Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

La valeur patrimoniale des documents consiste en leur capacité à témoigner de l'histoire, de l'évolution et des activités de l'institution. De façon générale, de 1 à 5 % des documents doivent être conservés en permanence à cette fin.

Cette valeur doit être déterminée de la façon la plus objective possible, pour conserver les documents qui constituent véritablement des témoignages pertinents.

Selon le pays, la région ou le type d'activité concerné, différents organismes peuvent vous conseiller et, le cas échéant, valider (ou approuver) les documents qui doivent être conservés en permanence.

Nous vous conseillons également de consulter le module législation et règlementation archivistiques qui vous renseignera sur les différentes lois applicables aux activités de gestion des documents.

Comment déterminer la valeur patrimoniale d'un type de document? Les avis des producteurs des documents, la connaissance approfondie de l'organisme, des avis d'historiens de même qu'une vision à plus long terme seront nécessaires pour déterminer quels documents doivent être conservés en permanence. À titre d'exemple, les documents à conserver sont ceux qui témoignent de la naissance de votre institution, les dossiers de réunion de la direction, les documents de planification stratégique et les rapports d'activités, les documents qui présentent un résumé des activités financières, un échantillonnage des dossiers d'employés à des fins de statistiques et de recherche, les documents publiés par l'institution, les documents témoignant d'événements majeurs auxquels elle a participé, etc., en plus de documents qui permettent de témoigner de façon synthétique des activités directement reliées à sa mission.

Si nous reprenons les deux exemples utilisés jusqu'à maintenant, ces types de documents ne constituent pas des documents à valeur patrimoniale et pourront être éliminés une fois leur période de conservation administrative et légale complétée. En effet :

• Le dossier d'employé contient des informations répétitives pour chacun des employés. Il ne permet pas de témoigner de façon pertinente de l'histoire et de l'évolution de l'institution. Par contre, il sera peut-être pertinent de conserver un échantillonnage de ces dossiers à des fins de statistique ou de recherche. La disposition pour ce dossier pourrait donc être : « Conservation des dossiers des employés dont les années de départ se terminent par 1 ou 5 ». Ceci vous permettra de constituer un échantillon représentatif des dossiers des employés. Ce n'est qu'un exemple, d'autres modes de tris ou d'échantillonnage peuvent également être utilisés.

• Le dossier des factures payées à un fournisseur étant rapporté de façon résumée dans les registres comptables, ce dernier ne constitue pas un témoignage pertinent de l'histoire et de l'évolution de votre institution. Il ne devrait donc pas être conservé de façon permanente. La disposition finale pour ce dossier sera donc l'élimination.