4.0.3 Analyser objectivement la valeur des documents
Vous aurez un rôle essentiel à jouer dans l'établissement de la valeur objective des documents. Selon le degré d'autonomie et d'autorité dont vous disposez, il est important de démontrer votre expertise pour ce rôle fondamental.
La détermination des délais de conservation a pour objectif ultime la destruction des documents qui ne doivent plus être conservés et la conservation de ceux qui permettent la constitution d'un patrimoine documentaire significatif et pertinent pour l'institution et plus largement pour la société en général. Ce patrimoine documentaire peut constituer jusqu'à 5 % de tous les documents créés ou reçus par une institution. Ceci implique que la très grande majorité des documents détenus par une institution seront éventuellement éliminés.
Il faut prendre en considération le fait que les employés sont généralement très attachés à leurs documents, qui constituent des preuves tangibles de leurs activités. Dans la majorité des cas, les employés sont beaucoup plus enclins à conserver leurs documents qu'à les éliminer. Et toutes les raisons peuvent être invoquées.
Il sera essentiel de faire comprendre aux utilisateurs l'importance d'une analyse rationnelle et objective de la valeur des documents pour que l'échéancier de conservation demeure un outil efficace. Différents arguments peuvent être utilisés :
Insister sur les coûts élevés de conservation, surtout ceux reliés à la conservation des documents qui devraient être éliminés (particulièrement dans un contexte virtuel où les employés ont très rarement conscience du volume d'espace considérable occupé par leurs fichiers). La collaboration de l'unité responsable de l'informatique sera très utile pour établir l'espace occupé par les fichiers d'un employé ou d'une unité.
Faire valoir les risques associés à la conservation de documents qui ne sont plus valides et dont l'utilisation pourrait avoir des conséquences graves (par exemple, l'utilisation d'un plan d'aqueduc périmé pour localiser un tuyau en situation d'urgence).
Insister sur le fait que plus la masse documentaire conservée est imposante, plus les documents sont difficiles à retrouver. Il est essentiel de ne conserver que les documents pertinents.