1.1. Définir les archives, objet de la loi
On peut imaginer une définition procédant par énumération des divers types de documents considérés comme archives (documents courants et archives historiques).
Cet inventaire ne saurait cependant être exhaustif, en particulier au regard des développements imprévisibles de la production et des supports. L'énumération servira tout au plus à illustrer une définition, mais ne peut en tenir lieu.
La définition des archives évitera de spécifier d'une manière trop précise l'identité des producteurs ou la nature des supports, de sorte qu'elle demeure valable en cas d'évolutions inattendues par le législateur.
Exemple :
Loi française :
Art. L. 211-1
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité.
Art L. 211-2
La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.
Loi fédérale suisse :
Par documents, on entend toutes les informations enregistrées sur quelque support que ce soit, qui ont été reçues ou produites dans le cadre de l'accomplissement de tâches publiques de la Confédération, ainsi que tous les instruments de recherche et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l'utilisation de ces informations.
Par archives, on entend les documents que les Archives fédérales ont repris et conservent ou que d'autres services archivent eux-mêmes selon les principes énoncés dans la présente loi.
Ont une valeur archivistique les documents qui ont une importance juridique ou administrative ou qui ont une grande valeur d'information. (art. 3, 1998).
Loi sénégalaise :
Les archives sont constituées par l'ensemble des documents, quels qu'en soient la nature, la date, la forme ou le support matériel, produits ou reçus par une personne physique ou morale dans le cadre de son activité publique ou privée.
Les archives sont soit publiques, soit privées.
Selon leur mode d'utilisation, on distingue : les archives courantes, les archives intermédiaires, les archives historiques (article 1, 2006).
La plupart des lois d'archives récentes partent de ce principe non énumératif qui n'exclut pas les avancées technologiques en matière de support.
Une définition unique est d'ailleurs intellectuellement séduisante.
Cela dit, dans la pratique, une telle définition n'est pas sans complications.
Même si la plupart des lois récentes reposent sur le principe que tout document, dès sa création, est un document d'archives et qu'il n'y a pas de différence de nature entre ce qui est hors l'institution Archives et ce qui y est versé, la loi doit avant toute chose assurer "l'alimentation" de l'institution archives en sources archivistiques nouvelles.
Aussi doit-elle définir quels sont les rapports entre producteurs d'archives et services chargés d'accueillir les documents d'archives considérés comme archives définitives ou historiques.
Il n'est cependant pas nécessaire que la loi prévoit les règles de traitement avant l'arrivée des archives définitives dans les services de l'institution archives chargés de la de conservation et de la communication.
Il faut donc définir l'objet de la loi, mais aussi sa portée en indiquant clairement quels sont les organismes d'Etat qui seront soumis à la loi.
