Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

L'utilité administrative représente simplement la durée pendant laquelle les dossiers/documents doivent être conservés en fonction de la raison première pour laquelle ils ont été créés.

Peu importe le type de documents, les motivations relatives à l'utilité administrative concernent le suivi de l'activité, de sa réalisation et de sa gestion.

Reprenons nos exemples pour illustrer notre propos :

• Un dossier d'employé devra être conservé au moins aussi longtemps que l'employé est au service de l'institution, pour permettre le suivi de son cheminement, l'attribution des vacances et congés, la gestion des absences, etc.

• Le dossier des factures envoyées par un fournisseur devra être conservé jusqu'à ce que la facture soit payée. Il pourrait également être conservé aussi longtemps que le bien acquis qui la concerne sera utilisé par votre institution.

Cette utilité administrative doit être établie en collaboration avec le personnel responsable des dossiers concernés. Elle doit également tenir compte de la fréquence de consultation des dossiers/documents. Les dossiers consultés très fréquemment devraient ainsi être conservés dans les bureaux, près des employés qui les utilisent.