4.0.2 Prévoir l'évolution
Les activités d'une institution évoluent dans le temps. De nouvelles activités peuvent être ajoutées, d'autres peuvent être ajustées ou éliminées. Les lois et règlements sont modifiés périodiquement et peuvent avoir une incidence sur les délais de conservation des documents. Afin d'assurer la validité de l'échéancier de conservation dans le temps, il est important de prévoir ses mécanismes de révision. Ils permettront de valider, selon une périodicité prédéterminée (par exemple tous les 2 ou 3 ans), les délais de conservation qui s'appliquent à une unité. Il sera notamment pertinent de prévoir des méthodes pour suivre les modifications apportées aux lois et règlements. Le service juridique peut être d'un grand secours en la matière.