3.2.4 Création des classes secondaires
Pour la création des niveaux secondaires, trois principes sont à considérer :
Procéder du général au particulier
Dans la définition des classes secondaires, il est important d'identifier d'abord les sujets généraux, puis les sujets spécifiques qui les concernent. À titre d'exemple, la classe principale relative à la gestion des ressources financières pourra être subdivisée selon chacune de ses activités spécifiques de la façon suivante :
Exemple : Classe 1. Ressources financières = Classe principale 1
1.1 Budget
1.2 Dépenses
1.3 Revenus
1.4 Comptabilité
1.5 Fiscalité
Privilégier l'ordre des classes selon le déroulement naturel des processus administratifs
Un exemple concret pour illustrer cette exigence concerne les documents relatifs à la gestion des ressources humaines. Il sera pertinent de présenter les classes secondaires selon le cheminement que suit un employé dans l'institution : il est d'abord embauché (classe secondaire « Dotation/embauche ») pour un poste (classe secondaire « Description de postes »). Ensuite, des informations sont recueillies concernant cet employé (classe secondaire « Informations relatives aux employés ») et des processus d'évaluation sont périodiquement réalisés (classe secondaire « Évaluation »). Il reçoit un salaire et bénéficie de conditions de travail (classe secondaire « Conditions de travail et avantages sociaux ») et ainsi de suite jusqu'à son départ (classes secondaires « Mouvement de personnel » et « Retraite »).
De façon schématique, la classe principale « Gestion des ressources humaines » pourrait ressembler à ceci :
Exemple : Classe 2. Ressources humaines = Classe principale 2
2.1 Dotation
2.2 Description de poste
2.3 Informations relatives aux employés
2.4 Évaluation
2.5 Conditions de travail
2.6 Mouvement de personnel
2.7 Retraite
Limiter le nombre de niveaux du cadre de classement
Afin de favoriser la transposition du cadre de classement dans un environnement électronique, il est préférable de limiter le nombre de niveaux utilisés.
Le nombre de niveaux d'un cadre de classement ne présente habituellement pas de problèmes majeurs pour les documents sur support papier, mais il en va autrement dans un contexte électronique. Parce que les employés tiennent à trouver leur information rapidement, limiter les niveaux permet de réduire le nombre de « clic » et favorise l'atteinte de cet objectif. Idéalement, on favorisera le recours à un maximum de quatre niveaux avant d'atteindre directement le fichier désiré.
Dans un environnement électronique, le niveau de la structure du cadre de classement fait partie du nom de chaque fichier ou répertoire numérique. Comme le chemin d'accès d'un dossier contient tous les éléments de la cotation, il est inutile de répéter une cote de niveau supérieur à un niveau inférieur.
Une fois les classes secondaires établies, il sera important de les faire valider par les employés, en suscitant leur participation active, dans le but d'assurer l'adéquation des classes avec le déroulement réel des activités. Plus ils seront impliqués, plus ils seront disposés à l'appliquer par la suite.