Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

^[1]En plus de distinguer les documents reliés à la mission de votre institution de ceux produits en appui à cette mission, l'analyse permettra de désigner les activités et processus essentiels de votre institution. Ainsi vous pourrez assurer une protection adéquate à tous les documents qui en sont issus.

Ces documents essentiels^[2] sont ceux qui, en cas de forces majeures (sinistre ou autre), doivent permettre à l'institution de poursuivre ou de reprendre ses activités avec un minimum d'inconvénient ou de perte de données indispensables. Ils représentent entre 1 et 5 % de la masse documentaire de votre institution.

Quels sont les documents essentiels?

• Les documents reliés aux obligations de votre institution envers ses employés (documents reliés à la paie, au fonds de pension, etc.), envers ses répondants, ses actionnaires ou ses fournisseurs (documents financiers ou comptables, comptes à payer ou à recevoir)

• Les documents établissant les droits de votre institution : documents constitutifs, titres de propriété, permis, polices d'assurance, etc.

• Les documents reliés aux opérations de production ou de recherche : contrats, plans d'ingénierie, procédures techniques, protocoles de recherche, etc.

• Les documents reliés à l'entretien et aux réparations (plans, procédures d'entretien des appareils, etc.)

Les documents essentiels, une fois identifiés, devront faire l'objet de mesures de conservation spécialisées en vue de garantir leur protection en cas de sinistre

Dans le cas des documents papier, le choix se fait souvent entre des classeurs à l'épreuve du feu ou à la conservation de copies des documents dans des locaux distincts de ceux de votre institution.

Dans le cas des documents numériques ou sur support microforme, la meilleure solution demeure la conservation de copies de sauvegarde des documents dans des locaux externes à l'institution.