnement renforcé.

Enfin, elle a montré comment ils ont essayé d’intégrer de l’intelligence artificielle pour générer des résumés synthétiques à partir des bilans qualitatifs avec Mistral.

Conclusion

Bastien Chastagner et Clémence Beau ont présenté un système modernisé et efficace pour la collecte et l’analyse des données des services publics d’archives. L’outil permet une transmission plus rapide, homogène et structurée des informations, tout en laissant aux services une certaine autonomie.
Notre impression générale est qu’il s’agit d’un dispositif très pertinent, qui pourrait être utilement adapté dans d’autres pays pour harmoniser la collecte de données, comparer les situations entre services, évaluer les objectifs atteints et identifier les axes d’amélioration.

Mardi 18 novembre 2025 : Maîtriser les missions d’un service d’archives et l’ancrer dans son environnement – Élaborer des outils stratégiques de pilotage d’un service d’archives

Rapporteurs : 

•    Sara TAOUSSI (Maroc)
•    Janos FOCZE (Hongrie)

Le thème du jour, le 18 novembre, était de maîtriser les missions d’un service d’archives et l’ancrer dans son environnement, ainsi que d’élaborer des outils stratégiques de pilotage d’un service d’archives. La journée, dans la continuité du programme du 17 novembre, était animée par Jean-Bernard Moné, directeur des Archives départementales de Haute-Loire.

Première partie de la matinée du 18/11/205 : trois exemples  de missions des services d'archives

Pendant la matinée, trois exemples des missions de service ont été présentés : un des archives départementales (Yvelines), un des archives communales (Versailles) et l’exemple des Archives de l'OFPRA (Office Français de Protection des Réfugiés et Apatrides).
Les trois sont confrontés à des problèmes similaires, mais en même temps, ils font face à des problèmes particuliers aussi.

Hélène GUICHARD-SPICA, la directrice des Archives départementales des Yvelines, nous a présenté comment élaborer une stratégie de collecte dans un environnement hybride par l’exemple des Yvelines.
Elle nous a parlé des différents défis que son département a confrontés. Beaucoup de problèmes ont pour racine le fait que les archivistes et la gouvernance pensent à quelque chose d’autre quand il s’agit d'évolution technologique, de gestion des données ou de l’orientation de l’administration vers une gouvernance de l’information.
Les archives ont trop d’expérience avec les documents en format papier et doivent aider à développer les outils en format électronique. Ils doivent définir la portée de la collecte et trouver les moyens de les archiver et préserver.
Mais les archives rencontrent certaines difficultés : les archivistes ne sont pas nombreux, n’ont pas nécessairement la formation informatique et n’ont pas le budget nécessaire. Le problème de la maturité des usagers numériques est présenté aussi.
Les Archives départementales des Yvelines ont créé leur stratégie d’archivage en tenant compte de ces facteurs. Entre 2019 et 2020, ils ont fait le tournant vers la dématérialisation et avec cette expérience, ont adopté leur GED (Gestion Électronique des Documents). Avec l’aide des informaticiens, ils ont travaillé sur l’archivage des messageries avec Capstone, puis en 2024, ils ont abordé le problème du nettoyage des serveurs et du préarchivage. En 2025, ils ont réalisé leur propre système d’archivage électronique (SYN’Archivage).
En conclusion, pour construire une politique de collecte, il faut : définir les objets et le périmètre ; repenser l’organisation du flux des données et les processus que l’on crée ; identifier les responsabilités ; identifier les objets portant les marques d’authenticité et la valeur probante et stratégique ; penser à l'accès et la réutilisation ; penser le temps long ; s’appuyer sur des compétences multiples et travailler en mode projet.

Après, Julien MAGUERESSE, le directeur des archives communales de Versailles, nous a parlé de la place entre un service support et un service culturel des Archives qu'il dirige.
Dans une première instance, il nous a présenté les Archives communales de Versailles et la ville de Versailles, ce qui n'est pas aussi connue que le château. Néanmoins, fondée par Louis XIV vers 1670, la ville a une histoire étroitement liée au château.
Les archives fonctionnent sous la tutelle de la Mairie de Versailles, direction des affaires culturelles. L’institution répond aux besoins de la commune : suivi des locaux de préarchivage, éliminations, archivage électronique.
Sa politique de valorisation est tournée vers la ville et les locaux aussi et est présente sur internet et les réseaux sociaux. La médiation auprès des scolaires et du grand public, les publications et les expositions sont parmi ses missions aussi.
Comme conclusion, il a formulé : trouver la meilleure modalité de rendre les missions des archives complémentaires et non opposées ; une bonne gestion de l’équipe est nécessaire afin de bien clarifier les missions de chacun et les priorités ; les enjeux de service support sont néanmoins très bien identifiés par les services ; les décideurs accordent généralement la plus grande importance aux préoccupations culturelles.

Élise WOJSZVZYK, la cheffe du service Archives et histoire de l’Office français de protection des réfugiés et apatrides (OFPRA), nous a présenté l’histoire de l’OFPRA et le processus des archives de l’OFPRA, d’une autonomie de fait à une autonomie de droit.

L’OFPRA a été créé en 1952 sous tutelle du ministère de l’Intérieur. Ses archives conservent les dossiers créés pendant le processus bureaucratique de la demande d’asile. Les documents créés pour les demandeurs qui ont réussi à obtenir un statut de réfugié sont conservés. L’OFPRA s’est nommé « La Mairie des réfugiés » ; ses fonctionnaires établissent des documents d’état civil et des copies d’après leurs documents émis par les États de provenance. Plus de 150 000 des demandes ont été soumises en 2024, ce qui représente beaucoup à gérer.
Les archives conservent des fonds nominatifs et administratifs, les documents créés par l’OFPRA et ses prédécesseurs. En 2025, le SIAF a consacré l’autonomie pour les archives de l’OFPRA, une autonomie qui était en fait effective auparavant. Ceci apporte des droits et des devoirs aussi pour ses archives et confère un cadre de fonctionnement approprié pour cette institution.

Deuxième partie de la matinée du 18/11/205 : ateliers d'échanges

La deuxième partie de la matinée a été consacrée à des ateliers d'échanges autour de problématiques métiers liées à l'élaboration d'une stratégie de service ou à l'évaluation d'une politique publique.
Le premier point qui a été proposé par Elise Wojszvzyk, cheffe du service de l'OFPRA, été celui de l'existence d'un référentiel d'archivage au sein des organismes d'où viennent les différents stagiaires. Ensuite, avec Julien Le Magueresse, on a fait un tour de table sur le positionnement (support ou valorisation) du service d'archives de nos organismes et administrations. Et enfin, Hélène Guichard Spica, nous a invité à partager nos retours d'expérience sur une stratégie de collecte ( leviers et obstacles) partant de nos différents contextes.

Après-midi du 18/11/2025 : stratégie de valorisation d'un service d'archives

L'après midi, une séance de présentation de la stratégie de valorisation d'un service d'archives de la petite couronne parisienne a été animée par Pierre CHANCEREL, Directeur des archives départementale des Hauts de Seine.
Etant située dans la périphérie d'une grande capitale. Il s'agit d'une collectivité très opérationnelle (action sociale, enfance en danger, réseau routier, espaces verts, services supports). 
Le Service des archives départementales des Hauts de Seine est chargé à la fois des archives du département et des services déconcentrés de l'état.
En effet, sa proximité par rapport à Paris et des autres équipements culturels n'a fait qu'augmenter la concurrence afin de se démarquer au sein des autres acteurs culturels. Mais d'une autre part, c'était une occasion qui permet des synergies et des  partenariats avec ces acteurs (musées, parcs, et équipements sportifs).
Malgré que la question des moyens n'est pas au centre des préoccupations du service d'archives, la non conformité du bâtiment dédié aux archives du département est un inconvénient à souligner. Par contre, avoir les moyens financiers suffisant pour payer les transports scolaires constitue un levier à souligner dont l'intérêt est d'encourager d'avantage la consultation. 
Dans la même perspective d'ancrer une stratégie de valorisation dans le service d'archives des Hauts de Seine, une réflexion a été menée afin de réévaluer l'intérêt des expositions et d'en trouver des éventuels alternatives moins coûteuses côté moyens financiers et humains. 

À la fin de la présentation, un échange entre collègues et formateurs a eu lieu afin d'accueillir les retours et les remarques des stagiaires à partir de leurs contextes différents. 

Pour terminer une journée de poids lourd vis-à-vis le taux d'informations et d'échanges professionnels qu'elle contient, deux présentations ont été animées par nos deux collègues Diop Papa Mamadou sur les archives de l'Union Africain et et Jurisova Miriam sur les archives historiques du Conseil européen.

Mercredi 19 novembre 2025 : Présentations de collègues-stagiaires

 Rapporteurs : 

•    Péma PELLET  (Suisse)
•    Lauriane DETCHEVERRY (Saint Pierre et Miquelon)

Matin du 19.11.2025 – Institut National de l’Audiovisuel (INA) : Présentations de 3 collègues stagiaires

Direction Bry-sur-Marne ce mercredi 19 novembre, pour une journée sur le site de l’Institut National de l’Audiovisuel (INA). Après un accueil convivial, la matinée a commencé avec les trois présentations de nos collègues : Brian VIROSTEK (Archives et Bibliothèque Canada), Claudine RASOAFARA RAVOLONJATOVO (Archives Nationales de Madagascar) et Victorine LOUA (Direction régionale de la culture, Côte d’Ivoire).

Présentation de Brian VIROSTEK (Archives et Bibliothèque Canada) @Lauriane Detcheverry

1/ « S’impliquer dans les centres de recherche »  

Brian nous a parlé d’un atelier de manipulation de films pour la préservation et l’accès qu’il anime chaque année pendant 3 jours à l’Université Concordia à Montréal, université qu’il a lui-même fréquentée lors de sa formation de cinéaste. Les étudiants qui y participent ont différents niveaux et sont issus de différentes disciplines. L’Université possède un fonds de films anciens (bobines) pour lesquels il n’y a malheureusement plus de personnel. L’atelier a une durée de 14h00, la moitié du temps est consacré à des échanges d’expériences vécues et débats déontologiques et le reste du temps à des travaux pratiques en groupes, avec de la numérisation, du contrôle qualité (avec le traitement des couleurs par ex.) et la création d’un court-métrage de 10 secondes qui permet de pratiquer le collage. Les étudiants étant débutants ils n’interviennent que sur des films qui ne sont pas rares ou uniques.
Brian souligne qu’en tant que professionnel son implication dans un centre de recherche a de multiples bénéfices : intéresser les étudiants à la recherche archivistique, valoriser une ressource peu utilisée de l’université, encourager la formation dans les médias spécialisés, échanger avec un professionnel, bâtir des liens entre institutions, se tenir informé des tendances de la recherche et maintenir sa passion et son engagement.
Il a ensuite présenté des extraits du film Holiday Native Land, projet de recherche-création qu’il a co-réalisé avec Nicolas Renaud de l’Université Concordia. La recherche-création permet de produire de nouvelles connaissances et perspectives, dans ce cas précis le projet a débuté avec la découverte de films publicitaires produits par le gouvernement pour promouvoir le tourisme de plein air au Canada. Des recherches sur le sujet ont été faites et des extraits de 30 films (sur 100) ont été numérisés et assemblés en diffusant deux images côte à côte de manière simultanée afin de les faire dialoguer, sans commentaires ajoutés. Cette mise en perspective produit une dénonciation de l’appropriation coloniale des territoires des populations natives du pays, alors que des mouvements anticolonialistes émergent dans le pays.

Présentation de Claudine Rasoafara Ravolonjatovo (Archives Nationales de Madagascar) @Lauriane Detcheverry.

2/ « Un projet de formation archives à Madagascar » 

Claudine nous a présenté un chantier-école qui a eu lieu récemment aux archives nationales de Madagascar, grâce à une collaboration avec l’association Archivistes Sans Frontières (ASF), l’Ecole Nationale des Chartes et l’Université d’Antananarivo. La formation a eu lieu au sein des archives nationales, pour le personnel du service mais aussi des membres de l’Université (personnel et étudiants de licence 3). Ces deux semaines de formation ont porté sur le fonds du Commissariat général au plan (1958-1975) qui mesure 52 mètres linéaires. Le traitement s’est fait en 5 étapes : l’assainissement (dépoussiérage, suppression des trombones, etc.), la description, l’enregistrement des inventaires, le conditionnement et la rédaction de l’instrument de recherche. Au total 15 mètres linéaires ont pu être traités.

Présentation de Victorine LOUA (Côte d'Ivoire) @Lauriane Detcheverry

3/ « Système de gestion documentaire avec Google form, sheet et drive » 

Victorine nous a parlé d’un projet qu’elle a mené et qui sera bientôt mis en place dans la direction régionale culturelle dans laquelle elle travaille, où il n’existe pas de service archives. Le projet est parti d’un constat, que l’absence de système de gestion des documents numériques représente un risque de perte et provoque des tensions et conflits car les supports d’échanges sont nombreux et pas forcément partagés.
L’objectif a été de créer un espace de collecte et de gestion accessible pour tracer les documents et assurer leur classement et conservation, adapté à une structure qui n’a pas beaucoup de volume de production (20 personnes) et peu de moyens financiers. Pour cela, elle a créé un formulaire de collecte avec Google Form pour recueillir les documents et métadonnées, accessible et simple d’utilisation pour tous les services. Le tableau de gestion et de suivi se fait avec Google Sheets qui est coordonné avec les formulaires de collecte. Le classement et la conservation se fait dans le Google Drive. Les services téléversent leurs documents qui arrivent dans le dossier versement. Le formulaire permet de visualiser chaque document, qui est automatiquement numéroté et un lien est créé. Le classement se fait à la main et les services n’ont accès qu’à leur dossier. 
Les limites identifiées sont la dépendance à internet, la capacité limitée pour les gros producteurs et la nécessité d’une formation minimale pour les utilisateurs. Les perspectives sont la création de tableau de bord pour l’évaluation et les statistiques, l’évolution vers un système automatisé avec notification et ajouter l’historique et la version des documents. Il s’agit d’un premier pas dans la gestion des documents numériques courants et intermédiaires, qui soulève la question du cadre de classement et l’uniformisation du nommage.
Après un repas au restaurant administratif de l’INA un moment de détente avec la coupe du monde de baby-foot, avant de reprendre les choses sérieuses !

Parties de baby-foot @Lauriane Detcheverry

Première partie de l’après-midi du 19.11.2025 – INA : présentation de Ygor SOUZA (STIA 2025)

Nous avons entamé l’après-midi avec la présentation de notre collègue du Brésil, Ygor Souza. Après nous avoir brièvement présenté le fonctionnement du pays – État fédéral, avec une autonomie administrative des 26 états – et du service d’archives auquel il appartient : Archives du Pouvoir exécutif de l’État de Minas Gerais. Il nous a décrit les actions culturelles prenant place dans celui-ci, à savoir : 
•    Une revue des archives créée en 1896 (seulement un an après la création du service d’archives) présentant des publications de document d’archives, des biographiques de personnalités, un inventaire.
•    Des visites scolaires organisées depuis 1975 ainsi que des activités pédagogiques adaptées à chaque niveau scolaire.
•    Pour l’anniversaire des 300 ans de l’état : la création de matériel pédagogique à destination des universités et professeurs comme soutien pour l’enseignement de l’histoire.
•    La création d’une Newsletter en 2025 pour diffuser et mettre en valeur des documents « curieux ». 
Ygor a conclu en disant que malgré une limitation au niveau des bâtiments (ceux-ci sont saturés depuis plusieurs années sans que le problème ne se règle) et au niveau structurel, le service s’efforce de proposer un large choix pour faire connaître et rayonner les archives auprès d’un large public. 

Présentation d’Ygor Souza @Péma Pellet.

Deuxième partie de l’après-midi du 19.11.2025 : Présentation de l’INA et de ses missions 

Nous avons ensuite continué l’après-midi avec une présentation de l’INA par Mme Delphine WIBAUX, rejointe ensuite par Mme Corinne CAPORIONDO. 
Nous avons ainsi appris qu’au-delà d’un service d’archives, l’Ina est considérée comme un média patrimonial de service public, ses missions dépassant la « simple » conservation et diffusion des données : des journalistes au sein de l’institution éditent et diffusent du contenu. 
Une de ses missions est d’enregistrer la totalité du contenu radio et TV diffusé en France et ce 24h/24. Ce qui constitue un total vertigineux d’environ 27'000'000 heures. De ce total, 2mio d’heures sont produites par la radio/télé française et constitue le dépôt légal (qui existe depuis 1995).

Présentation de l'INA en quelques chiffres @Péma Pellet.

Le traitement des données se fait par 120 personnes pour le catalogage (avec une sélection fine des mots-clefs et description). Ce dernier se fait sur une petite partie des contenus, très attendue du public. Les sujets (par exemple du Journal Télévisé) sont traités comme des entités en elles-mêmes pour pouvoir être exploités ensuite.

Visite des locaux de l’INA

Pour la suite de l’après-midi, la classe a été séparée en trois groupes pour permettre de visiter différents locaux spécifiques avec plus de facilité (et de place, ceux-ci pouvant être étriqués).
1.    Régie de captation pour le dépôt légal 
Un mur entier rempli de télévisions, celles-ci diffusant le programme de plus d’une centaine de chaînes en train d’être enregistrées, nous a accueillis. Avant les années 2000, moins d’une dizaine de films étaient enregistrés, qui ont ensuite doublés, triplés, etc. 
La captation est faite sur la totalité de ce qui est diffusé, rien n’est supprimé, même ce qui est en double car cela coute moins cher de tout conserver plutôt que de faire du tri (pour l’instant). La sélection pour le dépôt légal se fait dans un deuxième temps au moment du catalogage. Les quelques chaines étrangères qui sont captées ne sont pas cataloguées, la recherche se fait seulement par date.
Deux systèmes de captation tournent en même temps, pour qu’en cas de problème technique il n’y ait pas de perte, il est cependant très rare de perdre du contenu. 
Toutes les heures, les données sont envoyées vers le data center via des cartouches LTO pour une totalité d’environ 17 To par jour.

Enregistrement continu des émissions @Péma Pellet.

2.    Chaînes de vidéos et films
Un travail de restauration des bandes vidéos est effectué avant que la numérisation de celle-ci ne commence. Une expertise générale du film physique est faite, pour par exemple détecter s’il y a un syndrome du vinaigre (acide acétique), de la colle au niveau des jointures, de la poussière, etc. C’est aussi à ce niveau que le choix de la meilleure copie est faite, les séquences sont vérifiées et les bandes son et images (sur deux bandes différentes) sont ensuite couplées. L’ensemble de ces actions demande beaucoup de minutie pour que la numérisation puisse se faire après.

Collage de deux sections d’un film @Lauriane Detcheverry

3.    Scan et étalonnage 
La numérisation de bande de film se fait en photographiant celui-ci image par image. Une uniformisation -l’étalonnage- de ces dernières est ensuite faite, pour vérifier qu’entre autre la couleur et la saturation soit cohérente avec le film. Différents processus permettent de redonner les bonnes couleurs et ensuite synchroniser le son et l’image. 
Une numérisation de presque la totalité des films de l’INA avait été effectuée dans les années 90, mais la qualité de l’époque ne correspondant pas à la celle requise aujourd’hui pour une utilisation et une diffusion du contenu, un travail de re-numérisation de ces films a été entreprise pour pallier à cela. 

Étalonnage d'un film @Péma Pellet.

4.    Exploitation vidéo – numérisation de masse
Une numérisation de masse est effectuée pour les vidéos car les supports anciens se détériorent rapidement. Elle est faite par des robots (Flexicart) qui mettent la cassette à numériser dans le magnétoscope et change de cassette dès que la numérisation est finie.
Des fours spéciaux sont utilisés pour permettre de nettoyer les bandes. Ils ont une hygrométrie spécifique avec la température qui monte tout doucement, cela réhumidifie les bandes qui peuvent être traitées immédiatement ensuite. Cela permet de ne pas encrasser les têtes de lecture des appareils. 
En cas de problème techniques au niveau des machines de lecture, un atelier de restauration de celles-ci permet de changer les pièces ou détecter un problème plus précis.
5.    Data center
La totalité des données enregistrées ou numérisées est conservée au data center. Une partie du stockage est faite sur bande magnétique car ça consomme moins d’énergie que sur serveur. La capacité de stockage du data center est de 180 pétaoctets (!). Pour rappel, 1 petaoctet vaut 1000 téraoctets, 1 téraoctet vaut 1000 gigaoctet. 

Conclusion
La journée, très dense et intéressante, nous a permis d’avoir une vision complète du traitement des données radio/télé au niveau de la France. De plus, avoir la possibilité de visiter les locaux et rencontrer des spécialistes des diverses étapes de la chaîne a été un vrai enrichissement pour nous. 

Jeudi 20 novembre 2025 : Voyage d'étude à Strasbourg

Rapporteurs :
•    Miriam JURISOVA (Bélgique)
•    Pascal AHOUANVOEGBE (Benin)
•    Ygor SOUZA (Brésil)

Du jeudi 20 au vendredi 21 novembre 2025, nous avons effectué un voyage d’étude à Strasbourg. Cette sortie avait pour objectif de permettre aux stagiaires de découvrir les réalités du terrain en matière de gestion des archives, découvrir le patrimoine historique et religieux de Strasbourg et les enjeux liés à la diversité religieuse et culturelle dans la région.

Le programme de la première journée s’est articulé autour de trois (03) principaux points : (i) accueil et visite des Archives d’Alsace, (ii) visite guidée du centre-ville et de son patrimoine religieux, (iii) table ronde et échanges avec les stagiaires.

I.    Accueil et visite des Archives d’Alsace

Monsieur Maxime Beltzung, Conseiller d'Alsace

Le groupe est parti de la Gare de l’Est à 7h30 et est arrivé à Strasbourg à 10h30. À son arrivée, il a été accueilli aux Archives d’Alsace par Monsieur François Petrazoller, Directeur des Archives. Après installation et présentations des membres, Monsieur Maxime Beltzung, Conseiller d’Alsace, a souhaité la bienvenue au groupe. Dans son allocution, il a exprimé sa joie de recevoir la délégation. Il a ensuite rappelé les missions essentielles de l’institution ainsi que les trois (03) axes définis par la Collectivité européenne d’Alsace en matière de la préservation de leur mémoire que sont :
•    collecter la mémoire ;
•    transmettre la mémoire aux générations futures ;
•    susciter un engagement citoyen.

À l’issue des échanges, un petit-déjeuner a été offert au groupe. Madame Marie Collin, responsable du secteur de valorisation des Archives d’Alsace, a ensuite conduit la visite des locaux et présenté l’exposition Liberté et Fraternité, 1525 : la Guerre des Paysans en Alsace, ouverte du 15 mai au 15 décembre 2025.

Les Archives d’Alsace

Le site de Strasbourg, situé au 6 rue Philippe Dollinger, a été inauguré en 2013. Le bâtiment se distingue par une œuvre artistique sérigraphiée sur sa façade. Madame Collin a commencé la visite en nous présentant cette façade, avant de nous guider à travers les différents espaces qui composent l’institution.

Nous avons ainsi découvert l’ampleur des infrastructures : 47 salles de conservation, une salle de restauration, trois salles de tri, ainsi que des espaces d’exposition. Le bâtiment offre également une capacité de stockage de 60 km linéaires d’archives, illustrant l’importance et la diversidade des fonds conservés.

La visite s’est poursuivie dans les espaces de travail dédiés à la description archivistique, puis dans l’un des magazines, avant d’atteindre la salle de lecture. Dans cette dernière, quelques documents du fonds nous ont été présentés. Madame Collin nous a alors proposé un « jeu des sept erreurs » : il s’agissait de comparer un document original et une reproduction de très grande qualité, placés côte à côte, afin d’identifier lequel était l’original.

L’exposition

À travers une sélection de manuscrits originaux, enrichis de gravures, d’imprimés satiriques et de pages de titres, l’exposition propose de redécouvrir un moment crucial de l’histoire alsacienne : la Guerre des Paysans de 1525. Elle met en lumière :
•    Le contexte : cadre politique, économique et social du Saint-Empire romain germanique, tensions seigneuriales, pressions fiscales et sentiment d’injustice.
•    Les acteurs et les événements : organisation des bandes paysannes, rédaction des « Douze Articles », déroulement de la révolte et de sa répression, figures marquantes et stratégies des insurgés.
•    Les récits : mémoire, oubli et transmission, à travers les archives conservées ou détruites, les récits des vainqueurs et les rares témoignages paysans.

II. Visite guidée du centre-ville et du patrimoine religieux

Après un déjeuner commun aux Archives, la délégation a poursuivi la journée par une visite du centre-ville de Strasbourg et de son patrimoine religieux. Nous avons été guidés par Monsieur Francois Petrazoller, qui nous a partagé son savoir-faire historique et son attachement envers la ville de Strasbourg.
Nous avons découvert plusieurs endroits emblématiques, en particulier :

La cathédrale Notre-Dame de Strasbourg : Majestueuse, captivante. C’est un véritable chef d’œuvre qu’on ne se lasse pas d’admirer! Les vitraux magnifiques sont vraiment impressionnants, tout comme sa chaire gothique et son horloge astronomique !

L’église Saint-Thomas : Surnommée la cathédrale du protestantisme en Alsace, elle a joué un rôle considérable dans l’introduction de la réforme luthérienne en terre alsacienne.

Grande Mosquée de Strasbourg : Pour sa construction, un concours international d'architecture a été lancé, et c'est finalement l'architecte italien Paolo Portogheisi qui l'a remporté. Le même Paolo Portogheisi déjà à l’origine de la mosquée de Rome. La coupole qui la surmonte à 20 mètres de diamètre. En cuivre, elle prendra environ vingt ans pour devenir verte. L’ensemble est renforcé par 8 piliers extérieurs en béton qui forment une sorte de corolle. Cela permet de dégager la salle de prière de tout piliers. La salle de prière dispose d'un vaste espace libre à l'intérieur. Au centre de la face sud-est est percé une petite niche, le mihrab, qui indique l’orientation de La Mecque.

III. Table ronde et échanges avec les stagiaires

La journée s’est conclue par une table ronde consacrée au dialogue interreligieux en Alsace, animée par Monsieur Philippe Ichter, chargé de mission sur cette thématique. Les discussions ont permis aux stagiaires d’approfondir leur compréhension des enjeux liés à la diversité religieuse et culturelle dans la région.

Enfin, les activités se sont clôturées par un dîner convivial.

Vendredi 21 novembre 2025 : Voyage d'étude à Strasbourg

Rapporteurs : 

•    Joharra ABDALLAH DOUALEH (Djibouti) 
•    Nevian Bih  JAI (Cameroun)
•    Brian VIROSTEK (Canada)

Première partie de la matinée du 21/11/2025 - Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg

Le matin de la deuxième journée de notre Voyage d’étude à Strasbourg a eu lieu à la Bibliothèque nationale et universitaire (BNU). Nous y avons été accueilli par Aurore COLL et Valentine ROYAUX, chargées de la médiation culturelle. 

Les participants du programme STIA se sont répartis en deux groupes afin de favoriser les échanges dans des espaces souvent restreints. 

Notre groupe a été guidé par Mme Royaux. Sa médiation a commencé par une présentation de la collection et des installations. La bibliothèque peut accueillir 660 personnes. Les heures d'ouverture sont de 10 à 21 - 22h. Le personnel ont tous des plages de service public, samedi inclus. Les plages de soir sont comblées par des étudiants, qui ne sont pas nécessairement étudiants en bibliothéconomie, mais plus science humaine que science pure. Julius Euting était le premier directeur de la BNU. Il parlait arabe et français. Il était bibliothécaire et peintre de talent. Il est considéré comme le plus grand bâtisseur de la collection. Ouvert depuis 1895, cette bibliothèque a été refaite en 1950 après le bombardement de la Seconde Guerre mondiale, puis à nouveau refaite en 2010 à 2014. La collection spéciale couvre 4000 ans, principalement les 400 dernières années, et se compose de 4000 documents.

Notre première étape fut la Réserve visitable. La première des deux salles abritait des textes anciens, provenant pour la plupart de Persépolis, mais aussi de Suse. Des objets de la collection de la BNU étaient présentés dans des vitrines horizontales posées sur des armoires à tiroirs. On nous a montré une tablette d'argile représentant un document administratif. Datant de 4 000 à 3 500 ans, elle avait rejoint la collection à la fin du XIXe siècle. On nous a expliqué son processus de fabrication : une motte d'argile extraite du sol, aplatie à la main et sur laquelle on écrivait par pression à l'aide d'un instrument pointu.

Notre médiatrice nous a présenté une copie de l'Iliade datant du Ve siècle avant notre ère. À l'origine un rouleau de 9 mètres de long, ce fragment mesurait environ 1 mètre et avait probablement été déchiré en morceaux pour être partagé entre les chercheurs. Les petits fragments qui n'avaient pas encore pu être intégrés au document étaient mis de côté dans la vitrine.

Dans un coin de cette salle, une haute vitrine présentait une petite exposition d'objets archéologiques du Louvre, témoignant d'une collaboration interinstitutionnelle fructueuse.

Notre médiatrice nous a indiqué que cette réserve serait bientôt réaménagée. On prévoit une augmentation du nombre de jeunes clients trop petits pour voir à l'intérieur des vitrines horizontales. On a judicieusement fait remarquer que cela nécessiterait de nouveaux tiroirs moins hauts, ce qui réduirait l'espace de rangement pour la collection. En passant dans la deuxième salle, Mme Royaux a éteint la lumière derrière nous afin de limiter l'exposition des collections à la lumière.

La pièce suivante abritait des livres anciens et contenait quelques-uns des premiers ouvrages imprimés en sciences et littérature. Toute la collection originale fut détruite lors du bombardement de 1871, à l'exception d'un livre qui a été prêté. Il n'y a plus de prêt personnel, mais sur demande justifiée, le prêt est possible auprès d'autres institutions. Les manuscrits numérisés sont partagés sur la plateforme Numestral.

Nous nous sommes ensuite rendus au Magasin de livres anciens où nous avons retrouvé Thierry AUBRY, responsable du service de conservation-restauration. Nous avons été impressionnés par les rayonnages et les escaliers qui semblaient dater du début du XXe siècle. M. Aubry a souligné que ces installations ne répondaient pas aux normes de conservation, notamment celles limitant la surface d’un réserve à 200 mètres carrés, interdisant les étages communicants et imposant la présence de portes coupe-feu. Ces normes visent à garantir la résistance au feu pendant les 20 à 25 minutes nécessaires à l'arrivée des pompiers. Néanmoins, des détecteurs de feu ont été installés et, lorsqu'ils se déclenchent, ils émettent un mélange argon-azote qui réduit le taux d'oxygène dans le magasin de 5 % afin de ralentir la combustion. Cette démarche témoigne d'un engagement équilibré entre préservation et accessibilité.

Mme Royaux nous a présenté des livres anciens. Le premier était un ouvrage de philosophie de la Renaissance italienne. Notre médiatrice a distingué deux procédés de décoration des tranches : la marbrure et le jaspage. Elle nous a ensuite montré une Encyclopédie des traductions de la Bible. Datant de 1860, elle comprenait des entrées pour 125 langues, dont le dakota et le maya qui sont des langues respectivement en danger critique d'extinction et en danger, et non éteintes comme cela a été mentionné. Le troisième était un livre de runes scandinaves, datant de 1890. Ce livre comportait une image d’un cornet d’or couvert de runes, qui avait été détruit. Les deux derniers livres étaient des exemples stimulants de documents intertextuels et métatextuels. On nous a donné des échantillons à toucher : une section découpée d’une reliure dérobée et des morceaux de parchemin.

Nous avons ensuite déménagé au laboratoire de conservation où une équipe d'agents de conservation et des climaticiens externes étaient en train d'échanger afin de prendre une décision sur l'entretien. Cela m’a semblé un exemple de collaboration éclairée et décisive.

Ici M. Aubry a différencié la restauration, qui est liée à la valorisation d'un objet, et la conservation qui est plutôt liée à sa communication. Il nous a raconté que son équipe effectue un traitement de préservation de 8000 objets par année. Il y existe quatre degrés d'effort qui peuvent être consacrés à la préservation : 10 minutes à 2 heures, y compris un simple dépoussiérage ; 2 heures à 12 heures; 12 heures à 30 heures; et jusqu'à 200h pour les cas exceptionnels. M. Aubry a souligné que son travail se limitait à des interventions physiques. Il n’est pas un expert en la matière et ne lit pas plusieurs langues. Si les travaux l’exigeaient, son équipe consultait l’archiviste. On nous a rappelé que le terme désignant les livres imprimés entre 1450 et 1500 est « incunables ».

Il nous a montré un manuscrit en encre métallique oxyallique qui avait attaqué le papier. Il avait été réparé avec de petits morceaux de papier du Japon et collé, contenant de l'alcool au lieu d'eau. Il a comparé cette technique au colmatage, qui utilise une solution de fibres de papier, et au doublage, qui stabilise l'original avec une feuille entière. Nous avons appris que du VIIe au XVe siècle, la reliure se faisait en bois et métal, puis en carton. Interrogé sur l'opportunité de relier des documents, il a répondu qu'il s'agissait d'une intervention importante qui devait être un travail d'équipe, évalué au regard des politiques en vigueur et en tenant compte des inconvénients. Nous avons également vu un intéressant dessin au graphite sur bois, réalisé à l'aide d'une lentille. Le bois avait été acidifié et oxydé. Il avait été mis à l'eau, puis retiré, nettoyé et doublé. 

Deuxième partie de la matinée du 21/11/2025 : présentation d'un plan de sauvegarde des biens culturels (PSBC)

La deuxième partie importante de la matinée était une présentation sur le Plan de sauvegarde des biens culturels (PSBC) par Marie-Hélène BOINI, restauratrice du patrimoine. Elle a commencé par un conseil avisé : c'est l’évènement qui guide l’intervention, pas le plan de sauvetage.

La première étape d’un Plan d’urgence est une étude des risques dans la région, par exemple ceux des inondations, du transport de marchandises et des risques industriels. La première partie du PSBC, la Partie opérationnelle est pour les pompiers. Comme nous consultons un document de politique officielle, elle nous a demandé de ne pas prendre de photos de la présentation, un bon rappel des précautions de sûreté. Étant donné que son institution est reconnue par le public, les pompiers ont déjà un plan localisé. Il faut néanmoins l'élaborer. Premièrement, l’accès prioritaire doit être donné au matériel d’évacuation (caisse et mousse), c’est donc indiqué par une signalisation Bouclier bleu bien visible. Cependant, compte tenu du récent vol au Louvre, ils hésitent à attirer l'attention sur des objets de valeur de la collection - le sûreté n’est pas le sécurité. Deuxièmement, un lieu de réplie doit être créé où les objets de collection sont pris en charge par les pompiers par les archivistes. Troisièmement, un lieu d’évacuation doit être détaillé. Leur lieu d'évacuation est doté de fenêtres pour assurer la ventilation des objets touchés par l'eau sans électricité, ainsi que de portes pouvant être barrées. Les boites sont indispensables et contiennent un crayon, une clé pour les fenêtres, un dossier de chaque locale et 3 pochettes en fonction de priorité : rouge, orange et jaune. A l'intérieur, il y a un tableau avec les entêtes suivantes : cote, local, titre, restrictions à l'accès. Ensuite chaque objet est décrit dans une fiche séparée par une photo, la dimension, le local de stockage et le titre.

La partie suivante du PSBC était la Partie fonctionnelle pour le personnel. Elle comprenait un Schéma des personnes disponible en fonction du jour et de l’heure de l’incident. Elle inclut également une liste de partenariats qui acceptent d’intervenir en cas d’urgence. À la question de savoir si des contrats devaient être signés comme une sorte de police d’assurance pour garantir l’intervention, Mme Boini a indiqué que ces partenaires leur étaient déjà connus, rendant cela inutile. Elle a toutefois précisé qu’il était important d’estimer les prix pour les encadrer. Elle a ajouté que l’évacuation n’était pas le traitement, sous-entendant que le PSBC ne couvrait pas l’intégralité des réparations nécessaires après un sinistre.

Enfin, Mme Boini a décrit l'exercice avec les pompiers. La planification de l'exercice est détaillée dans un scénario retenu et comprend, entre autres, la création de répliques d'objets. Interrogée sur le port de gants par les pompiers, elle a indiqué qu'il était préférable de les retirer, de les remettre et d'utiliser des gants en latex. Il n'y aurait pas de collecte si feu en tout cas. Au lieu de répli, le personnel vérifie les articles sur la liste à leur arrivée. Elle a souligné que la relation avec le service des incendies a évolué depuis Notre-Dame. Par exemple, lors d'une inondation où seuls des livres ordinaires ont été touchés, les pompiers ont repéré le PSBC dans le fichier, et l'équipe spéciale s'est jointe à l'équipe régulière pour vérifier qu'aucun bien de valeur n'était menacé. Si des bénévoles fiables et formés font partie de l'équipe du PSBC, ils doivent être assurés. Enfin, en cas d'urgence, il est important de prendre soin des personnes. La durée des quarts de travail devrait être réduite et les bénévoles non qualifiés peuvent fournir de la nourriture et d'autres produits de première nécessité.

Et c'est ainsi que s'est conclue une excellente série de présentations données par une équipe motivée, compétente et expérimentée.


Après-midi du 21 novembre 2025 : Visites de la ville de Strasbourg

Après une pause déjeuner bien méritée entre 12h30 et 13h au restaurant Zenerglock, où on a savouré un bon plat suivi d’un dessert délicieux, nous avons repris notre programme de la journée.

Visite du Musée Historique de la Ville de Strasbourg – 14h00

À 14h, nous avons rejoint le Musée historique de Strasbourg pour une visite guidée exceptionnelle assurée par
Madame Odile LASSÈRE, conservatrice en chef du patrimoine et cheffe d’établissement du musée.
Dans son discours d'introduction, Madame Lassère nous apprend que :
    •    Le musée conserve environ 200 000 objets dans ses collections.
    •    Il a été entièrement renouvelé en 2013 grâce au travail d’un ingénieur canadien.
    •    Dès l’entrée, nous découvrons la maquette du Pfalz, réalisée en 1895 par Xavier Zimmermann. Elle représente le Pfalz, ancien siège du pouvoir politique construit au cœur de Strasbourg 
    •    Elle nous parle des Quelques faits marquants que le Pfalz était un lieu central où s’exerçait l’autorité de la ville et détruit en 1780 pour permettre l’élargissement de l’axe de circulation nord-sud.

Puis viennent les collections du musée nous avons ensuite parcouru de nombreuses vitrines contenant :
    •    Armes, uniformes,
    •    Objets du quotidien,
    •    Peintures, gravures, sculptures,
    •    Collections archéologiques datant du Moyen Âge.

Ensuite Madame Lassère nous parle d’une grande figure historique : Johannes Gutenberg.on a appris qu’il  vécu 10 ans à Strasbourg, de 1434 à 1444.En 1454, il imprime la fameuse Bible de Gutenberg, première bible imprimée au monde.
Nous observons ensuite une pièce majeure du musée comme le plan de relief représentant Strasbourg et sa campagne au XVIIIᵉ siècle. Cette maquette très détaillée permet de comprendre :
    •    L’urbanisme de l’époque,
    •    Les fortifications et l’organisation de la ville,
    •    L’évolution du territoire strasbourgeois.
 

Un élément surprenant appris lors de cette visite que L’hymne national français, La Marseillaise, a été composé à Strasbourg et Il a été chanté pour la première fois par des soldats marseillais, d’où son nom.
Enfin, Madame Lassère rappelle que Strasbourg a été sous domination nazie de 1930 à 1944, avant d’être libérée en 1945.
La visite s’est achevée vers 16h30, marquant la fin de notre deuxième journée de voyage d’étude.

Fin de journée – Retour à Paris

À 17h30, une courte balade nous a permis d’admirer encore une fois la beauté de la ville, illuminée en fin d’après-midi.
À 17h45, tout le groupe s’est rendu à la gare de Strasbourg pour le retour vers Paris.
Cependant, un incident imprévu a bouleversé le voyage :
Un train a heurté une personne, provoquant une panne et un retard important.
Résultat : Arrivée à Paris–Gare de l’Est vers 1h du matin. Malgré cette longue attente, tout le monde est rentré sain et sauf, clôturant une journée riche, instructive et bien remplie.

Lundi 24 novembre 2025 : la politique de conservation des archives aux Archives nationales de France

Rapporteurs : 

•    KAMEGNE Noelle (Cameroun)
•    ABDILLAH ALI Abdirahman (Djibouti)

Matinée du 24/11/2025

En premier lieu Nous sommes arrivés aux Archives nationales de Pierrefitte-sur-Seine aux environs de 8h30. L’accueil a été assuré vers 9h00 par Madame Françoise JANIN, qui nous a reçus dans les salles 1 et 2.
Mme Janin a présenté les principes fondamentaux de cette politique, en insistant sur son rôle stratégique dans:
A. Conservation préventive 
La conservation préventive regroupe toutes les actions qui visent à éviter la détérioration des documents avant qu’elle ne survienne.
Elle concerne le contrôle du climat (température, humidité), la propreté des locaux, la bonne manipulation des documents, l’emballage adapté et la surveillance régulière des magasins.
L’objectif est de garantir des conditions stables et sûres pour prolonger la durée de vie des archives.
B. Restauration 
La restauration intervient lorsque les documents sont déjà abîmés.
Elle consiste à réparer, stabiliser et renforcer les supports grâce à des techniques spécialisées : nettoyage, consolidation, comblement des déchirures, renfort des papiers fragiles ou remise à plat.
Le restaurateur travaille en respectant l’intégrité du document, sans modifier son contenu ni son aspect historique.
C. Gestion des risques 
La gestion des risques vise à anticiper et réduire les dangers qui pourraient menacer les archives : incendie, inondation, intrusion, infestation, panne technique, ou catastrophe naturelle.
Elle comprend l’évaluation des risques, la mise en place de plans d’urgence, la formation du personnel, et des mesures de sécurité adaptées.
Son objectif est de protéger les collections et d’assurer une réaction rapide en cas d’incident.

La séance de pratique de restauration permet d’apprendre les techniques utilisées pour réparer et préserver les documents abîmés.
Les participants découvrent les outils et les matériaux indispensables, comme les papiers japon, les pinceaux, les colles adaptées ou encore les tables d’aspiration.
Sous la supervision d’un restaurateur professionnel, ils réalisent de petites interventions : nettoyage, consolidation, comblement des lacunes ou remise à plat des documents.
Cette séance vise à comprendre comment prolonger la durée de vie des archives tout en respectant leur intégrité.

Cette visite a permis de mieux comprendre la dimension technique et scientifique de la conservation préventive, ainsi que l’importance d’une gestion rigoureuse pour assurer la transmission du patrimoine archivistique aux générations futures.

Après-midi du 24/11/2025 : la conservation préventive et la gestion des risques

La séance a été présentée par Madame Anaïs ORTIE

Elle nous a parlé des conditions climatiques et sanitaires nécessaires à une bonne conservation des archives. Plusieurs points essentiels ont été abordés :
a) Température incorrecte :
Accélération des processus chimiques, Accélération des processus biologiques.
Perte de résistance des matériaux et Variation du taux d’hydrogène. 
b) Humidité relative incorrecte
Formation de moisissures, Accélération des processus chimiques et Déformations des documents.
c) Les moisissures, un agent de dégradation complexe
Les moisissures sont un agent de dégradation particulièrement redouté dans les institutions qui conservent des archives. Leur prévention nécessite la mise en place d’un plan d’action intégré, comprenant :
Le traitement de l’air : climatisation, déshumidification ; Le constat sanitaire des fonds entrants.
L’inspection régulière des fonds.
Elle a insisté sur l’importance du plan de sauvegarde, de la préparation aux risques et du dépoussiérage et du traitement des documents contaminés ou infectés.

Visite du magasin de conservation

Après les explications théoriques, nous avons commencé une visite guidée du magasin de conservation.
Avant d’entrer dans les magasins, on nous a expliqué le cheminement d’un versement :
Arrivée des documents : un camion transporte les archives provenant des différents ministères jusqu’aux Archives nationales.
Vérification du versement :
Contrôle de conformité avec les standards des Archives nationales ;
Vérification de l’état sanitaire des documents ;
Si un problème est détecté, le service versant est informé.
Salle de quarantaine : les documents sont placés en quarantaine pour contrôler leur état sanitaire avant leur entrée en magasin.
Magasins de conservation : les Archives nationales disposent d’environ 400 magasins, où les documents sont conservés dans des conditions optimales.
Un magasin de conservation est un espace sécurisé où sont stockées les archives collectées par les Archives nationales. Il s’agit d’un lieu spécialement aménagé pour garantir la bonne préservation des documents.
La température et l’humidité y sont contrôlées, et les documents sont rangés sur des rayonnages métalliques pour éviter les risques de détérioration.
L’accès est strictement réglementé : seul le personnel autorisé peut y entrer afin d’assurer la protection et la sécurité des fonds. Ces magasins permettent de conserver les archives dans les meilleures conditions pour les générations futures.

Rencontre avec la directrice des Archives nationales (vers 16h)

Nous avons ensuite rencontré  Madame Marie-Françoise Limon-Bonnet, directrice des Archives nationales ; son parcours a été rapidement retracé. Elle nous a présenté les grandes étapes de sa carrière, marquée par un fort engagement dans :
•    L’enrichissement et le traitement des collections ; 
•    Leur mise à disposition des chercheurs ;
•    Leur mise à disposition des chercheurs ; 
•    Leur valorisation auprès d’un large public.

En tant que directrice des Archives nationales, elle pilote :
•    D’importants chantiers immobiliers à Paris et à Pierrefitte-sur-Seine ; 
•    Le développement de l’archivage électronique ; 
•    Une politique d’ouverture scientifique, culturelle et citoyenne.
Elle a pris ses fonctions le 1ᵉʳ mai 2025, succédant à Bruno Ricard, nommé chef du Service interministériel des Archives de France le 1ᵉʳ février 2025.

Elle nous a ensuite présenté les principaux espaces et missions des Archives nationales, notamment :
•    Visiter
•    Rechercher
•    Explorer
Elle a également évoqué plusieurs éléments remarquables : Le Musée des Archives nationales ;
Le plus grand centre d’archives d’Europe ; La présence d’un ancien Coran conservé aux Archives. Le Centre d’accueil et de recherche ; Les jardins romantiques ; La bibliothèque, les espaces de collections et les grands dépôts.

Elle a partagé plusieurs données marquantes du rapport d’activité 2024 : 
•    228 000 visiteurs des expositions en 2024 ;
•    11 300 scolaires accueillis en 2024 ; 
•    8 940 lecteurs différents ont consulté près de 123 000 dossiers en 2024.
Elle a précisé que les autres rapports d’activité (2020, 2021, 2022, 2023, etc.) sont disponibles sur le site des Archives nationales.

Mardi 25 novembre 2025 : Conservation préventive, restauration, Gestion des risques 2

Rapporteurs : 

•    KAMGA MADIFFO Alice Landry (Cameroun)
•    RAVOLOLONJATOVO Rasoafara Claudine (Madagascar)
•    LEPAGE Marc (Luxembourg)

Matinée du 25/11/2025 – Intervention de Mme Patricia Coste (adjointe au chef de pôle Conservation et recherche, Archives diplomatiques)

Nous avons été accueillis à l’entrée des Archives diplomatiques par Madame Patricia COSTE. Après les formalités de contrôle des identités, nous avons regagné la salle de la bibliothèque de l’institution où nous attendaient le directeur Vincent Braconnay, en fonction depuis septembre 2025 et la directrice-adjointe Sylvie Le Clesch. Après un tour de présentation, ils nous ont expliqué l’organisation des Archives diplomatiques qui sont reparties sur deux sites à Paris et à Nantes. Il y travaille 119 personnes qui s’occupent de 84 kml d’archives et le bâtiment à Paris a été construit entre 2009 et 2010. Ils nous ont entretenu sur l’étendue de la diplomatie française. En plus ils ont décrit le contexte et la particularité qui font que la gestion des archives diplomatiques bénéficie d’une autonomie de gestion reconnue par la loi.

À la suite de ces mots introductifs, l’équipe dirigeante a exprimé sa grande satisfaction de nous accueillir, tout en insistant sur l’importance de renforcer les collaborations entre nos différents pays.
Par la suite, Mme Coste a tout d’abord présenté de manière générale le processus d’élaboration d’un plan de sauvegarde des biens culturels (PSBC), avant d’illustrer son propos à l’aide d’exemples.

En juin 2016, une circulaire a rendu obligatoire l’élaboration des PSBC. Toutefois, plusieurs institutions françaises disposaient déjà de plans similaires auparavant. Le plan d’urgence se décline en trois plans essentiels : 
•    Le plan fonctionnel ;
•    Le plan  opérationnel et ;
•    Le plan de gestion.
Le PSBC doit être précédé par un plan de prévention des risques (PPR). L’élaboration d’un plan de prévention des risques s’appuie sur un cycle d’évaluation des risques. Il s’agit d’identifier les risques, de les évaluer, puis de déterminer les priorités, d’élaborer des solutions adaptées, de les mettre en place et enfin d’en contrôler l’efficacité et d’évaluer les conséquences des mesures appliquées. Dans ce cadre on distingue entre des risques internes et externes ainsi qu’entre les risques aux effets immédiats et catastrophique - qui requièrent un plan de sauvegarde - et les risques aux effets lents et cumulatifs - qui nécessitent quant à eux un plan de conservation préventive. En plus, les différents risques sont classés selon leurs effets en quatre niveaux. 

Ensuite Mme Coste nous a expliqué l’élaboration et la mise en place du PSBC qui se font par six étapes :
1)    Collecte des informations
2)    Priorisation des collections
3)    Identification des espaces de repli et de traitement
4)    Identification des besoins humains et matériels / Réalisation des fiches reflexes
5)    Finalisation du PSBC et mise en place de formation
6)    Réalisation d’un exercice en interne ou avec les pompiers
L’oratrice a souligné que la formation de tous les agents ainsi que la communication durant une situation de crise sont vraiment importantes. En plus, elle nous conseille de faire après un sinistre l’analyse et le bilan pour définir des améliorations à faire, mais aussi pour souligner les choses qui ont bien fonctionnées. 
 

Après cette très riche présentation, une pause déjeuner s’imposait. 

Première partie de l’après-midi du 25/11/2025 – Visites des magasins spécifiques des Archives diplomatiques

Par la suite, à 14 heures précises, nous avons continué avec la visite guidée des magasins spécifiques des Archives diplomatiques. Etaient concernés par la visite :
•    Le magasin des maquettes : modèles en relation avec la construction de chancelleries et d’ambassades.
•    Le magasin géographique : salle de conservation des cartes et des    plans.
•    Le magasin iconographique : collection iconographique, plaques de verre, photos des diplomates.

 Deuxième partie de l’après-midi du 25/11/2025 – Ateliers pratiques

Nous avons ensuite pris part à des ateliers pratiques consacrés au conditionnement et au chemisage des documents sensibles, ainsi qu'à une mise en situation concrète portant sur la manipulation, le sauvetage et la restauration de documents sinistrés. 

À l’atelier de chemisage, le personnel de la restauration a tout d’abord réalisé une démonstration détaillée, avant de nous inviter à nous exercer, par binômes, à la technique du chemisage des documents.

Lors de l’exercice consacré au PSBC, Madame Coste nous a exposé les méthodes de manipulation adaptées à différents supports — registres, films, documents papier, CD et plaques de verre — en situation d’inondation. À la suite de ces explications, nous avons pu mettre en pratique ces gestes à travers une simulation d’un sinistre.
Ces activités, réalisées dans une atmosphère chaleureuse favorisant les échanges entre stagiaires et membres des équipes techniques de l’atelier de restauration, ont particulièrement été appréciées par les stagiaires. La journée s’est conclue par une photo de groupe prise vers 18 heures.

Mercredi 26 novembre 2025 : Le traitement des fonds - Analyse archivistique

Rapporteurs : 

•    Papa Mamadou DIOP (Sénégal)
•    Meriem BERAJAAOU (Maroc)
•    Vielka RAO ALCANTARA (République Dominicaine)

La journée du 26 novembre 2025 a démarré avec un programme revu pour la première séance. En effet, à la place de la visite des Grands Dépôts des Archives nationales de France, hôtel de Soubise, qui devait être conduite par Yann Potin (absent), nous avons finalement eu droit à la visite de la Salle de lecture du Centre d’accueil et de recherches des Archives nationales de France CARAN, dirigée par Cécile SIMON.

La suite de la matinée a porté sur la Méthode de rédaction des analyses archivistiques et des inventaires, notamment sur la théorie.  

Mme Clotilde LE FORESTIER DE QUILLIEN, responsable du pôle Outre-Mer et Coopération, Archives nationales de France animée ladite séance.
Elle a d’abord demandé un tour de table pour que les stagiaires se présentent pour avoir une idée s’ils pratiquent déjà la description archivistique dans leurs services respectifs.

Description archivistique 
Mme Clotilde a ensuite abordé la description archivistique, notamment la chaine archivistique en rappelant la règle des 5 C : Conseiller, Classer, Communiquer, Collecter, Conserver.

Différents niveaux de description
L’intervenante est revenue sur le regroupement au niveau supérieur des informations communes à plusieurs unités documentaires. En outre, elle a parlé de l’établissement de liens hiérarchiques entre les différentes descriptions (éviter ainsi autant que possible de répéter les informations jusqu’au niveau inférieur).
Il existe différentes typologies d’instruments de recherche :
-    Synthétique (peu détaillée) : état des fonds, état sommaire ;
-    Analytiques (détaillée) : inventaire, répertoire.

Cycle de vie des documents :
L’intervenante est également revenue sur le cycle de vie des documents tel que défini par le code du patrimoine notamment aux articles Art. R212-12, Art. R212-13, Art. R212-17.
Mme Clotilde a également abordé la question des instruments de recherche, précisément dans ses aspects règlementation et standards.
Elle a rappelé qu’ils consistaient en des outils papier ou informatisés énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaitre aux utilisateurs.

Différents guides de recherche synthétiques
L’intervenante a aussi présenté les différents guides de recherche. Elle a notamment a rappelé que c’est la description des fonds conservés par un ou plusieurs services d’archives relatifs à des thèmes, périodes, espaces géographiques ou des documents prédéfinis. 
Instruments de recherche synthétiques
La présentatrice, a par ailleurs cité les différents types de répertoire et ce en quoi ils consistent comme suit :
•    Répertoire numérique : description sommaire à l’article dans l’ordre croissant des cotes ;
•    Répertoire numérique détaillée : description détaillée à l’article dans l’ordre croissant des cotes 
•    Répertoire méthodique : description détaillée à l’article ou au groupe d’article dans l’ordre méthodique et logique (thématique) indépendant de l’ordre des cotes ;
•    Inventaire analytique : analyse complète de pièces ou d’accès. Méthode qui n’est plus utilisée en archives contemporaines.

Le plan de Classement
C’est plan directeur préétabli répartissant les fonds au sein d’un service d’archives. Il doit respecter autant que possible, l’ordre déjà établi par le producteur du fonds. 

Enfin, l’intervenante du jour a présenté la norme ISAD-G – norme générale et internationale de description archivistique et fait un bref aperçu sur ISAAR (CPF) – norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles. Elle a finalement évoqué la norme ISDF : norme internationale pour la description des fonctions.

Méthode de rédaction des analyses archivistiques et des inventaires, travaux pratiques 
La deuxième séance, tenue dans l’après-midi du 26 novembre 2025, été consacrée à la Méthode de rédaction des analyses archivistiques et des inventaires, notamment l’aspect pratique.

Elle a été également animée par Mme Clotilde LE FORESTIER DE QUILLIEN, responsable du pôle Outre-mer et Coopération aux Archives nationales de France.

Dans un premier temps, une distinction a été faite entre deux niveaux d’analyse :
•    Le niveau synthétique, qui doit comprendre trois éléments essentiels : la référence (voir la cote), l’intitulé et les dates extrêmes.
•    Le niveau analytique, plus approfondi, inclut en plus des éléments précédents : l’objet, l’action, la typologie documentaire ainsi que le type de classement.

Par la suite, l’intervenante a procédé à une démonstration pratique de la recherche dans un inventaire méthodique via le site officiel des Archives nationales de France. 
 

Jeudi 27 novembre 2025 : la relation avec le public des archives

Rapporteurs : 

•    Victorine LOUA (Côte d'Ivoire)
•    Sara TAOUSSI (Maroc)
•    Jànos FÖCZE  (Hongrie)

La journée du jeudi 27 novembre 2025 s’est déroulée aux Archives de Paris. Sous la coordination de Brigitte Guigueno (SIAF), elle a été consacrée à la thématique centrale de la relation avec les publics, en abordant leurs profils, leurs attentes, les modalités d’accueil, les stratégies de valorisation culturelle et les outils numériques facilitant l’accès aux archives.

Les activités se sont déroulées de 9h00 à 17h30, alternant des présentations théoriques, des retours d’expérience, une visite guidée et plusieurs interventions pratiques. Voici le rapport détaillé de chaque intervention.

1.    Brigitte Guigueno – Qui sont les publics des archives ?

Brigitte Guigueno Adjointe au sous-directeur du pilotage, de la communication et de la valorisation des archives du SIAF a ouvert la journée en présentant un panorama structuré des publics des archives en France constitué comme suit :
•    Un public en ligne, aujourd’hui majoritaire ;
•    Un public en salle de lecture, composé d’élèves, de chercheurs, de généalogistes ;
•    Un public scolaire, accueilli lors de visites pédagogiques.
Elle souligne ensuite plusieurs tendances issues des enquêtes nationales :
•    Une féminisation progressive des usagers,
•    Une forte proportion de retraités,
•    Trois profils de publics numériques (les fidèles, les renouvelés et les occasionnels)
 

Selon elle, la typologie des publics s’analyse à travers :
1.    Leur rapport au document,
2.    Le type de recherche,
3.    Leur mode d’accès (sur place, en ligne ou hors des murs).
Brigitte Guigueno précise que les attentes du public se cristallisent autour de la mise en ligne des documents, de la numérisation à la demande, d’outils de recherche performants, d’espaces collaboratifs et d’outils innovants comme la cartographie ou les recherches guidées en visioconférence.
De ces enquêtes, une conclusion s’impose : le public d’archives est de plus en plus restreint.
Comme solution à cette baisse de fréquentation, Brigitte Guigueno recommande :
•    Le renforcement des liens avec les enseignants,
•    La proposition d’ateliers méthodologiques,
•    L’amélioration des outils numériques,
•    Le développement de la numérisation,
•    La formation des équipes.
Elle présente enfin NORA, une intelligence artificielle conçue pour répondre automatiquement aux questions du public et le conduit dans ses recherches.

2. Béatrice Hérold – Présentation des Archives de Paris

A la suite de Brigitte Guigueno, Béatrice Hérold Directrice des Archives de Paris nous a fait la présentation des archives de Paris.
Elle rappelle que les Archives de Paris ont été créé en 1985 et regroupent depuis 2019 les archives départementales et communales de la Ville de Paris. Elles conservent 81 km linéaires de documents répartis sur plusieurs sites, avec environ 70 agents couvrant toute la chaîne archivistique : collecte, traitement, conservation, communication, médiation, restauration et valorisation.
Elle insiste sur le rôle polyvalent de l’institution, qui doit à la fois accueillir, conserver, valoriser et transmettre la mémoire parisienne.

3. Laurence Benoist et Boris Dubouis – Accueillir en salle de lecture

Pour commence, Laurence Benoist a tenu à nous faire visiter la salle de lecture avant que les deux intervenants nous entretiennent sur le fonctionnement de la salle de lecture :
•    Le circuit du lecteur dès son arrivée,
•    Les conditions d’accès,
•    La règlementation,
•    Les règles de consultation et de reproduction,
•    Les enjeux de sécurité et de bonne conservation.
Ils expliquent aussi la diversité des profils rencontrés et les difficultés liées aux recherches à distance, de plus en plus sollicitées.

4. Caroline Andreani – Organiser une journée d’étude et une programmation scientifique

Archives départementales de la Seine-Saint-Denis
Caroline Andreani identifie cinq catégories de publics visés par la programmation culturelle :

1.    Le public généraliste,
2.    Les associations,
3.    Les professionnels (architectes, géomètres, etc.),
4.    Les universitaires,
5.    Les nouveaux publics.
La programmation s’appuie sur les fonds disponibles (photographies, archives figurées, audiovisuel) et repose sur plusieurs formats :
•    Journées européennes du patrimoine,
•    Concours nationaux,
•    Expositions temporaires,
•    Ateliers, jeux, balades urbaines,
•    Conférences et rencontres.
Elle met en avant l’importance d’une médiation attractive, accessible et adaptée aux publics diversifiés.

5. Julia Moro – Médiation numérique et réseaux sociaux

Julia Moro montre comment le web 2.0 permet de transformer l’image des archives et de toucher des publics qui ne se sentaient pas concernés.
Selon elle, la stratégie numérique vise à :
•    Attirer les publics non-initiés,
•    Créer une expérience émotionnelle autour des archives,
•    Moderniser la communication,
•    Décloisonner la relation entre archivistes et usagers.
Elle utilise notamment :
•    YouTube, Flickr, SoundCloud,
•    Facebook, X/Twitter, Instagram, TikTok, 
Pour publier des expositions virtuelles, quiz, mini film sur les archives etc. 
Elle précise que la réussite de cette stratégie repose sur la régularité des publications sur ces plateformes, et qu’avec seulement trois publications par semaine, les Archives de Seine-Saint-Denis gagnent en moyenne 200 abonnés par mois.
Un mini-film humoristique a été à la fin projetée pour illustrer le changement de ton souhaité.

6. Béatrice Hérold & Audrey Ceselli – De la rue à l’exposition : les mémoriaux du 13 novembre 2015

Elles présentent le projet de patrimonialisation des mémoriaux spontanés déposés après les attentats du 13 novembre 2015.
Elles expliquent que la collecte a débuté le 19 novembre 2015, et qu’elle impliquait :    
•    La récupération de dessins, fleurs, objets symboliques,
•    Des campagnes photographiques,
•    Le séchage manuel de documents fragiles,
Elles précisent que la réussite de cette compagne reposait sur une forte collaboration interservices.
À ce jour, environ 8 000 photographies ont été réunies, numérisées et mises en ligne. Le projet continue d’être valorisé par des expositions, des publications et des journées d’étude.

7. Dominique Juigné – Le public scolaire et l’offre ludique

Cheffe du service de la valorisation des Archives de Paris
Elle présente l’histoire du service, créé en 1985, et décrit ses missions :
•    Conception d’ateliers pédagogiques,
•    Accueil des classes (surtout CM2),
•    Organisation de visites et activités ludiques,
•    Sensibilisation des jeunes à la découverte des archives.
L’objectif est que les plus jeunes appréhendent les archives de manière vivante et concrète.

8. Manonmani Restif – FranceArchives et les portails européens

Cheffe de projet FranceArchives – SIAF
La dernière intervenante Manonmani Restif clarifie d’abord la différence entre Internet, web, site et portail, puis présente FranceArchives, portail fédéré permettant la recherche dans de nombreux services d’archives français.
Ce portail alimente également le portail européen des archives, dans le cadre de projets comme APEnet et APEx.
L’objectif est de faciliter la recherche documentaire à l’échelle nationale et européenne grâce à des outils fédérés.

La journée du 27 novembre a offert une vision riche et complète de la relation avec les publics, véritable axe stratégique des archives contemporaines.
Nous avons compris que la relation avec les publics ne se limite plus à accueillir. C’est désormais une démarche transversale, qui allie pédagogie, communication, médiation culturelle et innovation numérique.

Vendredi 28 novembre 2025 : Bilan et évaluation de la formation

Rapporteurs : 

•    Lauriane DETCHEVERRY (Saint Pierre et Miquelon)
•    Pema PELLET (Suisse)

Matinée du 28 novembre 2025 : Échanges autour des grands principes juridiques qui encadrent les archives, à partir de l’exemple français.

Jean-Charles BÉDAGUE, sous-directeur du pilotage, de la communication et de la valorisation des archives au SIAF, membre de la CADA (Commission d’Accès aux Documents Administratifs).

Présentation de J-C Bédague. Photo Péma Pellet.

Ce temps d’échanges avait pour but de comparer les principes juridiques des différents pays des participants au STIA. Les 3 points développés étaient :
•    La définition des archives et le cadre juridico-légal entourant celles-ci
•    L’accès aux archives
•    Les données à caractère personnel

1° Définition des archives

La définition française du terme « archives » (article L211-2 du code du patrimoine) ne comporte ni critère de temps ni de support. Ainsi, contrairement à l’idée reçue, les archives ne sont pas uniquement des « vieux papiers », dès la création du document celui-ci est déjà « archive ».  L’archiviste doit donc faire preuve de pédagogie et souvent réexpliquer cette définition, qui est à la fois un pouvoir et un frein.

Le code du patrimoine définit aussi les archives publiques (article L211-4). 

Le droit d’accès aux archives publiques s’applique peu importe où se trouve les archives : chez les producteurs, en intermédiaire ou après versement dans un service d’archives définitives.

Dans le cas d’un organisme privé qui exerce une mission de service public, soit cette délégation est fixée par la loi, soit il existe un faisceau d’indices qui pousse le tribunal à considérer que l’organisme est de fait chargé d’une mission de service public et que ses archives sont donc publiques. Une cartographie des acteurs par champ/domaine d’activité peut permettre de comparer cette liste à celle des producteurs qui versent et donc d’identifier s’il y a des manques (des acteurs privés chargés d’une mission de service public qui ne versent pas leurs archives).

Il peut y avoir des différences dans la définition des archives selon les pays, par exemple un document ne devient archive que lorsqu’il est versé dans un service d’archives.

2° L’accès aux archives

En France il existe, pour les archives, le principe de libre communicabilité (document d’archive consultable et reproductible, mais pas toujours diffusable en ligne en raison du RGPD) par défaut (art. L213-1 et 2 du code du patrimoine), peu importe la raison de la consultation ou la citoyenneté de l’usager. C’est un principe constitutionnel depuis 2020 qui renforce l’article 15 de la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen de 1789 statuant que toute personne peut demander des comptes à l’État. 

Les exceptions à la libre communicabilité sont définies par l’article L213-2 qui fixe des délais allant de 25 à 120 ans. Le délai de communicabilité est déterminé par le type d’information et pas le type de document, peu importe l’endroit de conservation de celui-ci. L’archiviste analyse l’information pour lui appliquer le délai correspondant. 

Le délai le plus courant est de 50 ans pour tout ce qui concerne la vie privée et la sécurité publique. Vient ensuite un délai de 75 ans, applicable notamment aux statistiques, à l’état civil (naissances et mariages), ainsi qu’aux archives notariales et judiciaires. Ces délais peuvent être adaptés en fonction de la nature et de la sensibilité des informations. Par exemple, pour un dossier judiciaire impliquant un mineur, la durée de communicabilité est portée à 100 ans, alors que le délai de base pour ce type d’archives est de 60 ans.

Les plans d’une prison ne peuvent pas être communiqués tant qu’elle est ouverte, quelque soit la date de construction du bâtiment. Les documents sur les armes de destruction massive font quant-à-eux partie d’une catégorie qui est perpétuellement incommunicable.

Toutes les lois relatives aux archives sont rétroactives. Ainsi, un document classé secret-défense devient automatiquement déclassifié dès qu’il atteint son délai légal de communicabilité. Avant 2021, ce mécanisme n’existait pas : il fallait s’adresser directement au producteur du document pour en obtenir la déclassification.

La loi prévoit un accès anticipé, par dérogation : un usager peut demander à consulter un document avant que le délai soit échu. Le service producteur doit donner son autorisation au service qui conserve les documents, puis ce dernier sollicite l’accord du SIAF qui répond à l’usager demandeur. Dans les faits, le service producteur s’appuie souvent sur l’avis du service qui conserve. Dans 80% des cas il y a un accord. En cas de refus l’usager peut saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) qui donne un avis non contraignant mais préalable à toute démarche judiciaire. 

Une ouverture anticipée, ou dérogation générale, peut également être décidée : l’administration peut autoriser l’accès aux documents pour tous avant l’expiration du délai de communicabilité. Cela peut être fait pour l’intérêt de la recherche ou du public par exemple. 

3° Les données à caractère personnel

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur en Europe en 2018, consacre notamment le droit à l’oubli. Dans ses premières versions, le texte prévoyait que tout document contenant des données à caractère personnel devait être automatiquement anonymisé, c’est-à-dire épuré de tous les noms et prénoms. Cette perspective a suscité de vives réactions de la part des chercheurs et des archivistes. La pétition Citoyens contre le projet de règlement européen sur les données à caractère personnel a ainsi demandé l’instauration d’une « exception archives ». Celle-ci permet que le traitement de données personnelles soit autorisé à des fins archivistiques dans l’intérêt public, mais uniquement pour les archives définitives.

Des dérogations ont donc été accordées, à condition que soient mises en place des “conditions et garanties appropriées”, parmi lesquelles figurent notamment les règles de communicabilité. Le simple fait d’opérer un tri — c’est-à-dire une sélection des documents destinés à être conservés — constitue déjà en soi une forme de droit à l’oubli.

Vendredi 28 novembre, après-midi

L’après-midi de ce dernier jour du STIA s’est poursuivi par un bilan de la formation, d’abord par écrit en remplissant les questionnaires sur les parties en distanciel et en présentiel, puis avec un tour de table en présence de Rachel Suteau, Brigitte Guigueno et Clothilde Roullier, membres du comité de pilotage, ainsi que Christelle Pietrogiovanna. 

Chacun a pris la parole pour répondre à 3 points : 
-    Les bénéfices de la formation du pont de vue des perspectives professionnelles et de l’évolution personnelle ;
-    Les relations à la tutelle et au sein de nos structures ;
-    La possibilité pour des collègues dans nos pays/organismes de participer au STIA.

Pour l’INP le retour des participants est important pour les postes diplomatiques et les services de coopération et d’action culturelle. L’INP fera un retour sous la forme d’un courrier adressé à chaque tutelle.

La journée s’est finie avec la cérémonie de clôture et le remise des diplômes par Charles Personnaz, directeur de l’INP. C’était ensuite l’heure du cocktail et des photos souvenirs !

Discours de Charles Personnaz. Photo Lauriane Detcheverry

C’est avec émotion que chacun a dit au revoir à ceux et celles qui ont partagé ces 3 semaines intenses et enrichissantes, sans oublier de remercier les formidables organisatrices qui nous ont accompagnées. Vive le STIA !

Merci à tous les collègues stagiaires du STIA 2025 pour leurs formidables contributions au Journal de bord de la promotion !