3.2.5 Règles d'identification (désignation) des dossiers et des fichiers
Vos classes principales et secondaires sont maintenant établies. Il reste une seule étape, soit établir les règles d'identification (ou de désignation) des dossiers et des fichiers. Lors de l'implantation du cadre de classement, ces règles seront appliquées aux documents numériques[1] de votre institution.
Pourquoi des règles d'identification des fichiers? Simplement parce qu'un ordinateur opère selon des normes bien strictes qui n'existaient pas ou peu dans un monde où le support papier était utilisé exclusivement.
Pour favoriser le repérage rapide des documents sur support papier, on emploie une police de caractère, des lettres majuscules ou même une présentation structurée des titres pour mieux distinguer les éléments d'information. De la même façon, c'est manuellement que les dossiers sont placés dans les classeurs; leur ordre peut donc être décidé et modifié par l'utilisateur selon son jugement.
Au niveau numérique, l'identification normalisée des fichiers et des répertoires permettra de profiter des avantages du classement automatique et du mode de présentation des informations dans un ordinateur. Elle aura notamment pour effet :
De faciliter la lecture de chacun des noms de répertoires et de fichiers par la normalisation des caractères utilisés.
De faciliter la consultation rapide de fichiers ou répertoires, qui sont classés par ordre alphabétique ou numérique dans un ordinateur. Le fait d'indiquer, par exemple, la date au début du nom de fichier pour un procès-verbal de réunion permettra le classement des fichiers par ordre de date, ce qui reflète la façon la plus courante de trouver ce type de documents. Cette méthode demeure efficace dans la mesure où la date est énoncée de façon uniforme au début de chaque nom de fichier.
Afin d'assurer l'interopérabilité des fichiers d'une plate-forme à l'autre, les règles d'identification des fichiers doivent interdire certains caractères, comme
les accents,
les caractères spéciaux,
les espaces
le point « . » (sauf pour exprimer l'extension du fichier)
La norme ISO 13028 fournit plusieurs indications pertinentes au sujet de l'identification des fichiers et des répertoires et ISO 8601 pour le nommage des dates
Exemple : A.
Deux suites de fichiers sont suggérées pour illustrer notre propos. Les documents présentés sont des procès-verbaux des assemblées d'un conseil municipal.
A. Dans la première suite de fichiers, les documents apparaissent tels que créés par l'utilisateur. L'ordre de présentation est tributaire de la façon dont ils ont été nommés et ne permet pas le repérage rapide de la réunion pertinente.
Exemple : B.
B. Dans la seconde suite, chaque fichier a été nommé de façon normalisée. La date est d'abord inscrite de façon normalisée (suivie de la mention « ar » ou « as » pour distinguer les assemblées ordinaires des assemblées spéciales). Le type de document[2] est ensuite indiqué, soit « pv » pour procès-verbal. La consultation de cette liste se fait plus aisément et l'utilisateur repère d'un coup d'œil l'assemblée qui l'intéresse.
