3. Organisation et classement - cadre de classement des documents
Définition :
Le cadre de classement est un outil qui énumère et représente chacune des activités de l'institution de façon hiérarchique et logique pour permettre le classement des documents et surtout leur éventuel repérage.
À l'image des systèmes de classification développés pour les bibliothèques, qui recensent tous les sujets traités par les ouvrages qu'elles conservent, le cadre de classement d'une institution doit couvrir de façon exhaustive toutes ses activités et, par conséquent, les documents produits et reçus dans le cadre de ses activités.
Les éléments présentés dans ce chapitre s'appliquent autant aux documents sur support papier qu'à ceux produits par des logiciels et outils informatiques. Toutefois, vu les contraintes liées aux documents numériques et vu leur quasi-omniprésence dans les institutions, l'élaboration du cadre de classement doit impérativement tenir compte des particularités de ces supports.
Cette activité demande du temps et nécessite un certain apprentissage. Il sera important que vous en soyez conscient et que vous en informiez les employés et la direction. Ils ne doivent pas s'attendre à des résultats instantanés. Si les documents de votre institution sont surtout conservés sur support papier, la tâche sera complexe, mais relativement simple à réaliser. Si les documents sont essentiellement conservés sur support électronique, le processus sera plus compliqué. En effet, la quantité de documents conservés sur les serveurs et les espaces personnels de chacun peuvent rapidement décourager toute personne qui désire y mettre de l'ordre. Retenez que peu importe le volume des documents, la tâche comporte les mêmes étapes. La seule différence sera le temps nécessaire à sa réalisation. L'important, c'est de commencer!
Remarque :
Nous ne saurions trop insister sur l'importance de concevoir un cadre de classement souple, efficace et simple à appliquer, qui permette de classer logiquement, mais surtout de retrouver rapidement les documents. Cet outil est souvent le premier contact des usagers avec les activités de gestion des documents. En effet, chaque employé est susceptible de créer des documents qu'il doit ensuite classer. Tous les efforts doivent être mis en œuvre pour que cet outil soit convivial, simple et pertinent. Son utilisation et son intégration en seront grandement facilitées. Il ne faut jamais oublier que lorsqu'un outil contribue à la réalisation de nos tâches, nous sommes naturellement enclins à l'utiliser.
L'implantation d'un cadre de classement comprend au moins trois étapes préalables obligatoires, suivies d'une période très importante de vérification de l'implantation :
Identification des activités de l'institution
Élaboration du cadre de classement
Implantation
Déroulement de l'implantation