3.1 Identification des activités de l'institution (1ere étape)
Les activités ou processus de votre institution constituent le fondement, la colonne vertébrale en quelque sorte, d'un cadre de classement. Cet outil doit présenter, au premier niveau, chacune des activités principales de l'institution et les traduire par une classe principale dans le cadre de classement. L'analyse de besoins doit vous permettre de dégager ces activités. Voici un exemple de cadre de classement.
Exemple : CADRE DE CLASSEMENT DE L'INSTITUTION X
Pour illustrer de façon concrète à quoi peut ressembler un cadre de classement, nous vous proposons le schéma suivant :
CADRE DE CLASSEMENT DE L'INSTITUTION X
1. (Activité 1) Planification et administration générale = Classe principale 1
1.1. (Classe secondaire) Documents constitutifs et histoire de la ville
1.2. (Classe secondaire) Structure organisationnelle
1.3. (Classe secondaire) Planification, études et statistiques
1.4. Etc.
2. (Activité 2) Communication et relations publiques = Classe principale 2
2.1. (Classe secondaire) Image corporative
2.2. (Classe secondaire) Communications internes
2.3. (Classe secondaire) Relations externes
2.4. Etc.
3. (Activité 3) Gestion de l'information – Classe principale 3
3.1. (Classe secondaire) Technologies de l'information
3.2. (Classe secondaire) Téléphonique, reprographie, courrier
3.3. (Classe secondaire) Gestion des documents
3.4. Etc.
4. (Activité 4) Gestion des ressources humaines – Classe principale 4
4.1. (Classe secondaire) Dotation
4.2. (Classe secondaire) Description de poste
4.3. (Classe secondaire) Informations relatives aux employés,
4.4. Etc.Etc.