Histoire et réalisations du PIAF

Introduction

Le Portail International Archivistique Francophone est né d'un constat : le recul du français au sein du Conseil International des Archives (ICA), particulièrement visible lors de la CITRA de Stockholm en 1998. Un projet de formation financé par le PNUD, initialement prévu en trois langues, avait été confié en exclusivité à l'IRMT (International Records Management Trust) et livré uniquement en anglais — laissant de côté les communautés francophones.

Après l'échec d'une tentative de traduction et d'adaptation de ces modules, Gérard Ermisse proposa en janvier 2000 une alternative : concevoir un portail de formation francophone, multiculturel et coopératif. L'AIAF (Association Internationale des Archives Francophones), présidée par Moncef Fakh-Fakh, fut choisie comme structure porteuse du projet.

La réunion fondatrice de Paris (octobre 2001) permit d'obtenir le soutien financier décisif de l'INTIF et des administrations nationales d'archives de France, Suisse, Tunisie, Québec et Canada. Le séminaire de Tunis (février 2002) définit ensuite le contenu du projet : trois volets (formation, documentation, forum professionnel) et une méthodologie d'enseignement à distance. La coordination éditoriale fut confiée à Marie-Edith Brejon de Lavergnée, le développement technique à Eric Castex et Eric Ferrante.

Après un prototype présenté à Vienne en 2004, le PIAF fut inauguré officiellement le 17 novembre 2005 à Tunis, lors du Sommet mondial de la Société de l'information. Le volet Se documenter fut mis en ligne en 2006. Le portail accueille aujourd'hui plus de 60 000 visiteurs par an depuis les cinq continents.

Les origines : une réaction à l'effacement du français (1998–2000)

Le Portail International Archivistique Francophone est né d'un constat : le recul du français au sein du Conseil International des Archives (ICA), particulièrement visible lors de la CITRA de Stockholm en 1998. Un projet de formation financé par le PNUD, initialement prévu en trois langues, avait été confié en exclusivité à l'IRMT (International Records Management Trust) et livré uniquement en anglais — laissant de côté les communautés francophones.

Après l'échec d'une tentative de traduction et d'adaptation de ces modules, Gérard Ermisse proposa en janvier 2000 une alternative : concevoir un portail de formation francophone, multiculturel et coopératif. L'AIAF (Association Internationale des Archives Francophones), présidée par Moncef Fakh-Fakh, fut choisie comme structure porteuse du projet.

La fondation : trouver une structure et des financements (2001)

Restait la question cruciale du financement. Aucune administration nationale ne pouvant recevoir directement de subventions étrangères, le projet trouve un porteur naturel dans l'AIAF — l'Association Internationale des Archives Francophones —, présidée précisément par Moncef Fakh-Fakh.

La réunion véritablement fondatrice se tient à Paris les 4 et 5 octobre 2001. C'est là qu'intervient un acteur décisif : Pietro Sicuro, Directeur de l'INTIF (Institut des Nouvelles Technologies Francophones), dont l'engagement personnel et les dotations financières permettent de concrétiser le projet. Les administrations nationales d'archives de France, de Suisse, de Tunisie, du Québec et du Canada s'engagent à leur tour. Le rôle personnel de Martine de Boisdeffre et de Christoph Graf pour obtenir des subventions de leurs gouvernements respectifs est également déterminant.

La structuration du contenu : le séminaire de Tunis (février 2002)

Le séminaire de Tunis, du 25 au 28 février 2002, réunit pour la première fois tous les partenaires et les auteurs pressentis autour d'un projet concret. C'est là que s'imposent les trois grands volets du futur portail : se former, se documentater et l’espace professionnel. Le plan du volet formation est adopté, la coordination éditoriale confiée à Marie-Edith Brejon de Lavergnée. Les méthodes d'enseignement à distance pratiquées à l'Université de Toulouse et à celle de Dakar inspirent les choix pédagogiques et techniques, avec l'appui décisif d'Eric Castex et Eric Ferrante (Université de Toulouse-Le Mirail).

Le lancement et les premières années (2005–2009)

Après un prototype présenté au Congrès international des archives de Vienne en août 2004, le PIAF est officiellement inauguré le 17 novembre 2005 à Tunis, dans le cadre du Sommet mondial de la Société de l'information. Les 14 premiers modules de cours, couvrant l'intégralité de la chaîne archivistique, sont mis en ligne d'un bloc, accompagnés d'un glossaire. Le volet Se documenter suit en 2006, puis en 2009 le portail migre vers le CMS Drupal, plus souple et plus pérenne.

Dès cette période, le copil fait un choix structurant : la gratuité totale et le libre accès, maintenus jusqu'à aujourd'hui grâce à un modèle économique fondé sur les subventions accordées par les grandes institutions d'archives nationales, les cotisations des adhérents à l’AIAF et sur l'engagement bénévole d'une équipe d'une quinzaine de professionnels et d'enseignants-chercheurs.

L'approfondissement : une offre encyclopédique et communautaire (2007–2021)

Au fil des années, le PIAF dépasse le cadre d'une simple plateforme de cours pour devenir un véritable écosystème de la connaissance archivistique francophone.

En 2007, un Espace professionnel (devenu « E-Pro ») est créé pour favoriser les échanges entre pairs. Il connaît son heure de gloire entre 2012 et 2018, lorsqu'il sert de support au Stage Technique International d'Archives (STIA) organisé par le ministère de la Culture français — un partenariat officialisé en janvier 2013.

À partir de 2010, tous les modules sont progressivement relus et actualisés par des spécialistes. Le module 7 sur les archives électroniques, en perpétuelle évolution depuis 2007, illustre parfaitement cet effort : rédigé à l'origine par Johanne Thibodeau, considérablement remanié et enrichi par Françoise Banat-Berger et Claude Huc, il est refondu, réécrit et dédoublé par Natasha Zwarich et Édouard Vasseur afin de distinguer la gestion des documents électroniques courants de la préservation numérique.

En 2016, une équipe de l'EBSI pilotée par Sabine Mas lance un chantier bibliographique d'envergure. La bibliographie francophone d'archivistique, dotée d'une interface à facettes développée à partir de Zotero (l'interface Kerko), est mise en ligne en 2019. Elle réunit aujourd'hui plus de 8 000 notices et constitue un outil unique au monde, adopté depuis par d'autres institutions francophones, lusophones et anglophones.

En 2021, le PIAF se dote d'un Espace du chercheur, destiné à centraliser les ressources pour la recherche en archivistique : financements, programmes, lieux de publication, état de l'art.

Un public bien au-delà de la francophonie

Conçu pour les francophones, le PIAF rayonne aujourd'hui bien au-delà. Entre 55 000 et 170 000 visiteurs différents le fréquentent chaque année, depuis tous les continents. L'Europe représente 48 % du trafic, l'Afrique 38 %. Depuis 2020, les États-Unis figurent parmi les dix premiers pays utilisateurs. Le portail est consulté en Chine — notamment à l'Université de Wuhan —, en Amérique latine hispanophone et lusophone, au Cambodge et au Laos. En janvier 2022, l'Université du Costa Rica signe même une entente avec l'AIAF pour traduire le module 7 en espagnol.

Les défis d'aujourd'hui

Vingt ans après son lancement, le PIAF affronte de nouveaux défis. La concurrence des plateformes de formation en ligne, accélérée par la pandémie, pèse sur la fréquentation. La migration vers une nouvelle version de Drupal, nécessaire mais lourde, a mobilisé les équipes durant près de deux ans. L'entrée de l'intelligence artificielle dans le monde des archives ouvre des questions inédites auxquelles le portail devra répondre.

Mais l'essentiel tient : la qualité exigeante des contenus, la gratuité, l'esprit collaboratif et la diversité des archivistiques francophones — autant de valeurs fondatrices qui ont assuré sa longévité remarquable sur le web et qui continuent de faire du PIAF non pas un modèle à reproduire, mais un exemple inspirant.

Quelques autres réalisations du PIAF

Les Semaines Internationales d'Archives Francophones (SIAF)

Objectifs des SIAF :

• Renforcer les liens entre les archivistes d’une même région
• Promouvoir la formation initiale et continue qui est offerte sur le PIAF
• Enrichir le PIAF des expériences de nos collègues.
• Mesurer les attentes et les besoins des internautes du PIAF
• Promouvoir les archives francophones

• Rencontrer et fédérer la communauté francophone.

  1 - Dakar, Sénégal (19-24 octobre 2009)

La première semaine internationale des archives francophones s’est déroulée à Dakar (Sénégal) du 19 au 24 octobre 2009. Elle a regroupé 130 participants venus de 26 pays d’Afrique ainsi que de l’Europe et de l’Amérique du Nord.

Organisée par le comité directeur du AIAF, l'ICA, les autorités du Sénégal, les Archives nationales du Sénégal et l’EBAD (Ecole de Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes), cette semaine semble avoir atteint les objectifs qui avaient été établis : former des apprenants à l’utilisation du formidable outil que représente le PIAF, le logiciel AToM et la Boîte à outil de l'ICA ; renforcer les liens entre les archivistes (ou futurs archivistes) francophones ; promouvoir les archives francophones.

La couverture médiatique dont l’événement a été l’objet et la présence du Premier ministre du Sénégal en sont les preuves.

« Cette semaine a été une occasion unique de diffuser, encore plus que ce n’est le cas, le Portail International Archivistique Francophone auprès des archivistes et de tous ceux que les Archives intéressent dans la région de l’Afrique de l’Ouest et de tenir un séminaire de formation de formateurs. Elle a pu permettre de réunir tous leurs correspondants et relais dans les pays francophones, ainsi que les étudiants en archivistique de l’EBAD. Nous tenons aussi à souligner que cette rencontre de Dakar a été  une occasion de donner un coup de projecteur sur les Archives dans les sociétés africaines et au Sénégal en particulier. » (Jean Bosco Ntungiramana, Vice-Président de l’Association des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes du Burundi).

2 - Hanoï (21-25 novembre 2011)

La SIAF 2 s’est ouverte par une journée de séminaire dont le thème était : « la formation des archivistes ». Après une introduction magistrale sous la forme d’un spectacle de danses et de chants folkloriques, monté et animé par les employés des centres d’archives vietnamiens, les intervenants se sont succédés, offrant un panorama inédit de la formation au métier d’archiviste au Viêt-Nam, au Laos, au Cambodge, au Sénégal, en France, au Québec et au Canada, en Belgique, en Suisse et en Haïti.

Deux journées de formation ont été consacrées à l'utilisation du PIAF. Le groupe des apprenants comptait une cinquantaine d’archivistes professionnels venus du Viêt-Nam, du Laos et du Cambodge, dont les directeurs des archives nationales du Laos et du Cambodge. Etaient également présents quelques collègues africains. 

Ces deux journées de formation à l’utilisation du PIAF se sont organisées autour de la présentation des quatre volets du Portail (Présentation, Se former, Se documenter, E-Pro), de la rubrique Actualités et des modes de collaboration au portail. Cette formule avait fait ses preuves à Dakar lors de la SIAF 1, nous l’avons donc reconduite. Mais nous avons multiplié les séances d’exercices pratiques et fortement sollicité les apprenants en les faisant travailler et dialoguer en équipe. Ils ont ainsi, en testant le moteur de recherche du Portail, contribué à souligner les lacunes sur certains points dans les cours. Ils ont également participé à une étude de cas en équipe (5 personnes) menées par Ibrahima Lo.

 L’implication totale du personnel des archives nationales de la République du Viêt-Nam, la parfaite organisation des journées et le grand souci accordé aux infrastructures technologiques ont fourni un cadre idéal à la tenue de cette formation.

L’hétérogénéité du groupe des apprenants et leur bonne maitrise du français, qui n'est ni leur langue maternelle ni leur langue d'usage courant, était assez difficile à anticiper avant notre arrivée sur place. Mais l’équipe de formateurs a su faire preuve de grandes capacités d’adaptation. Forts de notre expérience à Dakar, nous n’avons pas hésité à modifier nos programmes pour répondre précisément aux attentes des apprenants. C’est pour nous la preuve que la formule de la SIAF est exportable partout.

Nous avons ainsi passé plus de temps qu’à Dakar sur le volet « E-pro ». Les populations du Sud Est de l’Asie sont très jeunes et donc très attirées par les réseaux sociaux et le travail collaboratif sur internet, deux fonctionnalités que propose le volet « E-pro ».

3 - Haïti (décembre 2013)

La 3ème édition de la Semaine Internationale des Archives Francophones s’est déroulée en décembre 2013 en Haïti. Elle a été mise en place par Monsieur Jean Wilfrid Bertrand, directeur des Archives nationales d'Haïti. Il a été soutenu dans ce projet par les plus hautes instances de son Etat et par l’Association Internationale des Archivistes Francophones (AIAF).

Le thème retenu pour cette SIAF 3 par Monsieur Jean Wilfrid Bertrand était : « le rôle des archives comme piliers dans la constitution d’un Etat dans un pays en voie de développement ». Cet événement coïncidait de plus avec le départ à la retraite du Directeur des Archives nationales d’Haïti après trois décennies de bons et loyaux services.

 Une journée a été consacrée à la présentation du PIAF, de ses ressources pédagogiques et documentaires. La formation des personnels d’archives est en effet un défi en Haïti. Il n’existe pas de filière ni de statut pour les archivistes, pas plus qu’il n’existe de cycle de formation fiable.
Les conférences, menées par Monsieur Ibrahima Lo et Madame Anne Marie Bruleaux, face à un public d’une cinquantaine d’archivistes, visaient à montrer comment le PIAF peut apporter des réponses aux préoccupations haïtiennes. D’un commun accord, intervenants et auditeurs ont choisi de se pencher sur la question des instruments de recherche qui ne sont pas très développés dans les archives de ce pays et dont l’absence s’est fait cruellement ressentir juste après le tremblement de terre de 2010. Cette rencontre a abouti à la mise en place à Port-au-Prince des « vendredis du PIAF », orchestrés par Monsieur Jean Kern Belizaire, adjoint de Monsieur Jean Wilfrid Bertrand.
Les responsables d’archives dans les ministères sont invités à se rencontrer une fois par mois aux Archives nationales pour échanger sur leurs pratiques et étudier les solutions offertes par les modules de formation du PIAF. Lors de la première séance, le vendredi 31 janvier 2014, Jean-Wilfried Bertrand a fait un discours de présentation sur l’intérêt des formations à distance et de celle du PIAF en particulier.

Ce que nous avons retiré des SIAF

• Nous avons beaucoup à apprendre les uns des autres en matière de formation au métier d’archiviste.
• Il est apparu également que la e-formation peut s’imposer dans bien des pays comme une solution aux déficits de moyens financiers et matériels dans le domaine de l’archivistique. L’existence d’un réseau d’associations professionnelles et de publications archivistiques varie beaucoup d’un pays à l’autre ; Le PIAF répond en ce sens à une attente et peut palier à certains déficits tant pour les professionnels que pour les étudiants. 
• Ces semaines de rencontres sont pour nous l’occasion de renforcer nos liens avec les institutions de formation locales que ce soit l’EBAD ou l’université d’Hanoï.
• Ces semaines sont aussi l’occasion de fédérer l’équipe de pilotage du PIAF -dont il faut rappeler que les membres sont bénévoles- et de fédérer la communauté francophone autour du PIAF. 

Les partenariats 

Partenariat autour du Stage Technique International d'Archives (STIA) 

A la suite de l’accord passé entre le Département de la formation(de la Direction générale des Patrimoines du Ministère de la Culture et de la Communication) et l’AIAF (Association Internationale des Archivistes Francophones), le PIAF collabore au STIA depuis 2013. Le STIA est depuis 2020 piloté par l'Institut national du Patrimoine (INP).

Notre apport :

• Les données pédagogiques du Portail sont mises à la disposition des collègues stagiaires pour enrichir leurs connaissances et le contenu de leur formation.
• Les collègues stagiaires  élaborent chaque année un compte-rendu journalier de leurs activités dans le cadre du Stage. Ce Journal de bord est mis en ligne sur le site du PIAF et consultable par tous les internautes.
• Le PIAF est une plateforme de partage d’expériences et de diffusion des projets, réalisations et actualités des collègues stagiaires qui le souhaitent.

Partenariats avec l’ICA et l’École nationale des Chartes 

L'objectif de ce partenariat était le développement d'une carte des ressources archivistiques sur le continent africain. Vous y trouverez les institutions d'archives, les organisme de formation à l'archivistique, les associations professionnelles et les entreprises de prestations externes.

Cette carte est disponible à l'adresse suivante : https://www.ica.org/fr/programme-professionnel/programme-pour-lafrique/the-open-map-for-archives-network-in-africa-coraa/