Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Nous vous invitons à consulter le module législation et règlementation archivistiques qui vous permettra de trouver les lois et règlements applicables aux activités de gestion des documents.

Les valeurs légales et patrimoniales doivent être analysées pour l'exemplaire officiel d'un dossier. Les copies de dossiers sont généralement éliminées, une fois la période d'utilité administrative terminée.

La collaboration du département juridique sera très pertinente pour cette analyse. Retenez que certaines lois sont applicables à tous les types de documents, alors que d'autres le sont en fonction de la nature des activités ou des catégories d'employés.

Illustrons ceci par des exemples :

• Dans plusieurs pays ou régions, des institutions sont responsables de la bonne gestion des archives et édictent des lois à respecter à ce sujet.

• Des ordres professionnels régissent l'exercice de certaines professions et déterminent les durées légales de conservation de certains types de documents.

• Les lois relatives aux paiements des impôts et taxes déterminent des durées légales pendant lesquelles ces documents doivent être conservés.

L'important est de bien connaître les lois applicables à chaque type de documents reçu, produit et conservé par votre institution pour lui permettre de protéger et défendre ses droits et de réaliser les opérations de vérification et de reddition des comptes.

Les dossiers conservés pour leur valeur légale sont généralement peu consultés. Il sera donc souvent pertinent d'évaluer la possibilité de les centraliser dans un lieu d'entreposage distinct, en particulier si le volume des documents est important et que les employés manquent d'espaces dans les bureaux ou les classeurs. En plus de libérer de l'espace (physique ou virtuel), ceci permettra de conserver près des employés (ou sur les serveurs les plus performants) uniquement les documents qui sont consultés fréquemment.

Reprenons nos deux exemples, en ne considérant que l'exemplaire officiel du dossier (puisque les copies des dossiers ont été éliminées une fois leur utilité administrative terminée). Les valeurs légales proposées ici le sont à titre indicatif seulement parce qu'elles peuvent varier selon le pays, la région ou même selon le type d'activité :

• L'exemplaire officiel du dossier de l'employé devra être conservé jusqu'à ce que toutes les obligations de votre institution à l'égard de cet employé aient été remplies. Selon le pays, la région ou le type d'activités, cette période de temps peut être relativement longue. Nous simulerons que le dossier doit être conservé jusqu'à 50 ans après le départ de l'employé pour couvrir toutes les obligations. Le délai de conservation relatif à la valeur légale du dossier pourrait donc être : « 50 ans ». Cette durée s'ajoute à la période d'utilité administrative du dossier qui était « jusqu'au départ de l'employé + 2 ans ». Pour faciliter son application, il sera pertinent d'indiquer la date de départ de l'employé sur le dossier et d'encourager l'unité ou l'employé qui en est responsable à regrouper les dossiers des employés en fonction de leur date ou leur année de départ.

• L'exemplaire officiel du dossier des factures payées à un fournisseur devra être conservé jusqu'à ce que toutes les obligations à l'égard de ce fournisseur aient été remplies. Cette période de temps peut être plus ou moins longue, selon le pays, la région ou le type d'activités. Nous simulerons donc que le dossier doit être conservé cinq ans pour que toutes les obligations légales soient complétées, une fois que sa durée d'utilité administrative de 2 ans arrive à terme. Le délai de conservation relatif à la valeur légale du dossier pourrait donc être : « 5 ans ». Il sera pertinent d'indiquer l'année concernée sur le dossier et d'encourager l'unité ou l'employé qui en est responsable à réunir les dossiers en fonction de cette donnée.