1.3. Une institution Archives pour les seules archives publiques ?
La loi doit faire la distinction entre archives privées et archives publiques.
Elle définira et mettra en relief la responsabilité de l'État sur les archives publiques qui font partie du domaine public. Document constituant des biens publics, elle ne doivent pas, par conséquent, être retirées du contrôle de l'État.
S'il arrive que des archives publiques soient confiées à la garde d'un organisme privé, il faut spécifier qu'elle ne perdront pas pour autant ce caractère public : l'État doit pouvoir à tout moment les récupérer.
Une loi sur les archives peut préciser de façon explicite les caractéristiques des documents publics, selon la tradition juridique d'un État donné.
Ces archives publiques doivent bénéficier de régimes de protection élaborés qui passent souvent par leur caractère imprescriptible[1], inaliénable[2] et insaisissable.
En outre, les documents publics doivent pouvoir être revendiqués[3] par l'institution Archives qui a charge de les conserver quel que soit le possesseur de ces documents.
Lorsque des fonctions publiques sont privatisées, les documents créés avant la privatisation devraient conserver leur qualité de documents publics, sauf lorsque la loi prévoit le contraire.
L'institution archives doit si possible avoir le droit d'acquérir des documents de provenance privée.
Les responsabilités de collecte entre les différents services publics d'un réseau national peuvent varier d'un pays à l'autre, mais il est bon que la loi archives :
prévoie ces acquisitions enrichissant les fonds conservés dans les services publics,
ou du moins que des mesures aidant à la conservation de ce patrimoine par des mains privées ou publiques soient prises.
Ces mesures peuvent figurer dans une loi propre aux archives, ou dans une loi connexe sur la protection du patrimoine et des biens culturels (voir ci-dessous).
Exemple :
Loi française
Art. L. 211-4 du Code du patrimoine
Les archives publiques sont : Les documents qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ;Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.
Art. L.211-5 du code du patrimoine
Les archives privées sont l'ensemble des documents définis à l'article L. 211-1 qui n'entrent pas dans le champ d'application de l'article 211-4.
Loi sénégalaise
Les archives publiques font partie du domaine public. Leur conservation par les personnes physiques, services, établissements ou organismes qui en sont détenteurs, est obligatoire. Elles sont inaliénables et imprescriptibles. Elles ne peuvent être détruites que dans les conditions fixées par décret. (art.5, 2006).
Les lois de plusieurs pays ne prévoient pas la collecte d'archives privées par l'institution Archives. Il en va ainsi pour les archives fédérales suisses ou le National Archives and Record Administration aux Etats-Unis.
