Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Toute institution, quelles que soient sa taille, la nature de ses activités ou sa localisation géographique, possède des documents qui viennent appuyer sa mission et permettent de la réaliser. En voici des exemples :

Dans la mesure où l'institution est de taille moyenne (plus ou moins 100 employés), ces dossiers/documents sont souvent disponibles en plusieurs exemplaires dans les unités administratives qui les utilisent dans le cadre de leurs activités.

Le secteur responsable de la gestion des ressources humaines possède un dossier officiel pour chaque employé et contient toutes les informations concernant sa carrière dans l'institution. Il est très probable qu'il y aura également, à la direction de chaque unité, un dossier pour chacun de ses employés qui ne contiendra que les informations relatives à son cheminement dans cette unité.

Pour citer un autre exemple, l'unité responsable de la gestion des finances détient les versions officielles de chacune des factures payées à chacun des fournisseurs. Par contre, on retrouve souvent des copies de ces factures dans les unités administratives qui ont acquis et utilisent les objets pour lesquels les factures ont été émises. Nous reviendrons sur ces notions de version officielle et d'unité responsable dans la section relative à l'élaboration des délais de conservation des documents.