Introduction

Votre analyse de besoins a permis de cerner des problématiques de conservation de l'information. Les employés veulent savoir quels documents doivent être conservés, pour quelle période de temps, et surtout quels documents peuvent être éliminés. Votre objectif sera donc de fixer des délais de conservation pour les documents de votre institution, de les regrouper dans un guide qui devient « l'échéancier de conservation[1] », et d'en coordonner l'application.

L'échéancier de conservation fixe, pour chaque type de documents ou dossier , son délai de conservation et son sort final (conservation, élimination, tri ou échantillonnage). L'application des règles mènera à la constitution du patrimoine documentaire de votre institution par la conservation définitive des documents qui témoigneront de son histoire, son évolution et son développement.

Les éléments présentés dans cette section s'appliquent tant aux documents sur support papier qu'à ceux produits par des outils informatiques et des logiciels. Toutefois, vu les contraintes liées à l'informatique et compte tenu de leur quasi-omniprésence dans les institutions, l'élaboration de l'échéancier de conservation prendre en compte les particularités reliées à ces supports.

L'échéancier de conservation doit être simple, facile à consulter et surtout, facile à appliquer. Tous les efforts doivent être consentis pour intégrer son application au cours naturel des activités de l'institution. Plus l'échéancier de conservation sera perçu comme utile et pertinent, plus il sera utilisé; c'est la seule façon d'assurer que les avantages soient perceptibles rapidement par les employés (notamment pour la conservation des documents importants et l'élimination des documents inutiles).

  1. Principes à retenir lors de l'élaboration des délais de conservation

  2. Détermination des catégories de dossiers prioritaires

  3. Élaboration des délais de conservation

  4. Approbation de l'échéancier de conservation

  5. Implantation de l'échéancier de conservation

  6. Révision et évolution de l'échéancier de conservation