Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Il est important de conserver les éléments et données recueillies pour réaliser l'analyse de chacun des types de dossiers/documents. Cette documentation constitue une base de connaissances permettant de comprendre les justifications sous-jacentes à chacun des délais. Elle assure aussi le partage et le transfert^[1] de connaissances entre archivistes, mais aussi avec tous les employés. Elle leur explique mieux pourquoi tel ou tel délai est si long (ou si court), quelles sont les lois applicables, pourquoi un dossier possède une valeur patrimoniale, etc.

Les éléments à conserver incluent toutes les recherches effectuées dans d'autres échéanciers de conservation, l'analyse de la valeur et l'utilité administratives, les lois et règlements applicables, l'analyse de la valeur patrimoniale et toute autre information qui permettra de comprendre et de justifier un délai de conservation. Ces informations constitueront également des données pertinentes lors de la révision des délais de conservation.