Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

L'implantation de votre échéancier de conservation signifie en pratique l'application des délais de conservation qui y sont stipulés. Cette tâche peut être réalisée de différentes façons. Voici, à titre d'exemples, quelques suggestions susceptibles d'en faciliter l'exécution.

• Débuter par les séries volumineuses à éliminer : il sera pertinent de débuter par les séries de documents volumineuses et dont les délais de conservation sont déjà échus. L'élimination de ces documents permettra de libérer de l'espace (physique ou virtuel) rapidement et contribuera à démontrer concrètement et rapidement les avantages de cette activité.

• Centraliser les documents peu consultés : plusieurs documents doivent être conservés, notamment pour leur valeur légale, mais sont rarement consultés. Il sera pertinent de regrouper ces documents dans un entrepôt centralisé (qu'il soit physique ou virtuel). Les dépôts virtuels seront implantés avec le support de l'unité informatique.

Dans le cas d'un dépôt de documents sur support papier (ou autres supports analogiques), l'accès doit être sécurisé et les documents entreposés décrits de façon à les retrouver rapidement. La gestion des délais applicables à ces documents doit être mise en œuvre le plus efficacement possible. Notamment, on recommande fortement (idéalement, on obligera) à l'unité ou à la personne qui transfère des dossiers d'employés dans l'entrepôt centralisé de fournir une liste des dossiers de chaque la boîte en incluant les éléments de description qui permettront de les retrouver.

Si l'aménagement d'un entrepôt centralisé dans un petit organisme, pour un nombre limité de boîtes (moins de 1 000 boîtes), peut être relativement simple, il en va tout autrement lorsque l'entrepôt centralisé doit recevoir plusieurs milliers de boîtes. Il est alors important de profiter des compétences d'employés spécialisés dans l'aménagement de ce type d'espace. On consultera à ce sujet le module Bâtiments et locaux d'archives et particulièrement la section relative à l'aménagement de locaux au sein d'un organisme.

• Limiter les étapes d'approbation : cet élément est mentionné à titre indicatif seulement et dépend du degré d'autonomie dont vous disposez dans votre organisme pour l'application des délais de conservation. Il est possible de réduire les demandes d'approbation lors de l'élimination des dossiers pour certains types de dossiers particuliers. C'est souvent à cette étape que le processus est ralenti, voire interrompu, ce qui peut nuire à la gestion efficace des espaces de conservation. Dans la mesure où votre institution adhère au principe, il est possible de restreindre les approbations nécessaires à celles liées au délai comme tel et non à l'approbation de chacune des éliminations. Cette procédure permet ainsi une gestion optimale des dépôts physiques ou virtuels.

• Faire preuve de souplesse dans l'application : les délais de conservation sont fixés pour encadrer la conservation de la grande majorité des documents. Il est possible que certains dossiers particuliers doivent être conservés plus longtemps que le délai établi. Les raisons peuvent être légales (poursuite, accident, grief, etc.), financières (garantie prolongée, travaux de réparation), patrimoniales, ou autres. Il est important d'être conscients de ces besoins et d'évaluer avec les employés touchés la pertinence de cette conservation. Citons un exemple : les dossiers de plaintes reçues par l'institution ne sont généralement pas des dossiers conservés en permanence puisqu'ils ne permettent pas de témoigner de façon pertinente de son histoire. Par contre, un dossier de plainte récurrent ou dont la nature est particulière ou exceptionnelle pourrait être conservé au-delà du délai initialement établi. Le fait d'être à l'écoute de tels besoins particuliers contribue à établir et à renforcer les liens de confiance avec les employés et la direction de votre organisme.