3.4 Déroulement de l'implantation (4e étape)
Voici un exemple des principales étapes à suivre :
Création et déploiement du cadre de classement pour les documents numériques :
Une copie numérique des répertoires du cadre de classement est déposée dans un répertoire public accessible à tous. Cet ensemble de répertoires inclut les classes principales et secondaires du cadre de classement.
Tous les fichiers de l'unité ou de chaque employé sont regroupés dans un répertoire unique avant de commencer l'opération. Ce répertoire devrait être nommé de façon explicite pour les employés (par exemple ancien répertoire). Par mesure de sécurité, on conservera une copie des fichiers (sur clé USB, DVD, serveur externe ou autre) avant d'amorcer le reclassement.
Les répertoires du nouveau cadre de classement d'une unité sont disponibles dans son espace commun et inclus dans un dossier[1] portant un titre explicite pour tous les employés, par exemple « nouveau_cadre_classement».
Les fichiers sont déplacés de l'ancienne structure vers la nouvelle en fonction des disponibilités des employés et de l'utilité des documents.
Une fois l'opération complétée, tous les anciens répertoires sont éliminés. Seuls les nouveaux sont conservés dans l'espace commun. La copie de sauvegarde sera conservée par mesure de sécurité pour une période de temps déterminée, puis éliminée.
Choix d'une date charnière : en accord avec l'unité concernée, établissez une date de césure. À partir de cette date, tous les nouveaux documents créés devront être classés selon le nouveau cadre de classement. Cette date sera choisie pour s'intégrer naturellement aux activités de l'unité. Par exemple, pour une unité responsable de la gestion des finances, dont le cycle de travail s'échelonne de janvier à décembre, il sera pertinent de choisir le début de l'année comme date charnière.
Reclassement des documents existants sur support papier : l'implantation du cadre de classement aux documents sur support papier devrait impliquer le moins de manipulations possible. L'important est de s'assurer que les dossiers encore utilisés sont intégrés le plus efficacement possible aux nouveaux dossiers. Il n'est pas obligatoire de renommer les anciens dossiers, dans la mesure où leur identification est claire et compréhensible pour les employés qui les utilisent. Il sera possible, par exemple, d'indiquer manuellement la nouvelle cote sur les dossiers. Le but poursuivi demeure que les employés soient en mesure d'assimiler la nouvelle structure de classement à leurs activités, tout en réduisant au minimum le temps consacré à des activités de reclassement et de ré-identification peu productives et rapidement abandonnées.
Outils élaborés et utilisés pour l'implantation : différents outils peuvent être utilisés pour implanter le cadre de classement. Leur convivialité, leur simplicité et leur pertinence seront garantes de leur utilité. En voici quelques exemples :
Aide-mémoire abrégé : il s'agit d'une version du cadre de classement qui présente seulement les classes principales et secondaires sur une page recto verso. Elle est utilisée lors des premières rencontres auprès des directeurs et des employés. Le fait de présenter l'information sur une seule page contribue grandement à convaincre les employés de la simplicité de l'outil.
Version détaillée : une version détaillée du cadre de classement doit être élaborée et inclure la liste de toutes les classes principales, secondaires et personnalisées, avec des exemples de documents appartenant à chaque classe. Y seront notés toutes les situations particulières et les cas où des décisions ont été prises. Cette version sera utilisée comme référence et lors de l'implantation du cadre de classement dans une unité administrative. Il sera important que toutes les nouvelles décisions y soient notées en continu. Idéalement, une fois l'implantation terminée, l'aide-mémoire abrégé sera suffisant pour permettre le repérage des documents.
Aide-mémoire pour documents numériques : version du cadre de classement qui inclut toutes les classes principales et secondaires, avec leur titre abrégé pour les documents numériques. Cette version sera très utile pour les unités où la majorité des documents sont conservés sur support numérique.