Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

L'analyse de l'utilité administrative permet également de distinguer les versions officielles des dossiers de leurs multiples copies. Le détenteur de la version officielle est simplement l'employé ou l'unité qui détient la version la plus complète du dossier (qui contient également souvent les originaux des documents). Dans plusieurs cas, ce sera également celui qui a produit le dossier et les documents qu'il contient. Il sera facile de déterminer ce détenteur par l'examen des dossiers, mais également selon les responsabilités de chacune des unités et en consultant les employés impliqués.

Reprenons nos exemples pour illustrer cet élément de façon concrète :

Dossier d'employé : Le détenteur de la version officielle détient la version la plus complète du dossier d'employé qui est souvent le responsable de la gestion des employés ou des ressources humaines. Les autres versions du dossier (notamment celles que l'on retrouve à la direction de l'unité où œuvre un employé) sont considérées comme des copies du dossier officiel.

Dossier des factures payées à un fournisseur : Le détenteur de l'exemplaire officiel du dossier des factures payées à un fournisseur détient ce dossier dans sa version la plus complète; il est généralement le responsable de la gestion des finances. Toutes les autres unités détiendront des copies du dossier, par exemple parce qu'elle utilise l'équipement acquis.

Une fois le détenteur de l'exemplaire officiel du dossier identifié, il convient d'analyser et d'établir la valeur d'utilité administrative des dossiers, pour la version officielle du dossier, mais également pour les copies.

Voici deux exemples d'analyse de l'utilité administrative :

• Dossier d'employé : Ce dossier devra être conservé dans les deux cas aussi longtemps que l'employé travaillera pour l'unité (pour la copie du dossier) ou de l'institution (pour la version officielle du dossier) en ajoutant une certaine période pour le suivi et la référence (par exemple deux ans). Le délai de conservation relatif à l'utilité administrative pourrait donc être : « Durée de l'emploi + 2 ans ». Ce délai pourra être appliqué pour l'exemplaire officiel du dossier, mais également pour les copies.

• Dossier des factures payées à un fournisseur : Ce dossier devra être conservé (version officielle et copies) jusqu'à ce que la facture soit payée, en ajoutant une certaine période pour le suivi et la référence. Dans la mesure où les factures payées au cours de l'année d'émission sont ensuite peu consultées, le délai de conservation relatif à l'utilité administrative pourrait être de « 2 ans », tant pour l'exemplaire principal que les copies.

L'identification des lois et règlements applicables de même que l'analyse de la valeur patrimoniale potentielle des exemplaires officiels des dossiers permettront de compléter les délais de conservation.

Les copies de dossiers pourront être éliminées une fois la période d'utilité administrative complétée.