Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

L'élaboration des délais de conservation est fondée sur l'analyse de la nature et la valeur des dossiers/documents. En effet, nous ne conserverons pas une facture reliée à l'achat d'un ordinateur pour la même période de temps que les lettres patentes de votre institution.

Pour établir la nature et la valeur des dossiers/documents, il faut analyser trois principaux éléments :

• Leur utilité administrative, soit les raisons pour lesquelles ils sont créés et utilisés. Par exemple, les versions officielles des documents n'ont pas la même valeur que des copies de dossiers (ou de documents).

• Les lois et règlements qui régissent leur utilisation et leur conservation (si applicable).

• La valeur patrimoniale des documents pour votre institution, dans la mesure où ils constituent un témoignage pertinent de son histoire, de son évolution et du développement de ses activités.

Ces trois éléments devront être étudiés pour chaque type de dossier ou document. Cette analyse doit être réalisée en collaboration avec les employés concernés, le département ou le conseiller juridique, de même qu'avec la direction de chaque unité et celle de l'institution qui devront approuver les règles de conservation qui leur sont proposées.

Selon le pays, la nature de l'institution et les lois nationales ou territoriales applicables, il est possible que votre échéancier de conservation doive être approuvé par une institution gouvernementale responsable des archives. Pour les entreprises privées, d'autres modalités légales peuvent régir l'application des échéanciers de conservation et l'élimination des documents.

Nous vous invitons à consulter le module législation et réglementation archivistiques qui vous renseignera sur les lois et règlements applicables aux activités de gestion des documents.

Finalement, il est important de mentionner que, dans plusieurs pays, un document présente la même valeur, qu'il soit sur support papier, sous forme numérique ou tout autre support. Cette particularité devra être prise en considération lors de l'élaboration des délais de conservation.

Les prochaines sections traiteront des éléments à analyser et à identifier pour établir une règle de conservation. Nous utiliserons deux types de documents utilisés dans plusieurs types d'institutions pour illustrer nos propos et pour lesquels nous vous offrons un récapitulatif et exemple schématique d'échéancier de conservation à la fin de cette rubrique :

• Le dossier d'employé, qui contient tous les documents relatifs à l'embauche, au cheminement, à la formation et à l'évaluation, de même qu'aux conditions de travail et changements de fonctions ou mouvements d'un employé à l'intérieur de l'institution.

• Le dossier des factures payées à un fournisseur pour des biens ou services acquis, qui contient la facture, les bons de réception de la marchandise, de même que les documents reliés au paiement de la facture.

• Analyse et évaluation de l'utilité administrative des dossiers/documents

• Identification du détenteur de la version officielle du dossier

• Identification des lois et règlements applicables

• Analyse et évaluation de la valeur patrimoniale des dossiers/documents

• Élimination des documents.