3.3 Implantation (3e étape)
L'implantation du cadre de classement se réalise de diverses façons, selon le type d'institution et son mode de fonctionnement.
Retenons que plus les employés participent à l'implantation, plus ils sont susceptibles d'utiliser et d'appliquer le cadre de classement ultérieurement. L'outil sera ainsi plus simple, pertinent, souple et utile.
Voici les étapes d'implantation :
L'appui de la direction : comme pour toute autre activité reliée à la gestion des documents, il est essentiel que la direction de l'institution appuie la démarche et demande la collaboration de tous les employés.
L'appui du directeur de l'unité : l'implantation du cadre de classement dans une unité devrait démarrer par une rencontre avec le gestionnaire responsable de l'unité, au cours de laquelle lui sont présentées la démarche et les étapes du projet. Il est essentiel que la hiérarchie appuie la démarche avant d'entreprendre toute action.
Présentation de la démarche aux employés : une rencontre doit être tenue avec les employés de l'unité, en présence de la direction, pour présenter la démarche, le cadre de classement et recueillir les premiers commentaires. Cette rencontre vise à susciter la participation active des collaborateurs. D'autres rencontres avec certains employés peuvent ensuite être prévues, notamment pour valider les sections qui les concernent plus directement.
Déroulement de l'implantation : le déploiement et l'implantation doivent se réaliser avec la participation des employés concernés, en tenant compte de leurs disponibilités. Retenons que cette tâche s'ajoute à bien d'autres qui occupent déjà leurs journées. Il faut donc qu'elle soit présentée et réalisée de façon efficace. Pour ce faire, il sera pertinent de viser les nouveaux documents à créer (et non seulement ceux déjà créés) et de réaliser l'implantation en deux temps. On entamera d'abord le classement des nouveaux documents créés, pour poursuivre ensuite avec le reclassement des documents existants. Voici un exemple du déroulement d'une implantation et de ses étapes (lien 5.3.4).
Suivi après implantation : tout au long de l'implantation et un mois après son achèvement, vous devriez rencontrer régulièrement le directeur et les employés afin de recueillir leurs commentaires et leurs observations sur l'utilisation du cadre de classement et sur la démarche. Les corrections nécessaires seront apportées, les informations recueillies seront conservées et utilisées pour les implantations subséquentes.
Par la suite, une rencontre sera prévue sur une base périodique (au moins une fois tous les 2 ou 3 ans selon la taille de l'organisme) pour faire le suivi, le maintien et la mise à jour du cadre de classement et pour être à l'écoute des nouveaux besoins.